Pferdecross organisieren: Diese Reihenfolge funktioniert

Bei einem Pferdecross müssen Strecke, Pferdewohl, Sicherheit und Zeitplan gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb nicht mit den Einladungen, sondern mit Datum, Strecke, Genehmigungen und Versicherung. Danach folgen Reglement, Anmeldung, Tierarzt, Helfer und die Einteilung der Startgruppen. Kurz vor dem Termin prüfst du den Parcours erneut, verschickst alle Teilnehmerinformationen und legst Verkehrs- und Parkplatzplan fest. So erkennst du Engpässe, bevor Pferde und Reiter eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Strecke festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen regeln
3
Versicherung prüfen
4
Tierarzt festlegen
5
Streckeninspektion durchführen
3 Personen
6
Teilnehmerreglement erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Startgruppen einteilen
2 Personen
12
Startnummern zuweisen
2 Personen
13
Startliste veröffentlichen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Jurymitglieder bestätigen
17
Sprecher bestätigen
18
Tierarzt-Briefing planen
2 Personen
19
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
20
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
21
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
22
Startnummern drucken
2 Personen
23
Teilnehmerinformationen per E-Mail versenden
24
Wettervorhersage prüfen
25
Parcours erneut überprüfen
3 Personen
26
Hindernisse sicher platzieren
4 Personen
27
Absperrungen kontrollieren
3 Personen
28
Ställe und Paddocks vorbereiten
3 Personen
29
Wasserstellen bereitstellen
2 Personen
30
Parkplatz abstecken
4 Personen
31
Zelt und Empfangstresen aufbauen
4 Personen
32
Catering vorbereiten
3 Personen
33
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
34
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
35
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
36
Schilder und Wegweiser aufstellen
3 Personen
37
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
38
Startnummern bereitlegen
2 Personen
39
Jurytisch einrichten
2 Personen
40
Letzte Runde der Strecke gehen
4 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

42
Pferde und Reiter anmelden
4 Personen
43
Startnummern ausgeben
2 Personen
44
Pferdebewertung begleiten
3 Personen
45
Reiter zum Start begleiten
3 Personen
46
Cross-Runden begleiten
8 Personen
47
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
48
Streckensicherheit prüfen
6 Personen
49
Publikum hinter der Absperrung halten
4 Personen
50
Pferde trinken lassen
3 Personen
51
Durchsagen und Startinformationen bereitstellen
2 Personen
52
Getränke kühl halten
2 Personen
53
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
57
Ergebnisse prüfen
2 Personen
58
Preise bereitstellen
2 Personen
59
Preisverleihung betreuen
4 Personen
60
Pferde und Anhänger ausleiten
4 Personen
61
Abschlusskontrolle des Geländes durchführen
3 Personen
62
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

63
Hindernisse demontieren
4 Personen
64
Absperrungen entfernen
4 Personen
65
Ställe und Paddocks reinigen
3 Personen
66
Gelände freimachen
5 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
70
Zelt und Empfangstheke abbauen
4 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Ergebnisse online veröffentlichen
75
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
Anmeldetisch
Jurytisch
HockerAnz. 8

Sportmaterial

Cross-HindernisseAnz. 18
MarkierungspfähleAnz. 80
Bänder für die StreckeAnz. 12
Starttor
Zielbanner
StartnummernAnz. 100
NummernhalterAnz. 100
StoppuhrenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24
MessbänderAnz. 3
Wassertröge für PferdeAnz. 8
Heu- und FuttertrögeAnz. 20
SchubkarrenAnz. 4
SchöpferAnz. 6
HeugabelnAnz. 4
PferdebürstenAnz. 12
StrickhalfterAnz. 12
LongierleinenAnz. 6
PferdedeckenAnz. 6
PutzkästenAnz. 6
StrohballenAnz. 20
HeuballenAnz. 12
PutzeimerAnz. 8
WasserkanisterAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 30
VerkehrsbarrierenAnz. 20
KegelAnz. 30
WarnwestenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Kasse
Kartenterminal
ThermoboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KochplattenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 200
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
SuppenkellenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlwannenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

Start- und ZielbannerAnz. 4
BühnenbänderAnz. 6
PokalpreiseAnz. 12
RosettenAnz. 30
TischdeckenAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
Papier-SpenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Hindernisse früh fest und plane mindestens eine vollständige Streckeninspektion ein. Prüfe dabei auch, ob Markierungspfähle und Bänder die Route eindeutig kennzeichnen und ob Starttor und Zielbereich gut sichtbar sind.
Regle Genehmigungen, Meldungen und Versicherung vor dem Versand der Einladungen. Plane dafür mehrere Wochen Puffer ein, weil fehlende Unterlagen die Veranstaltung kurzfristig stoppen können.
Bestätige den Tierarzt und plane ein eigenes Briefing. Lege außerdem Wassertröge, Heu- und Futtertröge sowie Stroh- und Heuballen so auf, dass sie nach der Ankunft ohne lange Wege erreichbar sind.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Erfasse Ernährungswünsche, teile Startgruppen ein, vergib Startnummern und veröffentliche die Startliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher. So können Reiter Fehler rechtzeitig melden.
Kontrolliere den Parcours am Vortag und am Morgen des Cross erneut. Lege Ersatzbatterien für die Stoppuhren, zusätzliche Markierungen und einen klaren Verkehrs- und Parkplan bereit; genau diese Kleinigkeiten fehlen häufig im letzten Moment.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Pferdecross organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Strecke, Genehmigungen und Versicherung. Für größere Teilnehmerfelder oder neue Strecken sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann muss die Startliste für einen Pferdecross veröffentlicht werden?: Veröffentliche sie spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch 1 bis 2 Werktage, um fehlende Angaben, Startnummern oder Gruppeneinteilungen zu korrigieren.
Wie viele Helfer braucht man für einen Pferdecross?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Start, Ziel, Sprecher, Tierarztkontakt und jede besetzte Strecken- oder Gefahrenstelle ein. Für einen kleinen Cross solltest du daher meist mit 8 bis 12 Helfern rechnen.
Wann sollte die Strecke vor dem Pferdecross kontrolliert werden?: Führe die erste Inspektion nach der Streckenplanung und eine zweite Kontrolle am Vortag durch. Am Veranstaltungstag folgt eine letzte Runde vor dem ersten Start, besonders nach Regen oder Änderungen auf dem Gelände.

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