Zo organiseer je een nieuwjaarsfietstocht

Een nieuwjaarsfietstocht staat of valt met een route die je vooraf echt hebt proefgereden. Leg eerst afstand, startpunt en rustpunt vast; regel daarna deelnemers, vrijwilligers en routecommunicatie. Plan de catering voor het moment waarop iedereen terugkomt, met soep, beleg en warme dranken als praktische afsluiting. Controleer in de laatste dagen het weer en de routeveiligheid, zodat je op tijd kunt inkorten, pijlen verplaatsen of deelnemers informeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route uitstippelen
2 personen
2
Route proefrijden
2 personen
3
Rustpunt reserveren
4
Routeveiligheid controleren
2 personen
5
Deelnemers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Routebestand delen
10
Weersverwachting controleren
11
Definitieve deelnemerslijst maken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen verzamelen
3 personen
14
Routekaarten printen
15
Routepijlen voorbereiden
2 personen
16
Fietsen reparatieset pakken
17
Apparatuur opladen
18
Soep en beleg voorbereiden
3 personen
19
Startpunt opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Catering klaarzetten
3 personen
23
Routepijlen plaatsen
3 personen
24
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

25
Deelnemers registreren
3 personen
26
Fietsverlichting controleren
2 personen
27
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
28
Fietstocht begeleiden
3 personen
29
Rustpunt bemannen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Soep en brood serveren
3 personen
32
Nieuwjaarsborrel verzorgen
2 personen
33
Routepijlen verwijderen
3 personen
34
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

35
Catering opruimen
3 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
4 personen
39
Materialen afbreken
4 personen
40
Geleende materialen retourneren
2 personen
41
Deelnemers informeren over routefoto's

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Elektrische kookplatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Handmegafoon
Bluetoothspeaker

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 10
Reservefietslampenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 12
Routepijlenaantal 40
Routekaarthoudersaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Nieuwjaarsvlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Pijlenbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 2
Handvegersaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Proefrijd de volledige route minstens één keer en noteer kruisingen, smalle stukken en plekken waar routepijlen slecht zichtbaar zijn. Controleer ook of het rustpunt op de geplande afstand en het juiste tijdstip open is.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, telefoonnummer en ervaring met langere fietstochten uit. Maak uiterlijk enkele dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst en deel het routebestand nogmaals.
Verdeel vrijwilligers niet alleen over de start en finish, maar ook over routecontrole, registratie en het rustpunt. Geef iedereen vóór vertrek een korte instructie met taken, tijden en een bereikbaar telefoonnummer.
Controleer de route opnieuw in de laatste 48 uur, vooral na storm, vorst of werkzaamheden. Leg routepijlen pas kort voor de start en neem een alternatief traject mee als een doorgang niet veilig blijkt.
Werk de terugkomst als apart programmaonderdeel uit: zet tafels, stoelen, soep, bekers en warme dranken klaar voordat de eerste fietsers terug zijn. Laad apparatuur en powerbanks de avond ervoor op en houd een reparatieset, pomp en reservebinnenbanden bij de routeploeg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een nieuwjaarsfietstocht zijn?: Kies voor een tocht van ongeveer 20 tot 35 kilometer als er verschillende niveaus meedoen. Reken bij een rustig tempo op 2 tot 3 uur fietsen, exclusief een rustpauze van 20 tot 30 minuten.
Wanneer moet je een nieuwjaarsfietstocht organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de route, het rustpunt en de uitnodiging. Plan de proefrit uiterlijk 2 weken voor de tocht en controleer weer, route en deelnemerslijst opnieuw in de laatste 48 uur.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een nieuwjaarsfietstocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor elke 10 tot 15 deelnemers, plus iemand voor registratie en iemand voor catering. Bij kruisingen of een route met meerdere groepen zijn extra routebegeleiders nodig.
Wat serveer je na een nieuwjaarsfietstocht?: Voorzie per deelnemer van één kom soep, twee sneetjes brood met beleg en 2 tot 3 warme of koude drankjes. Zet dit klaar voordat de eerste groep terugkomt, zodat wachten bij de catering niet ontstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.