Erntedankfest organisieren: So gelingt die Planung

Ein Erntedankfest lässt sich am besten rückwärts vom Veranstaltungstag planen. Lege zuerst Datum, Programm und Ort fest, kläre Genehmigungen und reserviere danach Lieferanten, Musik und Ausstattung. Anschließend folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Freiwilligen. In der letzten Woche entscheidest du über Wettermaßnahmen, kennzeichnest Diätmahlzeiten und prüfst, ob Kühlung, Geschirr und Aufbau vollständig bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Lieferanten reservieren
2 Personen
5
Musik und Ausrüstung reservieren
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Kinderaktivitäten buchen
12
Essen und Getränke bestellen
2 Personen
13
Anfahrt und Parken veröffentlichen
14
Lageplan erstellen
15
Freiwilligenplan erstellen
16
Anmeldungen bestätigen
17
Namensschilder erstellen
2 Personen
18
Dekoration vorbereiten
3 Personen
19
Schnitzeljagd vorbereiten
2 Personen
20
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Letzte Besorgungen erledigen
3 Personen
23
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
24
Kühlboxen füllen
2 Personen
25
Geschirr sortieren
2 Personen
26
Kisten und Materialien bereitstellen
3 Personen
27
Gelände kontrollieren
2 Personen
28
Zelte aufbauen
6 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
30
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
31
Tontechnik anschließen
2 Personen
32
Stromversorgung testen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Infotafel aufstellen
36
Empfangstisch einrichten
2 Personen
37
Buffettische einrichten
4 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Suppe und Eintopf zubereiten
4 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Aktivitäten vorbereiten
4 Personen
44
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
3 Personen
46
Musik vorab testen
2 Personen

Event

47
Besucher empfangen
4 Personen
48
Namensschilder verteilen
2 Personen
49
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
50
Ernteprodukte präsentieren
2 Personen
51
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
52
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
53
Musik organisieren
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
57
Quiz moderieren
2 Personen
58
Buffet eröffnen
2 Personen
59
Buffet bedienen
5 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
61
Benutztes Geschirr einsammeln
3 Personen
62
Dessert servieren
3 Personen
63
Feuerschale beaufsichtigen
2 Personen
64
Abfallstationen leeren
2 Personen
65
Letzte Runde ankündigen
66
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

67
Essen sicher verstauen
3 Personen
68
Kühlboxen leeren
2 Personen
69
Geschirr abwaschen
4 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
71
Zelte abbauen
6 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Geräte ausschalten
2 Personen
74
Abfall sammeln
4 Personen
75
Gelände reinigen
4 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Materialien inventarisieren
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
81
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 6
EsstischeAnz. 12
StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
BühnenelementeAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 140
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 140
GabelnAnz. 140
LöffelAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 160
TassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
BratpfannenAnz. 3
SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltedosenAnz. 20

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Stromaggregat

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

StrohballenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 10
Jute-TischläuferAnz. 12
KlappkistenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
BlumenvasenAnz. 12

Sportmaterial

RingwurfsätzeAnz. 3
HolzspieleAnz. 6
HeugabelnAnz. 4
BasteltischeAnz. 3
BuntstiftsetsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Prüfe dabei sofort, ob Genehmigungen nötig sind und ob Partyzelte, Bühne, Tische und Stühle am gewünschten Termin verfügbar sind.
Verschicke die Einladungen spätestens 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 14 Tagen. Erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche, damit Diätmahlzeiten später eindeutig gekennzeichnet werden können.
Plane die Helfer nicht nur für den Aufbau ein: Du brauchst feste Zuständigkeiten für Buffet, Getränke, Kinderaktivitäten, Schnitzeljagd, Quiz und Abbau. Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vor dem Fest und bestätige alle Einsätze.
Bestelle Essen und Getränke nach den Anmeldungen und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Fülle die Kühlboxen erst am Veranstaltungstag, sortiere Teller, Besteck, Tassen und Gläser getrennt und stelle Warmhaltebehälter sowie Suppenkessel nahe am Buffet bereit.
Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und noch einmal am Vorabend. Bei Regen müssen Partyzelte, trockene Wege, ein geschützter Bereich für Kinderaktivitäten und ein klarer Lageplan mit Anfahrt und Parkmöglichkeiten bereits feststehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Location, Genehmigungen, Lieferanten und Musik lassen sich sonst besonders bei beliebten Wochenenden nur schwer rechtzeitig sichern.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Erntedankfest?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Bestelle zusätzlich Wasser und berücksichtige die erwartete Dauer sowie Kinder und Autofahrer.
Wann verschickt man die Einladungen zum Erntedankfest?: Verschicke sie 4 bis 6 Wochen vorher und setze die Anmeldefrist auf etwa 14 Tage vor dem Fest. So bleiben noch rund 10 bis 14 Tage für die Bestellung von Essen, Getränken und Diätmahlzeiten.
Was muss man bei schlechtem Wetter beim Erntedankfest beachten?: Treffe die Entscheidung spätestens am Vorabend und stelle Partyzelte, geschützte Sitzplätze und einen trockenen Bereich für Aktivitäten bereit. Prüfe die Vorhersage zusätzlich 3 Tage vorher, damit fehlende Ausstattung noch organisiert werden kann.

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