Een molenwandeling organiseren: zo pak je het aan

Begin een molenwandeling niet met hapjes of uitnodigingen, maar met de route en het molenbezoek. Leg eerst vast hoeveel kilometer je loopt, waar je start en eindigt en hoeveel tijd het bezoek kost. Controleer daarna toegankelijkheid, rustpunten en een alternatieve route. Pas als die basis klopt, regel je deelnemers, catering en routeaanduiding. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog moet improviseren met vervoer, weersomstandigheden of dieetwensen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute vastleggen
2 personen
2
Molenbezoek reserveren
3
Startlocatie reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
8
Alternatieve route bepalen
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Routebeschrijving opstellen
12
Contactgegevens delen
13
Route opnieuw nalopen
2 personen
14
Rustpunten controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Routekaarten printen
18
Deelnemers informeren
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Routebordjes plaatsen
2 personen
26
Informatietafel inrichten
2 personen
27
Verlichting ophangen
2 personen
28
Aanwezigheidslijst klaarleggen
29
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
30
Begeleiders instrueren
3 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Deelnemers registreren
2 personen
33
Welkomstkoffie serveren
2 personen
34
Route en veiligheidsregels uitleggen
35
Wandeling begeleiden
4 personen
36
Achterblijvers begeleiden
2 personen
37
Rustpunt bevoorraden
2 personen
38
Molenbezoek begeleiden
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Routebordjes verwijderen
2 personen
44
Eten en drinken opruimen
3 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Materialen drogen en opbergen
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Kleedjesaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Route en veiligheid

Routebordjesaantal 20
Pionnenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Routekaartenaantal 60
Klembordenaantal 4
Fluitjesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8
Paraplu'saantal 8

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Megafoon

Decoratie

Welkomstbord
Informatiebordenaantal 3
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route op basis van de totale looptijd en het molenbezoek. Reken naast de wandeling tijd voor ontvangst, uitleg en minstens één rustpunt; loop de route vooraf nog een keer na.
Reserveer startlocatie en molenbezoek voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag meteen naar openingstijden, groepsgrootte, parkeermogelijkheden en wat er gebeurt bij regen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en maak daarna een definitieve deelnemerslijst. Koop pas op basis daarvan drank, koffie, thee en hapjes, zodat je niet voor een onbekend aantal mensen inslaat.
Controleer de route op toegankelijkheid en bepaal vooraf een alternatief traject. Informeer deelnemers uiterlijk enkele dagen van tevoren over afstand, ondergrond, starttijd, contactgegevens en eventuele wijzigingen door het weer.
Zet routebordjes, pijlenstickers of pionnen niet pas bij vertrek neer. Leg ze vooraf klaar en controleer op de dag zelf alle afslagen; neem routekaarten, een EHBO-koffer en opgeladen portofoons of powerbanks mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een route voor een molenwandeling zijn?: Kies een afstand die past bij de deelnemers en plan het molenbezoek apart in. Reken voor een wandeltempo van ongeveer 4 kilometer per uur, plus 30 tot 60 minuten voor ontvangst, rust en uitleg.
Wanneer moet ik een molenbezoek reserveren?: Reserveer het bezoek voordat je de uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Vraag direct naar de maximale groepsgrootte en een alternatief bij slecht weer.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een molenwandeling?: Reken bij een wandeling van enkele uren op minimaal 0,5 liter drinken per persoon en extra koffie of thee bij start of aankomst. Neem bij warm weer koelboxen mee en plan minstens één drink- of rustpunt.
Wanneer informeer ik deelnemers over de route?: Stuur de definitieve routebeschrijving en deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wandeling. Vermeld de startlocatie, afstand, verwachte looptijd, toegankelijkheid, contactgegevens en wat er gebeurt bij regen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.