Organiser une course de paracyclisme, étape par étape

Commencez par fixer le format de la compétition, puis validez le lieu et le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations de circulation, l’assurance et les secours doivent être réglés suffisamment tôt : sans ces éléments, le départ peut être compromis. Prévoyez aussi l’accueil des participants, le chronométrage et une information claire sur l’accessibilité. La dernière semaine sert surtout à vérifier les listes, les postes et le matériel, pas à résoudre des décisions de fond.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
3 personnes
2
Confirmer le lieu de la compétition
2 personnes
3
Concevoir le parcours
3 personnes
4
Demander l'autorisation du parcours
5
Demander des mesures de circulation
6
Vérifier l’assurance
7
Inviter les participants
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
12
Établir le tableau de départ
2 personnes
13
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
14
Fixer la procédure de résultats
2 personnes
15
Réserver des barrières de sécurité
16
Effectuer une réservation pour le chronométrage
17
Réservation des sanitaires
18
Assurer la présence des secours
2 personnes
19
Répartir les postes de circulation
2 personnes
20
Rédiger le briefing des bénévoles
21
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
23
Imprimer les dossards
2 personnes
24
Préparer les bracelets
25
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
26
Commander le catering
2 personnes
27
Vérifier les prévisions météo
28
Rassembler le matériel
3 personnes
29
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
30
Vérifier le parcours
3 personnes
31
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
32
Faire les courses
2 personnes
33
Refroidir les boissons
2 personnes
34
Composer les kits de démarrage
3 personnes
35
Aménager la salle de briefing
2 personnes
36
Briefer l'équipe de montage

Événement

37
Inspecter le site
3 personnes
38
Tenir les postes de circulation
12 personnes
39
Installer des barrières de sécurité
5 personnes
40
Monter les tentes de réception
4 personnes
41
Installer les tables et les chaises
4 personnes
42
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
43
Installer le chronomètre de la compétition
2 personnes
44
Tester le système de sonorisation
2 personnes
45
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
46
Distribuer les kits de départ
3 personnes
47
Entreposer les vélos et les aides techniques
3 personnes
48
Effectuer le contrôle technique
3 personnes
49
Faire le briefing des participants
3 personnes
50
Encadrer la zone d’échauffement
2 personnes
51
Lancer la compétition
5 personnes
52
Effectuer l’enregistrement des passages au tour et à l’arrivée
4 personnes
53
Veiller à la sécurité du parcours
12 personnes
54
Approvisionner les points d’eau
3 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Traiter les résultats
3 personnes
59
Accueillir les finisseurs
4 personnes
60
Organiser la cérémonie de remise des prix
4 personnes
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
62
Assurer l’accompagnement du public
4 personnes
63
Enregistrer les dernières notifications
2 personnes

Suivi

64
Éteindre le matériel de compétition
2 personnes
65
Dégager le parcours
6 personnes
66
Démonter les barrières de sécurité
5 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Trier les matériaux
3 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Publier les résultats
2 personnes
75
Envoyer les photos des participants
76
Enregistrer les objets trouvés
77
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Sets de nappesqté 4
Poubellesqté 8
Râteliers à vélosqté 30
Portants à vêtementsqté 2
Bureaux d’inscriptionqté 3
Portants à sacsqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Tableau rond
Flèches de directionqté 40
Ruban d’arrivéeqté 12
Cônes de signalisationqté 60
Support de réparation de véloqté 2
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Outillage vélo de baseqté 3
Caisses de bidonsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Siffletsqté 15
Panneaux STOPqté 12
Couvertures de survieqté 20
Gants de vélo de rechangeqté 6
Supports à vélosqté 12
Rubans de médailleqté 120
Médailles de compétitionqté 30
Trophéesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 20
Puces de chronométrageqté 120
Braceletsqté 150
Marquage de la ligne de départ
Marquage de la ligne d’arrivée

Équipement

Chronomètre de compétition
Système de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
DAE
Lampes de pocheqté 6
Barrières de circulationqté 20
Plastifieuse
Imprimante d'étiquettes
Piles de rechangeqté 40
Station de recharge pour talkies-walkiesqté 2
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Petites cuillères à caféqté 60

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateauxqté 6
Tire-bouchonsqté 2
Mugs isothermesqté 20
Bacs alimentairesqté 12
Pincesqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux des paysqté 12
Panneaux de directionqté 20
Nappe pour table des prix
Blocs de podiumqté 3
Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
Panneaux de sponsorqté 12
Tentures de scèneqté 3

Catering

Courses

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Balais à boîtesqté 2
Camions-poubellesqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Bacs de recyclageqté 6

Conseils

Bloquez le parcours et les mesures de circulation avant de communiquer la date aux participants. Prévoyez un itinéraire lisible, des flèches de direction et des cônes aux points où une erreur est possible.
Traitez les besoins spécifiques dès l’inscription. Demandez les informations alimentaires et les éventuels besoins d’assistance, puis envoyez les consignes pratiques au moins 7 jours avant la course.
Répartissez les bénévoles par poste, avec un responsable pour chaque zone de circulation. Organisez un briefing de 20 à 30 minutes avant l’ouverture afin de rappeler les horaires, les contacts et la procédure en cas d’incident.
Testez le chronométrage avant le premier départ. Vérifiez le système, le chronomètre, l’ordinateur et l’impression des résultats avec une simulation complète, idéalement la veille.
Préparez une zone d’arrivée fonctionnelle, pas seulement visible. Installez l’arche, les numéros, les bracelets, le ruban d’arrivée, les supports pour vélos et un point de réparation avec pompes, chambres à air et outillage de base.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de paracyclisme ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour coordonner le parcours, les autorisations, l’assurance, les secours et le chronométrage. Commencez plus tôt si plusieurs routes ou services de circulation sont concernés.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Déposez la demande dès que le tracé est défini, idéalement 8 semaines avant la course. Les mesures de circulation et les réservations de barrières dépendent souvent de cette validation.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les horaires, le lieu, le parcours, les consignes d’arrivée et les contacts au moins 7 jours avant l’événement. Transmettez ensuite le tableau de départ dès que les inscriptions sont vérifiées.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de paracyclisme ?: Le nombre dépend du parcours et des intersections, mais affectez au minimum une personne par poste de circulation et un responsable de zone. Faites la répartition définitive 3 à 5 jours avant la course, après vérification du tracé.

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