Organiser une course d’obstacles, étape par étape

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez que le terrain permet d’installer chaque obstacle sans croiser les flux. Les autorisations, l’assurance et le dispositif de sécurité doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez les groupes de départ, attribuez les bénévoles et réservez les équipements, les toilettes et le catering. La dernière semaine sert surtout à confirmer la météo, baliser le site et transmettre des consignes précises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver le site
3
Tracer le parcours et les obstacles
3 personnes
4
Vérifier les risques de sécurité
2 personnes
5
Gérer les autorisations et les déclarations
6
Vérifier la couverture d'assurance
7
Créer le formulaire des participants
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les contacts d'urgence
12
Répartir les groupes de départ
2 personnes
13
Planifier les bénévoles
2 personnes
14
Réserver les obstacles
15
Réserver les toilettes
16
Calculer les quantités de catering
2 personnes
17
Créer les dossards
2 personnes
18
Imprimer les cartes d'itinéraire
19
Envoyer les informations aux participants
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les obstacles
3 personnes
23
Trier le matériel
3 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Balisage de la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
26
Monter les obstacles
8 personnes
27
Couvrir les zones de chute
4 personnes
28
Installer les points d’eau
3 personnes
29
Installer les tables d’inscription
2 personnes
30
Monter le buffet traiteur
4 personnes
31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
32
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
33
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
34
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

36
Ouvrir l’enregistrement des participants
4 personnes
37
Distribuer les dossards
3 personnes
38
Recevoir les bagages
2 personnes
39
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
40
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
41
Faire partir les groupes de départ
4 personnes
42
Gérer les obstacles
12 personnes
43
Accompagner les participants
6 personnes
44
Assurer les points d’eau
4 personnes
45
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
46
Enregistrer les arrivants
2 personnes
47
Remettre les médailles
2 personnes
48
Rendre les bagages
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Fournir la musique
53
Animer la remise des prix
3 personnes
54
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
55
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

56
Délimiter la zone d'arrivée
3 personnes
57
Démonter les obstacles
8 personnes
58
Rassembler le matériel
5 personnes
59
Débrancher la sonorisation
2 personnes
60
Démonter l’éclairage
2 personnes
61
Ranger le service traiteur
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le site
5 personnes
65
Nettoyer les installations sanitaires
2 personnes
66
Rendre le site
2 personnes
67
Rendre le matériel emprunté
3 personnes
68
Restituer les obstacles
3 personnes
69
Nettoyer les glacières
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 8
Comptoir d’accueilqté 2
Porte-bagagesqté 6

Matériel de sport

Barres d’obstaclesqté 8
Filets d’escaladeqté 3
Échelles de cordeqté 3
Cordes d’escaladeqté 4
Pneusqté 30
Poutres en boisqté 12
Tunnels de crawlqté 3
Bacs à boueqté 4
Sacs de sableqté 20
Bacs à eauqté 4
Tapis de chuteqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 30
Rubans de départqté 4
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Siffletsqté 15
Rubans de médailleqté 120
Ceintures de dossardqté 120
Porte-dossardsqté 120
Bidons d'eauqté 8
Distributeurs d’eau potableqté 8
Sets de serpillièreqté 4
Pellesqté 6
Râteauxqté 4
Brouettesqté 3
Marteaux en caoutchoucqté 6
Sangles d'arrimageqté 20
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Gants de travailqté 20
Gilets réfléchissantsqté 25
Panneaux de parcoursqté 20
Panneaux indicateursqté 30
Tableaux blancsqté 3
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 50
Dossardsqté 140
Cartes d'itinéraireqté 140
Trophéesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Packs de froidqté 20
Brancard
Stations de lavage des mainsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Plaques de cuisinierqté 6
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 30

Équipement

Lampes sur batterieqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 6
Lampes frontalesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arche de départ
Arche d'arrivée
Blocs de podiumqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 15
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 5
Raclettes de solqté 4
Seauxqté 8
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Dessinez le parcours avant de réserver les obstacles : prévoyez une zone de départ, une zone d’arrivée et assez d’espace autour des filets, pneus, tunnels et bacs à boue pour éviter les croisements.
Traitez les autorisations, la déclaration et l’assurance plusieurs semaines avant la course. Demandez aussi les contacts d’urgence et les besoins alimentaires dès l’inscription, plutôt que de les rechercher la veille.
Répartissez les départs par groupes et donnez un rôle précis à chaque bénévole : accueil, obstacle, ravitaillement, chronométrage ou arrivée. Prévoyez des talkies-walkies pour les zones qui ne se voient pas.
Préparez les dossards, les cartes d’itinéraire et les informations participants avant la dernière semaine. Indiquez l’heure d’arrivée, l’ordre des départs, les vêtements adaptés à la boue et le point d’eau.
Le jour du montage, commencez par les barrières, les cônes et le balisage, puis installez les obstacles et les tapis de chute. Gardez les glacières, les bidons d’eau, les serpillières et les pelles accessibles jusqu’à la fin.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’obstacles ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une petite course et davantage si le site nécessite des autorisations spécifiques. Les inscriptions ne devraient être ouvertes qu’après validation du parcours, de l’assurance et des conditions de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’obstacles ?: Comptez au minimum 1 bénévole par obstacle présentant un risque particulier, plus une équipe pour l’accueil, les départs, l’arrivée et le ravitaillement. Pour une course de 10 obstacles, prévoyez généralement 15 à 20 personnes afin de couvrir les pauses et les incidents.
Quand faut-il vérifier la météo d’une course d’obstacles ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et le matin de la course. Définissez à l’avance le seuil qui impose de modifier, reporter ou interrompre le parcours, notamment en cas d’orage ou de terrain trop glissant.
Quelle quantité d’eau prévoir pour une course d’obstacles ?: Prévoyez au moins 0,5 litre par participant pour le parcours, davantage par temps chaud, avec de l’eau disponible au départ et à l’arrivée. Ajoutez une réserve pour les bénévoles et remplissez les glacières avant l’ouverture de l’accueil.

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