Zo organiseer je een oogstfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie, en werk daarna terug vanaf de dag zelf. Voor een oogstfeest regel je vroeg vergunningen, leveranciers, muziek en kinderactiviteiten. Zodra de uitnodigingen de deur uit zijn, verzamel je aanmeldingen en dieetwensen en maak je een realistische planning voor eten, drinken en vrijwilligers. De laatste week draait vooral om controleren: route, parkeren, weersverwachting, materialen en de taakverdeling op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Leveranciers reserveren
2 personen
5
Muziek en apparatuur reserveren
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Kinderactiviteiten reserveren
12
Eten en drinken bestellen
2 personen
13
Route en parkeren publiceren
14
Plattegrond maken
15
Vrijwilligersrooster maken
16
Aanmeldingen bevestigen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Decoratie voorbereiden
3 personen
19
Speurtocht voorbereiden
2 personen
20
Quizvragen voorbereiden
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Laatste boodschappen halen
3 personen
23
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Servies sorteren
2 personen
26
Kisten en materialen klaarzetten
3 personen
27
Terrein controleren
2 personen
28
Tenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Podiumhoek inrichten
3 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Stroomvoorziening testen
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Informatiebord plaatsen
36
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
37
Buffettafels inrichten
4 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Soep en stoofpot bereiden
4 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Activiteiten klaarzetten
4 personen
44
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen
46
Muziek vooraf testen
2 personen

Event

47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
49
Welkomstdrank serveren
3 personen
50
Oogstproducten presenteren
2 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
52
Speurtocht begeleiden
3 personen
53
Muziek verzorgen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
3 personen
56
Koffie en thee schenken
2 personen
57
Quiz presenteren
2 personen
58
Buffet openen
2 personen
59
Buffet bedienen
5 personen
60
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
61
Gebruikt servies inzamelen
3 personen
62
Dessert serveren
3 personen
63
Vuurschaal toezicht houden
2 personen
64
Afvalpunten legen
2 personen
65
Laatste ronde aankondigen
66
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

67
Eten veilig opbergen
3 personen
68
Koelboxen leegmaken
2 personen
69
Servies afwassen
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
71
Tenten afbreken
6 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Apparatuur uitschakelen
2 personen
74
Afval verzamelen
4 personen
75
Terrein schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Huurapparatuur retourneren
2 personen
80
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
81
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Eettafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 18
Podiumdelenaantal 4

Servies

Bordenaantal 140
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 160
Mokkenaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Braadpannenaantal 3
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudbakkenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Strobalenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Jute tafellopersaantal 12
Klapkratjesaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Bloemenvazenaantal 12

Sportmateriaal

Ringwerpsetsaantal 3
Houten spellenaantal 6
Hooivorkenaantal 4
Knutseltafelsaantal 3
Kleurpotlodensetsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan niet alleen het gezamenlijke eetmoment, maar ook tijd voor de quiz, speurtocht en kinderactiviteiten, zodat vrijwilligers weten wanneer ze nodig zijn.
Regel tenten, tafels, stoelen en podiumdelen niet pas na de aanmeldingen. Reserveer deze spullen zodra de locatie vaststaat en controleer uiterlijk één week vooraf of alles op de juiste dag wordt geleverd.
Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding en markeer de dieetmaaltijden apart. Maak de definitieve bestelling uiterlijk 7 dagen vooraf; wijzigingen in de laatste 48 uur zorgen vaak voor fouten.
Maak naast een vrijwilligersrooster ook een plattegrond met buffet, koffie, kinderactiviteiten, afval en parkeren. Deel beide uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat niemand op de ochtend zelf hoeft te zoeken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas je plan aan. Vul koelboxen, sorteer servies en haal de laatste boodschappen pas daarna, zodat gekoelde producten en ijs zo kort mogelijk buiten de koeling staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oogstfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Plan vergunningen, leveranciers en kinderactiviteiten in de eerste 2 weken; verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog minimaal 4 weken hebt voor aanmeldingen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een oogstfeest?: Bestel het eten pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en tel per onderdeel ook dieetmaaltijden mee. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en houd daarna gemiddeld 1 drankje per persoon per uur aan; pas dit aan aan de duur en het weer.
Wanneer maak je het vrijwilligersrooster voor een oogstfeest?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig het rooster uiterlijk 3 dagen voor het feest en geef iedere vrijwilliger één duidelijke taak met een starttijd.
Wat moet je de dag voor een oogstfeest controleren?: Controleer de weersverwachting, route, parkeerinformatie, leveranciers en de plattegrond uiterlijk 24 uur vooraf. Zet naamkaartjes en gemarkeerde dieetmaaltijden klaar, sorteer het servies en vul de koelboxen zo laat mogelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.