Zo organiseer je een obstakelrun

Een obstakelrun organiseer je vanuit de route en veiligheid, niet vanuit de hindernissen. Leg eerst datum, terrein, vergunningen en verzekering vast. Werk daarna de route uit, controleer elk risico en bepaal hoeveel deelnemers, startgroepen en vrijwilligers het terrein aankan. Pas als die basis staat, regel je hindernissen, toiletten, catering, startnummers en informatie voor deelnemers. Plan bovendien een vast controlemoment voor het weer en de volledige opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Terrein reserveren
3
Route en hindernissen uitzetten
3 personen
4
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
5
Vergunningen en meldingen regelen
6
Verzekeringsdekking controleren
7
Deelnemersformulier opstellen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Startgroepen indelen
2 personen
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Hindernissen reserveren
15
Toiletten reserveren
16
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
17
Startnummers maken
2 personen
18
Routekaarten afdrukken
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Hindernissen ophalen
3 personen
23
Materiaal sorteren
3 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Start- en finishgebied markeren
4 personen
26
Hindernissen opbouwen
8 personen
27
Valzones afdekken
4 personen
28
Waterpunten opbouwen
3 personen
29
Inschrijftafels opstellen
2 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Stroomvoorziening testen
2 personen
33
Routeborden plaatsen
3 personen
34
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

36
Deelnemersregistratie openen
4 personen
37
Startnummers uitdelen
3 personen
38
Bagage innemen
2 personen
39
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
40
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
41
Startgroepen laten vertrekken
4 personen
42
Hindernissen bemannen
12 personen
43
Deelnemers begeleiden
6 personen
44
Waterpunten bedienen
4 personen
45
EHBO verlenen
2 personen
46
Finishers registreren
2 personen
47
Medals uitdelen
2 personen
48
Bagage teruggeven
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Muziek verzorgen
53
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
54
Avondverlichting inschakelen
2 personen
55
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Finishgebied afzetten
3 personen
57
Hindernissen afbouwen
8 personen
58
Materialen verzamelen
5 personen
59
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
60
Verlichting afbreken
2 personen
61
Catering opruimen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Terrein schoonmaken
5 personen
65
Sanitaire voorzieningen reinigen
2 personen
66
Terrein opleveren
2 personen
67
Geleende materialen terugbrengen
3 personen
68
Hindernissen retourneren
3 personen
69
Koelboxen reinigen
2 personen
70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Startbalieaantal 2
Bagagerekkenaantal 6

Sportmateriaal

Hindernisrekkenaantal 8
Klimnettenaantal 3
Touwladdersaantal 3
Klimtouwenaantal 4
Bandenaantal 30
Houten balkenaantal 12
Kruiptunnelsaantal 3
Modderbakkenaantal 4
Zandzakkenaantal 20
Waterbakkenaantal 4
Valmattenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 30
Startlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Fluitjesaantal 15
Medaillelintenaantal 120
Startnummerriemenaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Waterjerrycansaantal 8
Drinkwaterdispensersaantal 8
Dweilsetsaantal 4
Scheppenaantal 6
Harkenaantal 4
Kruiwagensaantal 3
Rubberen hamersaantal 6
Spanbandenaantal 20
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Werkhandschoenenaantal 20
Reflectievestenaantal 25
Parcoursbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 30
Whiteboardsaantal 3
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 50
Startnummervellenaantal 140
Routekaartenaantal 140
Prijstrofeeënaantal 6
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Koelpacksaantal 20
Brancard
Handwasstationsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksbordjesaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 30

Apparatuur

Acculampenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

Lichtslangenaantal 8
Bouwlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Startboog
Finishboog
Podiumblokkenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 15
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 5
Vloertrekkersaantal 4
Emmersaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route minstens twee keer: eerst om de hindernissen logisch te plaatsen en daarna met een veiligheidsbril. Controleer bij waterbakken, modderbakken, klimonderdelen en valmatten telkens aanloop, ondergrond, toezicht en een vrije uitweg.
Plan startgroepen met een vaste tussenruimte. Zo ontstaat er bij smalle kruiptunnels, touwladders en klimnetten minder opstopping en kunnen vrijwilligers deelnemers beter volgen.
Maak vóór de wedstrijddag een materiaalindeling per zone. Leg onder meer verkeerskegels, afzethekken, portofoons, fluitjes, water en dweilsets klaar waar ze nodig zijn, in plaats van alles op één centrale stapel te bewaren.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten al bij de aanmelding en sluit die inventaris uiterlijk enkele dagen voor de run. Gebruik het definitieve aantal deelnemers voor catering, startnummers, medaillelinten en drinkwater.
Plan de opbouw met een uurreserve voor zwaar of onhandig materiaal. Markeer het start- en finishgebied pas nadat route, bagagerekken, startbalie, toiletten en doorgangen op hun definitieve plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een obstakelrun organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, terrein, vergunningen, verzekering en route. Reserveer hindernissen, toiletten en catering zodra de verwachte deelnemersaantallen bekend zijn; wacht niet tot de laatste twee weken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een obstakelrun?: Plan minimaal één vrijwilliger per risicovolle of slecht zichtbare hindernis en extra mensen bij start, finish en bevoorrading. Tel daarnaast minstens twee personen voor coördinatie en materiaal; het precieze aantal hangt af van de route en het aantal startgroepen.
Wanneer controleer je de veiligheid van een obstakelrun?: Doe een eerste risico-inspectie zodra de route is uitgezet en een tweede controle na de volledige opbouw. Loop vlak voor de start opnieuw langs alle hindernissen, waterpunten, afzettingen en doorgangen; pas dan geef je het parcours vrij.
Hoeveel water heb je nodig voor een obstakelrun?: Reken voor deelnemers minimaal één drinkmoment onderweg en water bij start en finish. Bereken de voorraad op basis van het definitieve aantal deelnemers, de verwachte duur en de weersverwachting, en vul waterjerrycans en dispensers vóór de eerste start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.