Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier
Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord les terrains, les inscriptions et l’information, puis les groupes, les activités et l’accueil. Prévoyez assez de temps pour traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et affecter les entraîneurs. Les dernières heures servent surtout à regrouper le matériel par sport, installer l’accueil et vérifier les indications sur place. Ce sont souvent les petits détails, comme les badges, les rallonges ou la trousse de premiers secours, qui prennent du retard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver les terrains de sport
- 2
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Publier la journée portes ouvertes
- 5
Informer les écoles et le voisinage
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Répartir les groupes de participants
2 personnes
- 9
Planifier les entraîneurs par activité
2 personnes
- 10
Rédiger les consignes pour les bénévoles
- 11
Établir le programme de démonstration
2 personnes
- 12
Créer le plan et l'itinéraire
- 13
Imprimer les formulaires d’inscription
- 14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 15
Vérifier les stocks
2 personnes
- 16
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
- 17
Rassembler le matériel par sport
3 personnes
- 18
Faire les courses
3 personnes
- 19
Récupérer le matériel
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas
4 personnes
- 21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 22
Préparer la playlist
- 23
Imprimer les coordonnées
- 24
Vérifier la trousse de premiers secours
Événement
- 25
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 27
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
- 28
Installer le matériel de sport
4 personnes
- 29
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 30
Suspendre la décoration
3 personnes
- 31
Installer la signalisation
2 personnes
- 32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 33
Installer le point café et thé
3 personnes
- 34
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
- 35
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 36
Accueillir les bénévoles
2 personnes
- 37
Briefer les bénévoles
3 personnes
- 38
Tenir la table d’inscription
3 personnes
- 39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 40
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
- 41
Assurer les démonstrations sportives
6 personnes
- 42
Guider les visiteurs vers les activités
2 personnes
- 43
Prendre des photos
- 44
Servir le café et le thé
2 personnes
- 45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Vider les poubelles
2 personnes
- 48
Vérifier les toilettes
- 49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 50
Distribuer les informations aux membres
2 personnes
- 51
Noter les inscriptions à l'adhésion
2 personnes
- 52
Annoncer le dernier tour
- 53
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
- 54
Ranger le matériel sportif
5 personnes
- 55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 56
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 57
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
- 58
Retirer la décoration
3 personnes
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Nettoyer les sols
2 personnes
- 63
Contrôler le site
2 personnes
- 64
Ranger le matériel au sec
3 personnes
- 65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 66
Ranger le stock restant
2 personnes
- 67
Traiter les données d’inscription
2 personnes
- 68
Envoyer un message de remerciement
- 69
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Tabourets de barqté 6
- Portantsqté 2
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 200
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Louchesqté 8
- Carafesqté 6
- Thermosqté 6
- Plateauxqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Poids pour ballonsqté 8
- Badges nominatifsqté 200
- Panneaux indicateursqté 12
- Bannières d’informationqté 4
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 3
- Multiprisesqté 6
- Téléphone mobileqté 2
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 12
- Ballons de basketqté 8
- Filet de volley-ballqté 2
- Ballons de volleyqté 8
- Raquettes de tennisqté 12
- Balles de tennisqté 30
- Cônesqté 40
- Cerceaux de sportqté 12
- Cordes à sauterqté 12
- Chasubles d’entraînementqté 30
- Panneaux de scoreqté 4
- Sifflets de départqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Corbeilles à painqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Projecteurs de chantierqté 3
- Lampes de pocheqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Balais à mainqté 3
- Trousse de premiers secours
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par réserver les terrains et fixer le programme des démonstrations, puis ouvrez le formulaire d’inscription. Gardez au moins deux semaines entre l’ouverture des inscriptions et la journée pour pouvoir répartir les participants.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement, plutôt que la veille. Utilisez ce délai pour constituer les groupes, noter les besoins alimentaires et établir le planning des entraîneurs pour chaque activité.
- Préparez un plan avec l’itinéraire entre l’accueil, les terrains et les espaces de démonstration. Imprimez les panneaux indicateurs et les coordonnées : les visiteurs ne doivent pas dépendre d’un téléphone ou d’une connexion internet.
- Regroupez le matériel par sport et vérifiez chaque lot avant l’installation. Contrôlez aussi les tentes, tables, chaises, enceintes, microphones, rallonges et multiprises, car un câble manquant peut bloquer toute une zone.
- Installez le bureau d’accueil avant l’arrivée du public, avec les formulaires imprimés et les badges nominatifs. Mettez les boissons au frais, préparez les en-cas et vérifiez la trousse de premiers secours au plus tard le matin même.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?
- Prévoyez idéalement quatre à six semaines. Les deux premières semaines servent à réserver les terrains, ouvrir les inscriptions et informer les écoles et le voisinage ; les derniers jours sont consacrés aux groupes, au matériel et à l’accueil.
- Quand fermer les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?
- Fermez-les trois à cinq jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, répartir les groupes et recueillir les besoins alimentaires sans modifier le programme au dernier moment.
- Comment organiser l’accueil des visiteurs ?
- Installez un bureau d’accueil visible au moins 30 minutes avant l’ouverture. Préparez les badges, les formulaires, le plan, les coordonnées et les panneaux indicateurs afin que chaque visiteur puisse être orienté en moins de deux minutes.
- Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne par activité et une personne disponible pour la circulation ou les imprévus. Pour quatre activités simultanées, cela représente généralement six personnes, sans compter les entraîneurs.
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