Erntefest organisieren: So gelingt die Planung

Ein Erntefest wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin, Programm und Gelände festlegst und danach Genehmigungen, Lieferanten und Helfer koordinierst. Plane früh, wie Gäste ankommen, wo Zelte, Tische, Buffet und Unterhaltung stehen und wie der Ablauf bei schlechtem Wetter weitergeht. Die Verpflegung braucht eigene Vorlaufzeit: Gemüse, Suppen, Saucen, Desserts und Gebäck lassen sich nicht am Veranstaltungstag nebenbei vorbereiten. Mit diesem Plan behältst du Aufgaben, Material und Fristen im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Lieferanten reservieren
5
Musik und Unterhaltung festlegen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Ablaufplan und Grundriss erstellen
2 Personen
11
Route und Parkverkehr festlegen
2 Personen
12
Wettervorhersage verfolgen
13
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
14
Einkaufsliste prüfen
15
Lieferungen bestätigen
16
Namensschilder und Armbänder machen
2 Personen
17
Programm und Wegweiser drucken
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Dekoration und Materialien abholen
2 Personen
20
Obst und Gemüse kontrollieren
2 Personen
21
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
22
Suppen und Saucen vorbereiten
3 Personen
23
Desserts und Gebäck vorbereiten
3 Personen
24
Kühlboxen füllen
2 Personen
25
Gelände mähen und kontrollieren
2 Personen
26
Stromanschlüsse und Kabel testen
2 Personen
27
Gelände absperren
3 Personen
28
Partyzelte aufbauen
5 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Buffet- und Getränkestationen einrichten
3 Personen
31
Stände und Arbeitstische aufstellen
4 Personen
32
Musikbereich ohne Bühne einrichten
2 Personen
33
Tontechnik anschließen
2 Personen
34
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
38
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
39
Buffetgerichte auf Temperatur bringen
4 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

44
Gäste empfangen
3 Personen
45
Anmeldungen erfassen
2 Personen
46
Willkommensgetränke ausschenken
2 Personen
47
Ernteaktivitäten begleiten
4 Personen
48
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
49
Geländerundgang durchführen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Buffet eröffnen
2 Personen
55
Buffet servieren
4 Personen
56
Buffet auffüllen
3 Personen
57
Geschirr abräumen
3 Personen
58
Musik organisieren
59
Licht und Gelände prüfen
2 Personen
60
Gäste über das Ende informieren
61
Letzte Getränke servieren
2 Personen
62
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Geschirr vorspülen
3 Personen
66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
5 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
73
Gelände reinigen
4 Personen
74
Materialien sortieren
3 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
77
Abfall entsorgen
2 Personen
78
Vorräte zurückstellen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
MessetischeAnz. 6
HockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 15
KaffeelöffelAnz. 80

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
MessbecherAnz. 3
ZangenAnz. 8
SchürzenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30
Schneidebretter für AktivitätenAnz. 6

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
Elektrische WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

StrohballenAnz. 12
KürbisseAnz. 20
HolzkistenAnz. 12
Jute-TischläuferAnz. 10
WimpelkettenAnz. 10
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
Holzwegweiser-PfeileAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4
Programmatische PosterAnz. 15
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 120

Sportmaterial

SchubkarrenAnz. 2
HolzerntekistenAnz. 10
KinderschippenAnz. 12
KinderharkenAnz. 12
EimerAnz. 12
SeilAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Gelände mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Zeichne dabei Zufahrt, Parkverkehr, Partyzelte, Sitzplätze, Buffet, Musik und Toiletten in einen einfachen Grundriss ein.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen sofort nach der Terminentscheidung. Reserviere Lieferanten, Musik und Unterhaltung spätestens 6 bis 8 Wochen vorher, damit fehlende Zusagen nicht kurz vor dem Fest auffallen.
Teile Helfer nach Zeitfenstern ein, statt nur Namen zu sammeln: Plane eigene Teams für Aufbau, Küche, Buffet, Einlass, Parkverkehr und Abbau. Verschicke Einladungen früh und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste.
Bereite die Küche gestaffelt vor. Gemüse kann am Vortag gewaschen und geschnitten werden; Suppen, Saucen, Desserts und Gebäck brauchen beschriftete Behälter, Kühlboxen mit Kühlelementen und einen festen Ausgabeplan.
Kontrolliere drei bis fünf Tage vorher Wetter, Vorräte und Lieferungen. Drucke Programm, Wegweiser, Namensschilder und Armbänder erst nach der letzten Anmeldungsprüfung und halte für Regen oder nassen Boden eine Ausweichlösung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntefest organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Gelände. Genehmigungen, Lieferanten, Musik und Unterhaltung sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Fest geklärt sein.
Was muss man bei einem Erntefest im Freien beachten?: Plane mindestens eine wetterfeste Variante für Essen, Sitzplätze und Programm ein. Prüfe die Wettervorhersage 5 Tage, 3 Tage und nochmals am Vortag und lege fest, wer Zelte, Tische und Material umstellt.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung des Essens?: Plane für Gemüsewaschen und -schneiden sowie Suppen und Saucen mindestens einen halben bis ganzen Vorbereitungstag ein. Desserts und Gebäck sollten spätestens am Vortag fertig sein, damit am Veranstaltungstag nur noch gekühlt, angerichtet und ausgegeben wird.
Wann sollte man Helfer für ein Erntefest einteilen?: Teile die Helfer spätestens 3 bis 4 Wochen vorher nach Aufbau, Küche, Buffet, Einlass, Parkverkehr und Abbau ein. Bestätige die Schichten eine Woche vor dem Fest und gib jeder Person eine konkrete Startzeit.

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