Een massastartloop organiseren: zo pak je het aan

Begin bij de datum, route en beschikbare start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, verzekering, verkeersmaatregelen en medische ondersteuning voordat je de inschrijving opent. Deelnemers verwachten duidelijke informatie over route, starttijd, startnummers en bereikbaarheid. Plan bovendien ruim tijd voor vrijwilligers, materiaalcontrole en een laatste routecontrole: juist daar ontstaan op de dag zelf de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementdatum vastleggen
2 personen
2
Route definitief bepalen
3 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Verkeersplan uitwerken
2 personen
6
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
7
Start- en finishlocatie reserveren
8
Toiletten reserveren
9
Medische ondersteuning regelen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inschrijving openen
13
Routekaart publiceren
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Startnummers bestellen
17
Medaillevoorraad bestellen
18
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
19
Routecontrole uitvoeren
3 personen
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Aanmeldingen sluiten
22
Startlijst afdrukken
2 personen
23
Startnummers sorteren
3 personen
24
Vrijwilligersinstructies afdrukken
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Routeborden controleren
2 personen
28
Weersverwachting controleren
29
Start- en finishterrein opbouwen
8 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Startboog plaatsen
3 personen
33
Finishboog plaatsen
3 personen
34
Routepijlen plaatsen
6 personen
35
Afzethekken plaatsen
4 personen
36
Verkeersposten inrichten
4 personen
37
Inschrijftafels inrichten
3 personen
38
Startnummers klaarleggen
3 personen
39
Waterpunten inrichten
4 personen
40
EHBO-punt inrichten
2 personen
41
Geluidsinstallatie testen
2 personen
42
Catering voorbereiden
4 personen
43
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

44
Inschrijftafel bemannen
4 personen
45
Startnummers uitdelen
4 personen
46
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
47
Startbriefing geven
2 personen
48
Massastart begeleiden
6 personen
49
Verkeersposten bemannen
8 personen
50
Routeposten bemannen
8 personen
51
Water uitdelen
4 personen
52
Tussentijden registreren
2 personen
53
Finishers registreren
4 personen
54
Medaille uitreiken
3 personen
55
EHBO-post bemannen
2 personen
56
Omroepberichten verzorgen
2 personen
57
Dranken bijvullen
3 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Deelnemers informeren
2 personen
60
Verkeersposten afmelden
2 personen
61
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
62
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
63
Finishgebied afsluiten
4 personen

Nazorg

64
Routeborden ophalen
6 personen
65
Afzethekken verwijderen
4 personen
66
Tenten afbreken
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Terrein schoonmaken
5 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Route op schade controleren
2 personen
74
Uitslagen publiceren
75
Deelnemers bedanken
76
Gevonden voorwerpen verwerken
77
Facturen controleren
78
Vergunningen administratief afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Inschrijftafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Veiligheidsspeldenaantal 800
Finishermedaillesaantal 350
Routepijlenaantal 80
Kilometermarkersaantal 15
Startboog
Finishboog
Afzethekkenaantal 30
Pionnenaantal 40
Lintenaantal 10
Startpistool
Stopwatchesaantal 6
Stappentellersaantal 4
Drinkdispensersaantal 8
Koelboxenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 20
Walkietalkiesaantal 12
Fluorvestenaantal 25
Regenschermenaantal 8
Prijstrofeeënaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenaantal 20
Bannersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Herbruikbare bordenaantal 350
Herbruikbaar bestekaantal 350
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Afwasteilaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaaksponsjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg definitief vast en stem het verkeersplan af voordat je inschrijvingen opent. Controleer de route daarna nogmaals kort voor de loop en test of routepijlen, kilometermarkers, pionnen en afzethekken logisch zichtbaar staan.
Regel vergunningen, verzekering en het veiligheidsplan niet pas na de promotie. Voorzie onderweg medische ondersteuning, EHBO-koffers, nooddekens, walkietalkies en herkenbare fluorvesten; maak vooraf duidelijk wie bij een incident beslist.
Maak per vrijwilliger een taak en een meldtijd. Druk de instructies uiterlijk de dag ervoor af en plan extra mensen voor inschrijving, startnummers, verkeersposten, drinkpunten en de finish.
Sluit de inschrijving op een vast moment en verwerk dieetwensen of andere deelnemersinformatie direct. Sorteer startnummers vooraf op nummer of naam, leg veiligheidsspelden klaar en houd een aparte lijst voor wijzigingen op de wedstrijddag.
Test startboog, finishboog, geluidsinstallatie, draadloze microfoons en startpistool vóór de deelnemers arriveren. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen, drinkdispensers, koelboxen en de stroomvoorziening; zonder deze test kost een klein technisch probleem direct starttijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een massastartloop organiseren?: Begin minimaal 12 tot 16 weken vooraf met datum, route, locatie, vergunningen en veiligheidsplan. Open de inschrijving pas wanneer route en praktische randvoorwaarden voldoende vaststaan. Reserveer medische ondersteuning, toiletten en verkeersregelaars zo vroeg mogelijk.
Wanneer moet je de inschrijving voor een massastartloop sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 5 tot 7 dagen voor de start, afhankelijk van je levertijd voor startnummers en medailles. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken, de startlijst af te drukken en nummers te sorteren. Communiceer de sluitingsdatum vanaf het moment dat de inschrijving opent.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een massastartloop?: Reken naast de organisatiekern op minimaal één vrijwilliger per verkeers- of routepost en extra mensen voor inschrijving, start, finish en drinkpunten. Tel daar 10 tot 15 procent reserve bij op voor uitval of onverwachte drukte. Geef iedereen vooraf een taak, locatie, telefoonnummer en meldtijd.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een massastartloop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de loop en herhaal de belangrijkste punten de dag ervoor. Vermeld starttijd, locatie, route, bereikbaarheid, parkeren, startnummer, materiaal en contactgegevens. Werk de informatie bij als route of verkeersmaatregelen nog wijzigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.