Organiser une Tour du moulin sans rien laisser au hasard

Une Tour du moulin se prépare d’abord sur le parcours, pas autour du buffet. Commencez par fixer la distance, reconnaître chaque portion et vérifier les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les informations envoyées aux participants, les points de repos et les rôles des bénévoles. Les derniers contrôles concernent les vélos, la météo, la signalisation et l’installation du départ comme de l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les informations aux participants
8
Reconnaître tout l’itinéraire
2 personnes
9
Définir les espaces de repos
2 personnes
10
Planifier les bénévoles
11
Organiser une assistance technique pour vélos
12
Commander le catering
13
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
14
Vérifier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
15
Imprimer la liste des participants
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les dossiers de parcours
3 personnes
19
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
24
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
25
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Tester le matériel sonore
2 personnes
28
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
29
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

30
Enregistrer les participants
4 personnes
31
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
32
Faire partir les groupes
3 personnes
33
Vérifier le parcours et les points de circulation
3 personnes
34
Tenir les points de repos
6 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
36
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
37
Accueillir les finishers
3 personnes
38
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
39
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
40
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

41
Récupérer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
42
Démonter le site
6 personnes
43
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
44
Collecter et trier les déchets
3 personnes
45
Nettoyer le site
3 personnes
46
Rapporter le matériel
2 personnes
47
Ranger le stock restant
2 personnes
48
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 6
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Râteliers à vélosqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Enceintes sur batterieqté 2
Microphonesqté 2

Matériel de sport

Panneaux d’orientationqté 80
Cônesqté 20
Pompes à véloqté 4
Kits de réparationqté 4
Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20
Cartes d'itinéraireqté 120

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Affiches de bienvenueqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Thermosqté 8
Gobelets de serviceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Reconnaissez l’itinéraire au moins une fois dans son intégralité avant d’envoyer les invitations. Notez les endroits où installer les pauses, les panneaux et une assistance pour les vélos.
Verrouillez les autorisations et le lieu de départ-arrivée avant de traiter les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 2 semaines pour corriger un problème administratif ou logistique.
Envoyez aux participants la distance, l’horaire, le point de rendez-vous et les consignes pratiques au plus tard 5 jours avant la randonnée. Demandez en même temps les besoins alimentaires.
Préparez les ravitaillements en fonction du nombre d’inscrits et contrôlez les boissons la veille : elles doivent être refroidies avant l’ouverture. Prévoyez aussi des cartes d’itinéraire pour les participants et les bénévoles.
Le jour J, installez la signalisation avant l’arrivée des premiers cyclistes et gardez une personne au comptoir d’inscription. Faites un dernier contrôle météo, vélos, trousses de premiers secours et matériel de réparation 2 heures avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Tour du moulin ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour une organisation confortable. Ce délai permet de confirmer le parcours, les autorisations, le lieu, le catering, les bénévoles et les inscriptions.
Quand faut-il reconnaître le parcours d’une Tour du moulin ?: Faites une reconnaissance complète au plus tard 3 semaines avant l’événement, puis vérifiez les zones sensibles dans les 48 heures précédant le départ. Contrôlez notamment les travaux, la signalisation et l’accès aux points de repos.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations définitives 5 à 7 jours avant la Tour du moulin. Indiquez la distance, l’heure de rendez-vous, le lieu de départ-arrivée, les pauses, les consignes météo et le matériel conseillé.
Combien de temps avant le départ installer la zone d’accueil ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant le départ. Les tables, chaises, comptoir d’inscription, panneaux d’orientation, porte-vélos et ravitaillements doivent être prêts 30 minutes avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.