Zo organiseer je een matchrace zeilen

Een matchrace begint niet op het water, maar met een strak wedstrijdformat, geschikte zeilboten en een locatie die je tijdig reserveert. Leg daarna de vergunning, veiligheidsboot en wedstrijdbaan vast voordat je inschrijvingen opent. Werk met een duidelijke deelnemerslijst en publiceer het startrooster zodra de aanmeldingen definitief zijn. Op de wedstrijddag draait alles om een gecontroleerde haven, herkenbare botennummers, betrouwbare communicatie en een baan die vóór de eerste start is getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
4
Wedstrijdbaan uitzetten
2 personen
5
Zeilboten reserveren
6
Veiligheidsboot reserveren
7
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
9
Inschrijvingen openen
10
Sponsormateriaal verzamelen
2 personen
11
Prijzen en medailles bestellen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Deelnemerslijst afronden
15
Startrooster publiceren
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Zeilboten controleren
2 personen
19
Wedstrijdformulieren printen
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Haven en wal inspecteren
2 personen
22
Wedstrijdbaan opbouwen
4 personen
23
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
24
Botennummers aanbrengen
2 personen
25
Registratietafel opstellen
2 personen
26
Cateringtafel opstellen
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
28
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
29
Techniek en portofoons testen
2 personen
30
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen

Event

32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Welkomstbriefing geven
2 personen
34
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
35
Botentoewijzing bekendmaken
2 personen
36
Eerste wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
37
Tussenstanden registreren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
40
Finalerondes begeleiden
4 personen
41
Finish en uitslag controleren
3 personen
42
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
43
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Boten uit het water halen
4 personen
45
Wedstrijdbaan verwijderen
3 personen
46
Servies en glaswerk afwassen
2 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Materiaal controleren
2 personen
50
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
51
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Matchrace zeilbotenaantal 4
Veiligheidsboot
Wedstrijdboeienaantal 8
Ankersaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Startlijn
Finishlijn
Botennummersaantal 4
Reddingsvestenaantal 20
Werplijnenaantal 4
Peddelsaantal 4
Waterdichte opbergbakkenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Megafon
Marifoon
Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Bouwlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 40
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2

Decoratie

Routebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 6
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Tafelkledenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal hoeveel boten tegelijk varen, hoe de heats elkaar opvolgen en hoeveel tijd je tussen starts nodig hebt; dat bepaalt direct het aantal boten en de lengte van je dag.
Reserveer naast de matchrace zeilboten ook een veiligheidsboot en werk het veiligheidsplan uit vóór je vergunning aanvraagt. Controleer hoeveel reddingsvesten en werplijnen aan boord zijn en wie de veiligheidsboot bemant.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór de wedstrijd. Verzamel dan ook dieetwensen, maak het startrooster en print de wedstrijdformulieren, zodat wijzigingen niet meer aan de registratietafel hoeven te ontstaan.
Bouw de baan op vóór de deelnemers arriveren. Plaats wedstrijdboeien met ankers en ankerlijnen, controleer de start- en finishlijn vanaf het water en breng de botennummers aan voordat de eerste briefing begint.
Plan de walorganisatie als een apart onderdeel van de wedstrijddag. Zet de registratietafel onder een partytent, test portofoons en marifoon, en leg laptop, printer, verlengkabels en waterdichte opbergbakken droog klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel boten heb je nodig voor een matchrace zeilen?: Voor een matchrace heb je per gelijktijdige heat minimaal 2 identieke zeilboten nodig. Wil je meerdere teams tegelijk laten varen, vermenigvuldig je dat aantal met het aantal boten in één heat en reserveer je daarnaast een veiligheidsboot.
Wanneer moet je een wedstrijdvergunning voor matchrace aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra de locatie, het wedstrijdformat en de veiligheidsorganisatie vaststaan. Houd minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding aan, omdat aanpassingen aan baan, veiligheid of deelnemersaantallen invloed kunnen hebben op de aanvraag.
Hoe ver van tevoren stuur je uitnodigingen voor een matchrace?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 10 weken vóór de wedstrijddatum en geef inschrijvers minimaal 3 weken om te reageren. Sluit daarna de inschrijving, verwerk de aanmeldingen en publiceer het startrooster zodra de deelnemerslijst definitief is.
Wanneer zet je de wedstrijdbaan uit?: Zet de wedstrijdbaan op de wedstrijddag vóór de registratie en briefing uit, bij voorkeur 2 tot 3 uur vóór de eerste start. Controleer daarna vanaf het water de boeien, ankerlijnen, startlijn en finishlijn en pas de baan aan als wind of vaarverkeer dat nodig maakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.