Zo organiseer je een paardencross

Begin met de datum, het parcours en de toestemming voor het terrein. Daarna leg je de medische en organisatorische basis vast: verzekering, dierenarts, reglement, jury en verkeersplan. Open vervolgens de inschrijving en werk deelnemers, startgroepen, vrijwilligers en route-informatie stap voor stap uit. In de laatste week draait alles om controle: startnummers, bewegwijzering, weersverwachting, hindernissen en voorzieningen voor paarden. Zo voorkom je dat veiligheidszaken of praktische details pas op de wedstrijddag zichtbaar worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
3
Verzekering controleren
4
Dierenarts vastleggen
5
Parcoursinspectie uitvoeren
3 personen
6
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startgroepen indelen
2 personen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Startlijst publiceren
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Juryleden bevestigen
17
Omroeper bevestigen
18
Dierenartsbriefing plannen
2 personen
19
Verkeersplan uitwerken
2 personen
20
Parkeerindeling maken
2 personen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
Startnummers printen
2 personen
23
Deelnemersinformatie mailen
24
Weersverwachting controleren
25
Parcours opnieuw controleren
3 personen
26
Obstakels veilig plaatsen
4 personen
27
Afzettingen controleren
3 personen
28
Stallen en paddocks voorbereiden
3 personen
29
Waterpunten klaarzetten
2 personen
30
Parkeerterrein uitzetten
4 personen
31
Tent en ontvangstbalie opbouwen
4 personen
32
Catering voorbereiden
3 personen
33
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
34
Geluid en microfoon testen
2 personen
35
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
36
Borden en bewegwijzering plaatsen
3 personen
37
Inschrijftafel inrichten
2 personen
38
Startnummers klaarleggen
2 personen
39
Jurytafel inrichten
2 personen
40
Parcours laatste ronde lopen
4 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Paarden en ruiters aanmelden
4 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Paardenkeuring begeleiden
3 personen
45
Ruiters naar de start begeleiden
3 personen
46
Crossrondes begeleiden
8 personen
47
Tussentijden registreren
3 personen
48
Parcoursveiligheid controleren
6 personen
49
Publiek achter afzetting houden
4 personen
50
Paarden bij water laten drinken
3 personen
51
Omroep en startinformatie verzorgen
2 personen
52
Dranken koud houden
2 personen
53
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Uitslagen controleren
2 personen
58
Prijzen klaarzetten
2 personen
59
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
60
Paarden en trailers uitgeleiden
4 personen
61
Eindcontrole terrein uitvoeren
3 personen
62
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

63
Obstakels demonteren
4 personen
64
Afzettingen verwijderen
4 personen
65
Stallen en paddocks reinigen
3 personen
66
Terrein vrijmaken
5 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
70
Tent en ontvangstbalie afbreken
4 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Uitslagen online publiceren
75
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Inschrijftafel
Jurytafel
Krukkenaantal 8

Sportmateriaal

Crosshindernissenaantal 18
Markeerpalenaantal 80
Linten voor parcoursaantal 12
Starthek
Finishdoek
Startnummersaantal 100
Nummerhoudersaantal 100
Stopwatchesaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
Meetlintenaantal 3
Waterbakken voor paardenaantal 8
Hooi- en voerbakkenaantal 20
Kruiwagensaantal 4
Scheppenaantal 6
Hooivorkenaantal 4
Borstels voor paardenaantal 12
Touwhalstersaantal 12
Longeerlijnenaantal 6
Paardendekensaantal 6
Poetskistenaantal 6
Balen stroaantal 20
Balen hooiaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 8
Waterjerrycansaantal 10
Verkeerskegelsaantal 30
Verkeershekkenaantal 20
Pionnenaantal 30
Hesjesaantal 30
Zaklampenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kassa
Pinapparaat
Thermoboxenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Kookplatenaantal 2
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Soeplepelsaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Start- en finishbannersaantal 4
Podiumlintenaantal 6
Prijsbekersaantal 12
Rosettenaantal 30
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papierdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de parcoursinspectie niet alleen aan het begin. Controleer het parcours opnieuw kort voor de cross, zodat losse markeerpalen, beschadigde linten of gewijzigde ondergrond nog kunnen worden hersteld.
Leg de dierenarts vroeg vast en plan een briefing vóór de start. Spreek daarbij af waar de dierenarts staat en hoe hulp bij een paard snel wordt ingeschakeld.
Sluit de inschrijving op een vast moment en publiceer daarna de startlijst. Wijs startnummers en startgroepen pas toe nadat je alle aanmeldingen en eventuele dieetwensen hebt verwerkt.
Maak de vrijwilligersindeling concreet per post: start, finish, parcours, parkeren en deelnemersinformatie. Geef juryleden en de omroeper uiterlijk vóór de wedstrijddag hun tijden en taken door.
Controleer de paardenvoorzieningen vóór de eerste deelnemer arriveert. Zet waterbakken, hooi- en voerbakken, stro en schoonmaakmateriaal klaar en controleer of er kruiwagens, scheppen en hooivorken beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paardencross organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je datum en parcours vastleggen, vergunningen en verzekering regelen, een dierenarts en jury bevestigen en de inschrijving openen.
Wanneer moet je de vergunning voor een paardencross regelen?: Vraag na zodra datum en parcours voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 weken vóór het evenement. Controleer ook of naast een vergunning een melding of verkeersplan nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paardencross?: Reken minimaal op één coördinator, een inschrijfpunt, juryondersteuning, een omroeper, parkeerbegeleiding en meerdere parcoursmedewerkers. Het exacte aantal hangt af van het aantal startgroepen en de lengte van het parcours; deel alle posten uiterlijk 2 weken vooraf in.
Wanneer maak je de startlijst van een paardencross?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en wijs daarna de startnummers en startgroepen toe. Publiceer de startlijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór de cross, zodat deelnemers fouten tijdig kunnen melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.