Eine Motorradrallye Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Route mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und fahre sie anschließend vollständig ab. Prüfe dabei nicht nur die Fahrzeit, sondern auch Zwischenstopps, schwierige Abzweigungen und Stellen, an denen Wegweiser befestigt werden können.
• Kläre Genehmigungen und Versicherung, bevor du die Einladungen verschickst. Für die Anmeldung solltest du Startnummern, Armbänder, Ernährungswünsche und aktuelle Kontaktdaten zentral erfassen, damit am Start keine lange Suche entsteht.
• Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Rallye. Nenne darin Treffpunkt, Startzeit, Streckenlänge, Zwischenstopps, Verhalten bei Routenänderungen und eine Telefonnummer für den Veranstaltungstag.
• Briefe die Helfer spätestens 2 Tage vorher mit Einsatzort, Uhrzeit und Aufgabe. Teile mindestens eine Person für die Anmeldung, eine für den Start-Ziel-Bereich und weitere Helfer für Beschilderung, Verkehrssicherung und Zwischenstopps ein.
• Bereite am Vorabend Startnummern, Armbänder, Routenpläne, wasserdichte Hüllen und Schreibmaterial vor. Stelle Kühlboxen mit Getränken bereit und kontrolliere vor dem Aufbau Erste-Hilfe-Koffer, Warnwesten, Verkehrskegel, Absperrband und Feuerlöscher.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Motorradrallye organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Route, Location, Genehmigungen und Versicherung sollten mindestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein, damit noch Zeit für Änderungen bleibt.

Wie viele Helfer braucht man für eine Motorradrallye?

Für eine kleine Rallye solltest du mindestens 5 bis 8 Helfer einplanen. Zusätzlich zu Anmeldung und Start-Ziel-Bereich brauchst du Personen für Streckenhinweise, Verkehrssicherung und die Betreuung der Zwischenstopps.

Wann sollte man die Strecke einer Motorradrallye testen?

Fahre die komplette Strecke spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Rallye ab. Eine zweite kurze Prüfung 1 bis 2 Tage vorher hilft, Baustellen, Sperrungen und wetterbedingte Änderungen rechtzeitig zu erkennen.

Wie früh müssen die Teilnehmerinformationen verschickt werden?

Versende die vollständigen Informationen spätestens 7 Tage vor dem Start. Prüfe die Wettervorhersage und mögliche Routenänderungen zusätzlich 24 bis 48 Stunden vor der Veranstaltung und informiere die Teilnehmer sofort über Abweichungen.

Ähnliche Pläne

• Motorradrallye organisieren: die praktische Checkliste
• Was brauche ich für eine Motorradrallye?
• Einkaufsliste für den Tag der offenen Tür
• Exportmesse organisieren: die vollständige Checkliste