Zo organiseer je een motorbootrace

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de toestemming en veiligheid op het water. Regel eerst de wedstrijdvergunning, informeer de waterbeheerder en leg het parcours met start- en finishlocatie vast. Werk daarna de deelnemersvoorwaarden, veiligheidsposten en vrijwilligersbezetting uit. Pas wanneer die basis staat, open je de inschrijving en bestel je materiaal, catering en voorzieningen. Zo voorkom je dat je deelnemers werft voor een race die later door ontbrekende toestemming of reddingscapaciteit moet worden aangepast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdvergunning aanvragen
2
Waterbeheerder informeren
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Parcours vastleggen
2 personen
5
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
6
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startgelden controleren
12
Deelnemerslijst afsluiten
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Startindeling maken
2 personen
15
Vrijwilligers werven
16
Wedstrijdposten bemannen
2 personen
17
Rescueboot reserveren
18
Toiletten reserveren
19
Stroomvoorziening reserveren
20
Catering bestellen
2 personen
21
Prijzengeld en bekers regelen
22
Weersverwachting controleren
23
Wedstrijdcommunicatie versturen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materiaal controleren
3 personen
26
Startnummers klaarmaken
2 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Terrein afzetten
4 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
32
Cateringpunt inrichten
3 personen
33
Parcoursboeien uitzetten
4 personen
34
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
35
Wedstrijdposten inrichten
4 personen
36
Timingapparatuur installeren
2 personen
37
Geluid en omroep testen
2 personen
38
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
3 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Wedstrijdpapieren controleren
2 personen
44
Publiek informeren
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Deelnemersbriefing geven
3 personen
49
Veiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
50
Proefronde begeleiden
5 personen
51
Start eerste manche begeleiden
6 personen
52
Tussentijden registreren
3 personen
53
Parcours en boeien bewaken
4 personen
54
Start tweede manche begeleiden
6 personen
55
Pauze en catering verzorgen
3 personen
56
Finale begeleiden
6 personen
57
Eindklassement controleren
3 personen
58
Winnaars bekendmaken
2 personen
59
Prijzen uitreiken
3 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
62
Catering afbouwen
3 personen
63
Parcoursboeien binnenhalen
4 personen
64
Timingapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
66
Afval inzamelen
4 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Materiaal laden
4 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonaantal 2
portofoonsaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat

Sportmateriaal

Parcoursboeienaantal 20
Ankergewichtenaantal 20
Startlijn
Finishlijn
Startnummersaantal 40
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Vlaggenstokkenaantal 12
Reddingsboeienaantal 8
Werplijnenaantal 6
Reddingsvestenaantal 12
Waterschoenenaantal 8
Reservebrandblussersaantal 4
Jerrycansaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Windbestendige vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Prijzengeldbekersaantal 6
Podiumblokkenaantal 3

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Papierdispensersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de vergunning en het overleg met de waterbeheerder aan het begin van je voorbereiding. Leg het parcours pas definitief vast nadat duidelijk is waar wedstrijdposten, rescueboot, reddingsboeien en werplijnen komen.
Sluit de deelnemerslijst op een vast moment en gebruik die daarna voor startnummers en de startindeling. Controleer startgelden voordat je nummers, communicatie en wedstrijdschema definitief maakt.
Maak de veiligheidsbezetting concreet per post en per tijdstip. Reserveer naast een rescueboot ook portofoons, reddingsvesten, stopwatches en een megafoon; zonder duidelijke communicatie loopt een incident snel uit de hand.
Controleer stroom en techniek minimaal één keer vóór de wedstrijddag. Test de mobiele geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen samen met het aggregaat op de beoogde locatie.
Regel voorzieningen voor deelnemers en publiek niet als laatste: toiletten, partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken en herbruikbare bekers moeten op tijd op locatie zijn. Controleer de weersverwachting opnieuw en stuur de wedstrijdcommunicatie zodra tijden of veiligheidsafspraken wijzigen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een motorbootrace organiseren?: Begin minimaal enkele maanden vooraf met de wedstrijdvergunning, het overleg met de waterbeheerder en het veiligheidsplan. Houd daarna voldoende tijd over voor inschrijvingen, vrijwilligers, materiaal en een laatste controle van het parcours.
Wanneer leg je het parcours van een motorbootrace vast?: Leg het parcours vast nadat de waterbeheerder en vergunningverlenende partij duidelijkheid hebben gegeven over het gebruik van het water. Doe dit bij voorkeur ruim vóór de inschrijving, zodat deelnemersvoorwaarden en veiligheidsposten op dezelfde route zijn gebaseerd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een motorbootrace?: Dat hangt af van het aantal wedstrijdposten en de lengte van het parcours. Plan per post minimaal één verantwoordelijke en maak daarnaast een kleine reserveploeg voor wissels, ontvangst en onverwachte uitval.
Wanneer sluit je de deelnemerslijst voor een motorbootrace?: Kies vooraf een sluitingsdatum en sluit de lijst zodra je startindeling, startnummers en catering definitief moet maken. Controleer daarna de startgelden en stuur de wedstrijdcommunicatie met starttijd, locatie en veiligheidsafspraken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.