Organiser une sortie vélo du Nouvel An sans mauvaise surprise

Une sortie vélo du Nouvel An se prépare dans cet ordre : itinéraire, sécurité, inscriptions, ravitaillement, puis installation sur place. Testez le parcours avant d’inviter les participants et prévoyez un point de repos clairement réservé. Le jour venu, les bénévoles doivent savoir qui guide, qui ferme le groupe et qui gère les réparations. À l’arrivée, une soupe chaude, des boissons et un espace pour poser les manteaux évitent que la sortie ne se termine dans le froid et la confusion.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Tracer l’itinéraire
2 personnes
2
Effectuer un trajet d'essai
2 personnes
3
Réserver un point de repos
4
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
5
Inviter les participants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Partager le fichier d'itinéraire
10
Vérifier les prévisions météo
11
Établir la liste définitive des participants
12
Faire les courses
2 personnes
13
Rassembler le matériel
3 personnes
14
Imprimer les cartes d'itinéraire
15
Préparer les flèches de direction
2 personnes
16
Prendre le kit de réparation de vélos
17
Recharger les appareils
18
Préparer la soupe et la garniture
3 personnes
19
Monter le point de départ
4 personnes
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
23
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
24
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

25
Enregistrer les participants
3 personnes
26
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
27
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
28
Encadrer la sortie à vélo
3 personnes
29
Tenir le point de repos
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir la soupe et le pain
3 personnes
32
Organiser le cocktail du Nouvel An
2 personnes
33
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
34
Rassembler les objets trouvés

Suivi

35
Ranger le service traiteur
3 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Nettoyer le lieu
4 personnes
39
Démonter le matériel
4 personnes
40
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
41
Informer les participants sur les photos du parcours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Bol à soupeqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Louches de cuisine et de serviceqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 2
Plaques de cuisson électriquesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone à main
Enceinte Bluetooth

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 10
Lampes de vélo de rechangeqté 8
Cônes de signalisationqté 12
Flèches de directionqté 40
Supports de cartes de parcoursqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Drapeaux du Nouvel Anqté 6
Ballonsqté 60
Nappesqté 8
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Pinces à déchetsqté 2
Balais à mainqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire au moins une fois avant l’envoi des invitations, en vérifiant les passages dangereux, le dénivelé et la durée réelle. Prévoyez aussi une solution si la météo rend un tronçon impraticable.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la sortie. Demandez en même temps les allergies, les régimes alimentaires et un numéro de téléphone joignable le jour même.
Répartissez les bénévoles avant la veille : comptez au minimum une personne en tête, une personne en fin de groupe et une personne responsable du point de repos. Donnez-leur le fichier d’itinéraire et les consignes de sécurité.
Préparez le matériel de dépannage dans un sac facilement accessible, avec au moins une pompe, un kit de réparation, des chambres à air et des lampes de vélo de rechange. Rechargez les téléphones et batteries externes la veille.
Montez le départ et l’arrivée assez tôt pour tester les branchements, l’éclairage et le service de soupe. Prévoyez environ 30 à 45 minutes de marge avant l’accueil des participants, surtout si vous installez des tentes, des tables et des plaques électriques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie vélo du Nouvel An ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour une sortie avec plusieurs bénévoles, un point de repos et un repas chaud. Gardez les 5 à 7 derniers jours pour confirmer les participants, faire les courses et vérifier la météo.
Combien de bénévoles faut-il pour une sortie vélo du Nouvel An ?: Pour un petit groupe, prévoyez au moins 3 bénévoles : un en tête, un en fin de groupe et un au ravitaillement. Ajoutez 1 personne par tranche d’environ 15 à 20 cyclistes pour l’accueil, les croisements ou les réparations.
Quelle quantité de soupe prévoir par participant ?: Comptez 300 à 400 ml de soupe par personne, puis ajoutez une marge de 10 %. Pour 30 participants, préparez donc environ 10 à 13 litres afin de tenir compte des secondes et des pertes au service.
Quand faut-il vérifier la météo pour la sortie ?: Consultez les prévisions une première fois 3 jours avant, puis à nouveau la veille au soir. Si le vent, le verglas ou la visibilité rendent le parcours dangereux, informez les participants au plus tard le matin de la sortie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.