Zo organiseer je een oogstfestival

Begin een oogstfestival niet met versiering, maar met datum, programma en terreinindeling. Daarna regel je vergunningen, leveranciers, muziek en de route voor bezoekers en auto’s. In de laatste week draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en een uitvoerbaar draaiboek. De grootste tijdsdruk ontstaat bij verse groenten, soepen, sauzen en desserts: plan die voorbereiding per onderdeel en controleer koeling, warmhoudbakken en serveermateriaal voordat de eerste gasten komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein indelen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Leveranciers reserveren
5
Muziek en entertainment vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Draaiboek en plattegrond maken
2 personen
11
Route en parkeerstroom bepalen
2 personen
12
Weersverwachting volgen
13
Voorraad en materialen controleren
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Leveringen bevestigen
16
Naamkaartjes en polsbandjes maken
2 personen
17
Programma en bewegwijzering printen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Versiering en materialen ophalen
2 personen
20
Groenten en fruit controleren
2 personen
21
Groenten wassen en snijden
3 personen
22
Soepen en sauzen voorbereiden
3 personen
23
Desserts en gebak voorbereiden
3 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Terrein maaien en controleren
2 personen
26
Stroompunten en kabels testen
2 personen
27
Terrein afzetten
3 personen
28
Partytenten opbouwen
5 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Buffet- en drankstations inrichten
3 personen
31
Kraampjes en werktafels plaatsen
4 personen
32
Podiumvrije muziekplek inrichten
2 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
38
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
39
Buffetgerechten op temperatuur brengen
4 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
42
Toiletten controleren
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Aanmeldingen registreren
2 personen
46
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
47
Oogstactiviteiten begeleiden
4 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
49
Rondleiding over terrein geven
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Buffet serveren
4 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Servies afruimen
3 personen
58
Muziek verzorgen
59
Licht en terrein controleren
2 personen
60
Gasten informeren over einde
61
Laatste dranken serveren
2 personen
62
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

63
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Servies voorspoelen
3 personen
66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Verlichting uitschakelen
2 personen
68
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
69
Partytenten afbouwen
5 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
73
Terrein schoonmaken
4 personen
74
Materialen sorteren
3 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
77
Afval afvoeren
2 personen
78
Voorraad terugplaatsen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Kraamtafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 15
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Schortenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Snijplanken voor activiteitenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Elektrische waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Strobalenaantal 12
Pompoenenaantal 20
Houten kratjesaantal 12
Jute tafellopersaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Houten bewegwijzeringspijlenaantal 12
Klembordenaantal 4
Programmapostersaantal 15
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Sportmateriaal

Kruiwagensaantal 2
Houten oogstkrattenaantal 10
Kinderschoppenaantal 12
Kinderharkenaantal 12
Emmersaantal 12
Touwaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de terreinindeling minimaal 6 weken vooraf vast. Bepaal waar de buffettafels, kraamtafels, partytenten, zitplaatsen en bewegwijzering komen, zodat leveranciers en vrijwilligers dezelfde plattegrond gebruiken.
Controleer vergunningen, meldingen en leveranciers uiterlijk 4 weken voor het festival. Bevestig daarna ook muziek, entertainment, leveringen en de route voor parkeren; een wijziging in de locatie werkt anders door op het hele draaiboek.
Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf en verzamel tegelijk dieetwensen. Maak naamkaartjes of polsbandjes en deel vrijwilligers in per taak en tijdsblok, met extra bezetting rond ontvangst, buffet en opruimen.
Begin 1 tot 2 dagen vooraf met groenten wassen en snijden en met soepen, sauzen, desserts en gebak die dat toelaten. Vul koelboxen pas zo laat mogelijk, controleer de koelelementen en houd warme gerechten apart van de koude voorraad.
Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf en neem 48 uur voor aanvang een definitief besluit over tenten, tafels en de bezoekersroute. Controleer op de dag zelf het terrein, maai indien nodig en leg programma, plattegrond en bewegwijzering klaar bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oogstfestival organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie, vergunningen en leveranciers. Plan de laatste 10 dagen voor aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en drukwerk.
Wanneer doe je de boodschappen voor een oogstfestival?: Koop houdbare producten en materialen enkele dagen vooraf en haal verse groenten en fruit zo kort mogelijk voor de bereiding. Plan de laatste controle van de boodschappenlijst uiterlijk 1 dag voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een oogstfestival?: Maak per taak en tijdsblok een indeling en zorg dat ontvangst, buffet, activiteiten en opruimen elk bezet zijn. Reken bij een klein festival op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 bezoekers, plus 1 coördinator.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een oogstfestival?: Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf en neem 48 uur voor aanvang een besluit over partytenten en de route. Houd een binnen- of beschutte plek achter de hand voor eten, zitplaatsen en materialen die niet nat mogen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.