Zo organiseer je een Motorrally zonder last-minute problemen

Begin een Motorrally niet met de boodschappen, maar met de route, locatie en veiligheidsvoorwaarden. Leg eerst de datum vast, bepaal tussenstops en proefrijd de volledige route voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna regel je vergunningen, verzekering, vrijwilligers en registratie. In de laatste week draait alles om controle: routewijzigingen, weersverwachting, routeborden, startnummers en de briefing. Zo weet iedereen op de dag zelf waar hij moet zijn en wat er van hem wordt verwacht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Route en tussenstops bepalen
3 personen
3
Route digitaal uitwerken
2 personen
4
Route proefrijden
3 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Locatie reserveren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Routewijzigingen controleren
2 personen
16
Vrijwilligersbriefing versturen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Startnummers en polsbandjes klaarleggen
2 personen
20
Routekaarten afdrukken
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Start- en finishgebied afzetten
3 personen
25
Routeborden plaatsen
4 personen
26
Tussenstop inrichten
3 personen
27
Informatietafel inrichten
2 personen
28
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
29
Catering voorbereiden
3 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

33
Deelnemers ontvangen
3 personen
34
Deelnemers registreren
3 personen
35
Startnummers uitdelen
2 personen
36
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
37
Rally officieel openen
38
Deelnemers gefaseerd laten vertrekken
3 personen
39
Vertrekregistratie bijhouden
2 personen
40
Tussenstop bemannen
3 personen
41
Dranken bij de tussenstop serveren
2 personen
42
Routeborden tussentijds controleren
2 personen
43
Finishregistratie bijhouden
2 personen
44
Aankomende deelnemers ontvangen
2 personen
45
Buffet en hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies en afval verzamelen
2 personen
48
Uitslag controleren
2 personen
49
Prijzen uitreiken
2 personen
50
Muziek en afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

51
Routeborden verzamelen
4 personen
52
Catering opruimen
3 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Partytenten afbreken
4 personen
55
Afval afvoeren
2 personen
56
Servies afwassen
2 personen
57
Locatie schoonmaken
3 personen
58
Materialen inventariseren
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
61
Routeborden en linten controleren
2 personen
62
Deelnemersfoto's delen
63
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 2

Route

Routepijlenaantal 45
Bevestigingsbandjesaantal 100
Routekaartenaantal 70
Waterdichte routehoezenaantal 50

Registratie

Startnummersaantal 70
Polsbandjesaantal 80
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Prijzenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Voedselcontainersaantal 12

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Proefrijd de route uiterlijk twee tot drie weken vooraf en noteer per tussenstop de bereikbaarheid, parkeerruimte en plek voor een korte pauze. Controleer daarna of de digitale route en de routekaarten exact overeenkomen.
Wacht niet met vergunningen en verzekering tot na de uitnodigingen. Controleer minimaal zes weken vooraf welke toestemming nodig is voor de route, start- en finishlocatie en eventuele verkeersbegeleiding.
Maak de registratie op tijd concreet: wijs startnummers toe, leg polsbandjes, clipboards en balpennen klaar en verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk zeven dagen voor vertrek. Vermeld daarin starttijd, route, tussenstops en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan vrijwilligers per taak en geef de briefing minstens 24 uur vooraf. Laat bij start, finish en iedere kritieke afslag iemand weten waar verkeerskegels, reflecterende hesjes, afzetlint en routepijlen liggen.
Doe de laatste controle 24 tot 48 uur vooraf: weersverwachting, routewijzigingen, gekoelde dranken, routeborden en waterdichte routehoezen. Zet partytenten, tafels, stoelen, verlichting en EHBO-koffers pas klaar zodra je weet dat de locatie toegankelijk is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Motorrally organiseren?: Begin minimaal acht weken vooraf met datum, locatie, route, vergunningen en verzekering. Reserveer de laatste twee weken voor proefrijden, deelnemersinformatie, vrijwilligersbriefing en materiaalcontrole.
Hoeveel tijd kost het om een Motorrally-route voor te bereiden?: Reken op één volledige dag voor het uitwerken en proefrijden van een route, plus twee tot vier uur om routekaarten, routepijlen en waterdichte routehoezen voor te bereiden. Plan daarnaast een controle binnen 48 uur voor de start.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een Motorrally?: Stuur de informatie uiterlijk zeven dagen voor de rally. Verstuur een korte update 24 tot 48 uur vooraf met de actuele weersverwachting, eventuele routewijzigingen, starttijd en verzamelplaats.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Motorrally?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de registratie, één voor de start, één voor de finish en één per kritieke routeplek of tussenstop. Voor een kleine rally kom je meestal uit op 5 tot 8 vrijwilligers; tel extra mensen op als start en finish tegelijk plaatsvinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.