Zo organiseer je een picknick zonder last-minute gedoe

Begin met de locatie en het aantal gasten; die bepalen hoeveel dekens, stoelen, eten en drinken je nodig hebt. Stuur daarna de uitnodigingen en verzamel dieetwensen, zodat je boodschappenlijst klopt voordat je inkopen doet. Werk op de dag zelf van gekoeld en voorbereid eten naar transport, inrichting en ontvangst. Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en leg dan ook het slechtweerplan vast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Weersverwachting controleren
6
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Koelboxen koelen
10
Groenten en fruit wassen
2 personen
11
Salades voorbereiden
2 personen
12
Broodjes voorbereiden
2 personen
13
Hapjes portioneren
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Koffie en thee klaarzetten
16
Picknickmateriaal laden
3 personen
17
Naar de locatie rijden
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Picknickdekens uitspreiden
2 personen
20
Buffet en drankentafel inrichten
2 personen
21
Afvalpunten plaatsen

Event

22
Gasten ontvangen
2 personen
23
Buffet openen
2 personen
24
Hapjes serveren
2 personen
25
Dranken bijvullen
2 personen
26
Buffet aanvullen
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
29
Spellen begeleiden
2 personen
30
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
31
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Afval verzamelen
3 personen
33
Servies en tafels schoonmaken
3 personen
34
Meubilair en materiaal afbreken
3 personen
35
Locatie schoon achterlaten
3 personen
36
Materiaal terugbrengen
2 personen
37
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
38
Afval afvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickdekensaantal 10
Tafelkledenaantal 6
Transportkrattenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opslagbakken met dekselaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 3
Verlengsnoerenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 3
Badmintonsetsaantal 2
Ballenaantal 3
Spelletjesaantal 5

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 10
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknicklocatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer meteen of tafels, stoelen en muziek zijn toegestaan. Zo voorkom je dat je voor 20 gasten materiaal klaarzet op een plek waar je niet mag blijven.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en verwerk ze direct in de boodschappenlijst. Houd vegetarische, veganistische en allergievriendelijke porties herkenbaar apart in opslagbakken met deksel.
Koelboxen en dranken hebben tijd nodig: zet ze de avond ervoor koud en vul ze pas vlak voor vertrek aan. Gebruik transportkratten om serveerschalen, herbruikbaar servies, snijplanken en schoonmaakmateriaal gescheiden te vervoeren.
Plan de opbouw minimaal 60 minuten voor aankomst van de gasten. Zet eerst tafels, stoelen en picknickdekens neer, richt daarna het buffet en de drankentafel in en plaats afvalpunten op logische plekken.
Maak per activiteit één duidelijke plek vrij en neem niet alles tegelijk uit de kratten. Leg bijvoorbeeld frisbees, badmintonsets, ballen en spelletjes apart; zo blijven eten, drinken en spelmateriaal overzichtelijk en veilig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een picknick organiseren?: Reserveer de locatie 3 tot 4 weken vooraf en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken van tevoren. Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 5 dagen voor de picknick op, zodat je gericht boodschappen kunt doen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een picknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna naar behoefte bij. Voor hapjes en broodjes werkt ongeveer 6 tot 8 kleine porties per persoon als uitgangspunt, naast salades en fruit.
Wanneer moet je eten klaarmaken voor een picknick?: Was groenten en fruit en bereid salades, broodjes en hapjes bij voorkeur de dag ervoor. Portioneren kan de avond ervoor; houd bederfelijke producten tot vertrek gekoeld en zet het buffet pas bij aankomst klaar.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een picknick?: Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en bevestig dan een alternatief. Informeer gasten uiterlijk de avond ervoor over de beslissing, zodat niemand voor niets naar de locatie reist.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.