Zo organiseer je een molentocht zonder gedoe

Begin met de route: leg afstand, startpunt, finish en rustpunten vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer daarna vergunningen en meldingen en reserveer de locaties. Zodra de route volledig is verkend, kun je vrijwilligers, fietstechnische hulp en catering gericht regelen. Werk in de laatste week met een deelnemerslijst, routekaarten en routepakketten. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratiebalie, goed zichtbare routebordjes en bevoorrade rustpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Vergunning en meldingen controleren
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Route volledig verkennen
2 personen
9
Rustpunten vastleggen
2 personen
10
Vrijwilligers inplannen
11
Fietstechnische hulp regelen
12
Catering bestellen
13
Routekaarten voorbereiden
2 personen
14
Routebordjes controleren
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Routepakketten samenstellen
3 personen
19
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Registratiebalie inrichten
2 personen
24
Rustpunten bevoorraden
4 personen
25
Routebordjes plaatsen
4 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Geluidsapparatuur testen
2 personen
28
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

30
Deelnemers registreren
4 personen
31
Welkomstbriefing geven
2 personen
32
Groepen laten vertrekken
3 personen
33
Route en verkeerspunten controleren
3 personen
34
Rustpunten bemannen
6 personen
35
Dranken bijvullen
3 personen
36
Fietspech ondersteunen
2 personen
37
Finishers verwelkomen
3 personen
38
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
39
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
40
Gevonden voorwerpen registreren

Nazorg

41
Routebordjes ophalen
4 personen
42
Terrein afbouwen
6 personen
43
Servies en materialen afwassen
3 personen
44
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
45
Terrein schoonmaken
3 personen
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Fietsenrekkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Accuspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 80
Pionnenaantal 20
Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20
Routekaartenaantal 120

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Welkomspostersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Schenkbekersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routeverkenning uiterlijk twee weken voor vertrek. Controleer niet alleen de afstand, maar ook kruisingen, smalle passages, sanitaire mogelijkheden en plekken waar een rustpunt veilig kan staan.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk vijf dagen vooraf. Vermeld starttijd, verzamelpunt, afstand, route-instructies, wat deelnemers zelf meenemen en bij wie ze zich melden.
Zet per rustpunt minimaal één vrijwilliger in en maak vooraf een voorraadverdeling. Water, koffie, bekers en eventuele catering moeten vóór de eerste groep aankomt al klaarstaan.
Maak routepakketten en druk de deelnemerslijst uiterlijk de avond ervoor af. Leg routekaarten, eventuele praktische informatie en een duidelijke nummering per pakket bij de registratiebalie klaar.
Controleer routebordjes, fietsen en reparatiesets vóór het opbouwen. Plaats de bordjes pas nadat je de route nog één keer hebt nagelopen en wijs vrijwilligers aan die tijdens de tocht bereikbaar zijn voor pech of ontbrekende markering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een molentocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra de route en start- en finishlocatie vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de tocht.
Hoeveel rustpunten heb je nodig bij een molentocht?: Plan meestal één rustpunt per 20 tot 30 kilometer, afhankelijk van de zwaarte van de route en de deelnemers. Leg elk rustpunt uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat vrijwilligers en bevoorrading geregeld kunnen worden.
Wanneer controleer je de routebordjes voor een molentocht?: Controleer ze een eerste keer tijdens de routeverkenning en nogmaals 1 tot 2 dagen voor de tocht. Plaats de bordjes op de ochtend zelf of de avond ervoor, afhankelijk van toestemming en de kans op verplaatsing.
Wat regel je voor fietspech tijdens een molentocht?: Zorg per groep of routegedeelte voor een fietspomp en reparatieset en plan minstens één vrijwilliger met fietstechnische kennis. Noteer een bereikbaar telefoonnummer en controleer alle hulpmiddelen uiterlijk de dag voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.