Zo organiseer je een nieuwjaarsborrel zonder last-minute stress
Begin een nieuwjaarsborrel niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en het programma. Daarna verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het definitieve aantal gasten en de hoeveelheden tijdig kunt bepalen. Plan vervolgens de inrichting, koeling, hapjes en dranken in een vaste volgorde. Op de dag zelf draait een goede voorbereiding vooral om koude dranken, duidelijke allergeneninformatie en een ruimte die vóór binnenkomst klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Herinnering versturen
- 7
Definitief aantal gasten tellen
- 8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Materialen ophalen
2 personen
- 11
Locatie en toiletten controleren
2 personen
- 12
Boodschappen koel opslaan
2 personen
- 13
Allergeneninformatie klaarleggen
- 14
Dranken sorteren
2 personen
- 15
Tafels opstellen
4 personen
- 16
Stoelen plaatsen
3 personen
- 17
Tafelkleden leggen
2 personen
- 18
Servies klaarzetten
3 personen
- 19
Buffettafels inrichten
3 personen
- 20
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 21
Dranken koud zetten
3 personen
- 22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 23
Versiering ophangen
3 personen
- 24
Verlichting aansluiten
2 personen
- 25
Muziek klaarzetten
- 26
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
- 27
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Event
- 28
Ontvangst gasten verzorgen
3 personen
- 29
Welkomstdrankjes schenken
3 personen
- 30
Hapjes serveren
3 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Buffet aanvullen
2 personen
- 33
Koffie en thee serveren
2 personen
- 34
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 35
Toiletten tussendoor controleren
- 36
Laatste ronde hapjes serveren
2 personen
- 37
Gasten uitgeleide doen
2 personen
Nazorg
- 38
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
- 39
Afval verzamelen
3 personen
- 40
Servies afwassen
3 personen
- 41
Locatie schoonmaken
4 personen
- 42
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 43
Versiering verwijderen
2 personen
- 44
Materialen inventariseren
2 personen
- 45
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 46
Afval wegbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Garderoberekkenaantal 2
- Buffettafelsaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 4
- Serveertraysaantal 6
- Serveerbestekaantal 8
- Schenkkanenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Flesopenersaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafeldecoratiesaantal 8
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- LED-kaarsenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stofzuiger
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodiging minimaal 3 weken vooraf en vraag om een uiterste aanmelddatum. Verstuur 5 tot 7 dagen voor de borrel een herinnering, zodat je het aantal gasten nog kunt bijstellen.
- Sluit de gastenlijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer daarna de boodschappen opnieuw en verzamel dieetwensen en allergeneninformatie op één duidelijk zichtbare plek bij het buffet.
- Zet dranken niet pas bij aanvang koud. Gebruik koelboxen of voldoende koeling en sorteer water, wijn en andere dranken vooraf, zodat helpers niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.
- Reserveer opbouwtijd vóór de gasten komen: reken minstens 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, servies, verlichting, muziek en versiering. Controleer ook toiletten, stopcontacten en verlengsnoeren voordat je de hapjes neerzet.
- Zet hapjes in serveerschalen met deksels klaar en gebruik aparte serveertrays en serveerbestek. Houd koffie en thee los van het borrelbuffet en bereid thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers op tijd voor.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een nieuwjaarsborrel organiseren?
- Reserveer de locatie en leg datum en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de borrel en sluit de aanmeldingen 3 dagen vooraf.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een nieuwjaarsborrel?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Tel daarnaast water, koffie en thee mee en pas de voorraad aan op de verwachte duur en het definitieve aantal gasten.
- Wanneer moet ik de hapjes en drankjes voorbereiden?
- Zet houdbare materialen en servies de dag ervoor klaar. Bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf voor, zet koude dranken enkele uren vooraf koud en plaats kwetsbare hapjes pas vlak voor de ontvangst op tafel.
- Hoe voorkom ik problemen met allergieën op een nieuwjaarsborrel?
- Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw zodra de gastenlijst 3 dagen vooraf definitief is. Leg allergeneninformatie zichtbaar bij het buffet en gebruik apart serveerbestek voor verschillende schalen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!