Een paracyclingwedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin met het wedstrijdformat en de locatie, en werk daarna pas het parcours en de benodigde vergunningen uit. Bij een paracyclingwedstrijd moeten verkeersmaatregelen, toegankelijkheid, veiligheid en tijdwaarneming op elkaar aansluiten. Leg vroeg vast wie de posten bemant, hoe uitslagen worden verwerkt en welke informatie deelnemers ontvangen. Reserveer materiaal zoals dranghekken, portofoons, sanitaire voorzieningen en tijdwaarneming voordat je de deelnemers definitief uitnodigt. Zo voorkom je dat een goed parcours op de wedstrijddag vastloopt door ontbrekende mensen of techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
2
Wedstrijdlocatie bevestigen
2 personen
3
Parcours uitwerken
3 personen
4
Parcoursvergunning aanvragen
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Verzekering controleren
7
Deelnemers uitnodigen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijst controleren
2 personen
12
Startindeling maken
2 personen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Uitslagenprocedure vastleggen
2 personen
15
Reservering dranghekken maken
16
Reservering tijdwaarneming maken
17
Reservering sanitaire voorzieningen
18
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
19
Verkeersposten indelen
2 personen
20
Vrijwilligersbriefing schrijven
21
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Startnummers drukken
2 personen
24
Polsbandjes klaarleggen
25
Prijzen en medailles controleren
2 personen
26
Catering bestellen
2 personen
27
Weersverwachting controleren
28
Materialen verzamelen
3 personen
29
Fietsenstalling markeren
2 personen
30
Parcours controleren
3 personen
31
Start- en finishzone markeren
3 personen
32
Boodschappen doen
2 personen
33
Dranken koelen
2 personen
34
Startpakketten samenstellen
3 personen
35
Briefingruimte inrichten
2 personen
36
Opbouwploeg instrueren

Event

37
Terrein inspecteren
3 personen
38
Verkeersposten bemannen
12 personen
39
Dranghekken plaatsen
5 personen
40
Partytenten opbouwen
4 personen
41
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
42
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
43
Wedstrijdklok installeren
2 personen
44
Geluidsinstallatie testen
2 personen
45
Inschrijving openen
4 personen
46
Startpakketten uitdelen
3 personen
47
Fietsen en hulpmiddelen stallen
3 personen
48
Technische controle uitvoeren
3 personen
49
Deelnemersbriefing geven
3 personen
50
Warm-upzone begeleiden
2 personen
51
Wedstrijd starten
5 personen
52
Ronde- en finishregistratie uitvoeren
4 personen
53
Parcoursveiligheid bewaken
12 personen
54
Waterpunten bevoorraden
3 personen
55
Dranken serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Uitslagen verwerken
3 personen
59
Finishers opvangen
4 personen
60
Prijzenceremonie uitvoeren
4 personen
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
62
Publieksbegeleiding uitvoeren
4 personen
63
Laatste meldingen registreren
2 personen

Nazorg

64
Wedstrijdmateriaal uitschakelen
2 personen
65
Parcours vrijmaken
6 personen
66
Dranghekken afbreken
5 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Servies afwassen
2 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Materialen sorteren
3 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Uitslagen publiceren
2 personen
75
Deelnemersfoto's versturen
76
Gevonden voorwerpen registreren
77
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedsetsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Fietsenrekkenaantal 30
Kledingrekkenaantal 2
Registratiebaliesaantal 3
Tassenrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Rondebord
Routepijlenaantal 40
Koerslintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 60
Fietsreparatiestandaardaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Basis fietsgereedschapaantal 3
Bidonkrattenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
Fluitjesaantal 15
Stopbordenaantal 12
Nooddekensaantal 20
Reservefietshandschoenenaantal 6
Fietsstandaardsaantal 12
Medaillelintenaantal 120
Wedstrijdmedaillesaantal 30
Trofeeënaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 20
Tijdwaarnemingschipsaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Startlijnmarkering
Finishlijnmarkering

Apparatuur

Wedstrijdklok
Tijdwaarnemingssysteem
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Mobiele portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
AED
Zaklampenaantal 6
Verkeersbarrièresaantal 20
Laminator
Labelprinter
Reservebatterijenaantal 40
Walkietalkie laadstationaantal 2
USB-geheugensticksaantal 4

Verlichting

Ledwerklampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffielepeltjesaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2
Thermosbekersaantal 20
Voedselbakkenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelmattenaantal 8

Decoratie

Podiumachtergrond
Vlaggenlijnenaantal 8
Landenvlaggenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Prijzentafelkleed
Podiumblokkenaantal 3
Start- en finishbordenaantal 2
Sponsorbordenaantal 12
Podiumdoekenaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blikbezemsaantal 2
Vuilniswagensaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Recyclingbakkenaantal 6

Tips

Werk het parcours uit voordat je verkeersposten indeelt. Markeer kruisingen, smalle passages en zones rond start en finish; bepaal daarna hoeveel verkeerskegels, routepijlen, koerslint en dranghekken nodig zijn.
Vraag de parcoursvergunning en verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddag aan. Zonder goedgekeurde afsluitingen kun je het format, de starttijden en de inzet van verkeersposten niet betrouwbaar vastleggen.
Plan tijdwaarneming als een aparte productieketen: reserveer het systeem, test laptop en wedstrijdklok, controleer printers en leg een handmatige back-up vast. Wijs één persoon aan die uitslagen verzamelt en publiceert.
Verstuur deelnemersinformatie zodra startindeling en startnummers zijn gecontroleerd. Vermeld daarin onder meer aanmeldtijd, startvak, parcours, voorzieningen, reparatiemogelijkheden en waar bidonkratten staan; vraag dieetwensen direct uit.
Maak een vrijwilligersbriefing van maximaal één pagina en plan die vóór de wedstrijddag. Geef per post een locatie, taak, portofoonkanaal en escalatienummer; controleer daarnaast de EHBO-bezetting en de bereikbaarheid van sanitaire voorzieningen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paracyclingwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf met format, locatie, parcours en vergunningen. Reserveer tijdwaarneming, dranghekken, sanitaire voorzieningen en EHBO zodra het parcours voorlopig vaststaat, omdat deze onderdelen snel niet meer beschikbaar zijn.
Welke vergunningen heb je nodig voor een paracyclingwedstrijd?: Voor een wedstrijd op de openbare weg heb je in elk geval een parcoursvergunning en goedgekeurde verkeersmaatregelen nodig. Controleer dit direct bij de bevoegde gemeente of wegbeheerder; behandel de aanvraag niet als een laatste-week-taak.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een paracyclingwedstrijd?: Het aantal hangt af van het parcours, maar tel minimaal één verkeerspost per risicopunt en een aparte ploeg voor inschrijving, start, finish, tijdwaarneming en deelnemersbegeleiding. Maak de indeling pas definitief nadat alle kruisingen en doorgangen op de route zijn gemarkeerd.
Wat stuur je deelnemers wanneer de paracyclingwedstrijd bijna begint?: Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Neem starttijd, startnummer, startindeling, route, aanmeldprocedure, bereikbaarheid, sanitaire voorzieningen, reparatiepunt en de manier waarop uitslagen worden gepubliceerd op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.