Zo organiseer je een motorrit zonder gedoe onderweg

Begin niet met de barbecue of uitnodiging, maar met een haalbare route en een duidelijke groepsindeling. Controleer daarna of je voor de startlocatie of route een vergunning nodig hebt en leg een tankstop vast. Rijd de route vooraf, markeer gevaarlijke punten en wijs een voorrijder, achterrijder en begeleiders aan. Pas wanneer die basis staat, verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en de praktische voorbereiding op de start- en eindlocatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevoorstel uitwerken
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Routevergunning controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Route digitaal uitwerken
2 personen
9
Route digitaal delen
10
Voorrijder aanwijzen
11
Achterrijder aanwijzen
12
Begeleiders indelen
2 personen
13
Tankstop vastleggen
14
Route vooraf rijden
2 personen
15
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemers herinneren
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Routekaarten printen
2 personen
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Barbecue voorbereiden
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Routeborden plaatsen
4 personen
28
Verkeerskegels plaatsen
2 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen

Event

32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Motoren opstellen
4 personen
34
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
35
Groepsrit begeleiden
6 personen
36
Tankstop begeleiden
4 personen
37
Routecommunicatie onderhouden
3 personen
38
Deelnemers bij aankomst opvangen
3 personen
39
Dranken serveren
3 personen
40
Barbecue bedienen
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Barbecue veilig uitdoven
2 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Partytenten afbreken
4 personen
48
Routeborden ophalen
3 personen
49
Verkeerskegels ophalen
2 personen
50
Terrein schoonmaken
4 personen
51
Afval afvoeren
2 personen
52
Materiaal reinigen
3 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Inschrijftafel

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Draagbare speaker
Megafoon
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Barbecuesaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4

Routeaanduiding

Routebordenaantal 20
Routekaartenaantal 60
Routebordstandaardsaantal 20
Klembordenaantal 4
Watervaste stiftenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

BBQ-tangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Emmersaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route vooraf en noteer gevaarlijke kruisingen, lastige bochten en plekken waar de groep uit elkaar kan vallen. Deel de digitale route uiterlijk enkele dagen voor vertrek en neem daarnaast geprinte routekaarten mee.
Plan minstens één tankstop op een plek waar de hele groep veilig kan wachten. Controleer vooraf of de locatie genoeg ruimte heeft voor het verwachte aantal motoren en geef deelnemers door wanneer ze met een volle tank aan de start moeten verschijnen.
Maak de groepsrollen uiterlijk een week voor de rit definitief: één voorrijder, één achterrijder en waar nodig extra begeleiders. Gebruik portofoons voor de organisatie en zorg dat iedereen weet wie hij moet volgen als de groep wordt gesplitst.
Stuur de herinnering niet alleen met starttijd, maar ook met startadres, route-informatie, tankafspraak en weersverwachting. Leg routeborden, standaards en watervaste stiften de dag ervoor klaar; dat voorkomt haast bij de inschrijving.
Richt de startlocatie in met een aparte inschrijftafel en voldoende ruimte voor koffie, gekoelde dranken en de barbecue. Tel per deelnemer één zitplaats, een herbruikbare beker en een bord mee, en houd EHBO-koffers, brandblussers en reflecterende hesjes direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een motorrit te organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf als je met een groep en een vaste startlocatie rijdt. Plan het vooraf rijden van de route uiterlijk 2 weken voor vertrek, zodat je nog tijd hebt om gevaarlijke punten, tankstops of wegwerkzaamheden aan te passen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een motorrit?: Wijs altijd minimaal een voorrijder en een achterrijder aan. Voeg vanaf ongeveer 15 deelnemers één of meer begeleiders toe, vooral wanneer de route veel kruisingen, meerdere groepen of complexe routeaanduiding bevat.
Wanneer moet ik de route van een motorrit delen?: Deel de digitale route zodra de deelnemerslijst redelijk vaststaat, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor vertrek. Print routekaarten en bereid routeborden uiterlijk de dag ervoor voor; neem een extra set kaarten mee voor wijzigingen onderweg.
Hoeveel drank en eten heb ik nodig voor een motorrit?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande pauzes. Voor de afsluiting tel je per deelnemer minimaal één portie barbecue-eten, één bord, één beker en één bestekset, plus extra voor dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.