Zo organiseer je een open dag zonder last-minute gedoe

Een open dag organiseren begint niet bij de ontvangstbalie, maar bij capaciteit en doorstroming. Reserveer eerst de sportvelden, bepaal hoeveel deelnemers je per activiteit aankunt en open daarna het aanmeldformulier. Met die gegevens maak je groepen, plan je trainers en bouw je een logisch demoprogramma. Vergeet ook de route, vrijwilligersinstructies en dieetwensen niet: juist daar ontstaan op de dag zelf de meeste vragen. Gebruik de takenlijst hieronder als werkvolgorde en leg materialen per sport vooraf klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sportvelden reserveren
2
Aanmeldformulier openen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Open dag publiceren
5
Scholen en buurt informeren
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
9
Trainers per activiteit inplannen
2 personen
10
Vrijwilligersinstructies maken
11
Demoprogramma opstellen
2 personen
12
Plattegrond en route maken
13
Inschrijfformulieren printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Voorraad controleren
2 personen
16
Sportmateriaal controleren
2 personen
17
Materialen per sport verzamelen
3 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Materialen ophalen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Muziek afspeellijst klaarzetten
23
Contactgegevens printen
24
EHBO-koffer controleren

Event

25
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Sportvelden uitzetten
4 personen
28
Sportmateriaal klaarzetten
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
34
Buffet en hapjes klaarzetten
4 personen
35
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
36
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen
38
Inschrijftafel bemannen
3 personen
39
Bezoekers verwelkomen
4 personen
40
Proeflessen begeleiden
8 personen
41
Sportdemonstraties verzorgen
6 personen
42
Bezoekers naar activiteiten wijzen
2 personen
43
Foto's maken
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Ledeninformatie uitdelen
2 personen
51
Aanmeldingen voor lidmaatschap noteren
2 personen
52
Laatste ronde aankondigen
53
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Sportmateriaal opruimen
5 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Partytenten afbreken
4 personen
57
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
58
Versiering verwijderen
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Keuken schoonmaken
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Vloeren schoonmaken
2 personen
63
Terrein controleren
2 personen
64
Materialen droog opbergen
3 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Aanmeldgegevens verwerken
2 personen
68
Bedankbericht versturen
69
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Naamkaartjesaantal 200
Pijlbordenaantal 12
Informatiebannersaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalnetaantal 2
Volleyballenaantal 8
Tennisracketsaantal 12
Tennisballenaantal 30
Pionnenaantal 40
Sporthoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Trainingshesjesaantal 30
Scorebordenaantal 4
Startfluitjesaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Bouwlampenaantal 3
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de sportvelden en activiteiten vaststaan. Vraag meteen naar dieetwensen en gebruik een sluitingsdatum, zodat je uiterlijk een week vooraf deelnemersgroepen en trainers kunt indelen.
Plan activiteiten in blokken en houd ruimte tussen wisselmomenten. Zet op de plattegrond niet alleen de velden, maar ook de ontvangstbalie, route, toiletten en plekken voor wachten.
Maak per vrijwilliger een korte instructie met starttijd, taak en contactgegevens. Print de contactgegevens en vrijwilligersinstructies; op een drukke open dag is zoeken in een telefoon onhandig.
Controleer sportmateriaal en voorraad minimaal twee dagen vooraf en verzamel materialen per sport. Haal geleende materialen op tijd op, zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft klaar te zetten.
Bouw de ontvangstbalie ruim voor de start op en test speakers, draadloze microfoons, verlengkabels en kabelhaspels. Zet naamkaartjes, inschrijfformulieren en een EHBO-koffer op vaste, direct bereikbare plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de reservering van sportvelden en het programma. Open daarna de aanmeldingen en informeer scholen en de buurt, zodat je ongeveer 1 week voor de open dag de groepen en bezetting kunt vastleggen.
Hoeveel deelnemers kan ik per groep indelen op een open dag?: Houd per groep rekening met de beschikbare ruimte, het materiaal en één trainer of begeleider. Plan liever 8 tot 12 deelnemers per sportgroep en voeg een extra groep toe zodra de activiteit anders niet veilig of overzichtelijk blijft.
Wanneer moet ik dieetwensen en aanmeldingen verwerken?: Verwerk nieuwe aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen direct bij het inschrijven. Sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen voor de open dag, zodat je boodschappen en hapjes nog kunt aanpassen.
Wat moet ik de dag vóór een open dag klaarzetten?: Controleer dan het sportmateriaal, zet dranken koud, bereid houdbare hapjes voor en leg materialen per sport bij elkaar. Maak ook de plattegrond, naamkaartjes, pijlborden en ontvangstbalie klaar, zodat je op de dag zelf alleen de tenten, tafels en techniek hoeft op te bouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.