Organiser une course de départ en masse, étape par étape
Une course avec un départ en masse se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’installation de l’arche de départ. Commence par fixer la date, valider l’itinéraire et obtenir les autorisations, puis construis les plans de circulation et de sécurité. Les inscriptions, les bénévoles, le chronométrage et le ravitaillement viennent ensuite. La dernière semaine sert surtout à vérifier le parcours, trier les dossards et transmettre des consignes précises à chaque participant et bénévole.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date de l'événement
2 personnes
- 2
Définir définitivement l'itinéraire
3 personnes
- 3
Demander les autorisations
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
- 6
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
- 7
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
- 8
Réserver les toilettes
- 9
Organiser l'assistance médicale
- 10
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 11
Envoyer les invitations
2 personnes
- 12
Ouvrir les inscriptions
- 13
Publier la carte du parcours
- 14
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 15
Recueillir les besoins alimentaires
- 16
Commander les dossards
- 17
Commander le stock de médailles
- 18
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
- 19
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
- 20
Envoyer les informations aux participants
- 21
Clôturer les inscriptions
- 22
Imprimer la liste de départ
2 personnes
- 23
Trier les dossards
3 personnes
- 24
Imprimer les consignes des bénévoles
- 25
Rassembler le matériel
3 personnes
- 26
Faire les courses
3 personnes
- 27
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
- 28
Vérifier les prévisions météo
- 29
Monter la zone de départ et d’arrivée
8 personnes
- 30
Installer les tentes de fête
4 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 32
Installer l’arche de départ
3 personnes
- 33
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
- 34
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
- 35
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
- 36
Aménager les postes de circulation
4 personnes
- 37
Installer les tables d'inscription
3 personnes
- 38
Préparer les dossards
3 personnes
- 39
Installer des points d'eau
4 personnes
- 40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
- 41
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 42
Préparer le service traiteur
4 personnes
- 43
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 44
Tenir la table d’inscription
4 personnes
- 45
Distribuer les dossards
4 personnes
- 46
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
- 47
Faire le briefing de départ
2 personnes
- 48
Encadrer le départ en masse
6 personnes
- 49
Tenir les postes de circulation
8 personnes
- 50
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
- 51
Distribuer de l'eau
4 personnes
- 52
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
- 53
Enregistrer les arrivants
4 personnes
- 54
Remettre la médaille
3 personnes
- 55
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
- 56
Gérer les annonces
2 personnes
- 57
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 59
Informer les participants
2 personnes
- 60
Désaffecter les postes de circulation
2 personnes
- 61
Accompagner les derniers participants
3 personnes
- 62
Assurer la remise des prix
3 personnes
- 63
Fermer la zone d’arrivée
4 personnes
Suivi
- 64
Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
- 65
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
- 66
Démonter les tentes
4 personnes
- 67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 68
Rassembler les déchets
4 personnes
- 69
Faire la vaisselle
3 personnes
- 70
Nettoyer le site
5 personnes
- 71
Inventorier le matériel
2 personnes
- 72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 73
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes
- 74
Publier les résultats
- 75
Remercier les participants
- 76
Traiter les objets trouvés
- 77
Vérifier les factures
- 78
Clôturer administrativement les autorisations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 40
- Tables d’inscriptionqté 3
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Numéros de départqté 350
- Épingles de sûretéqté 800
- Médailles de finisherqté 350
- Flèches de directionqté 80
- Marqueurs kilométriquesqté 15
- Arche de départ
- Arche d'arrivée
- Barrières de sécuritéqté 30
- Cônesqté 40
- Rubansqté 10
- Pistolet de départ
- Chronomètresqté 6
- Podomètresqté 4
- Distributeurs de boissonsqté 8
- Glacièresqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures de survieqté 20
- Talkies-walkiesqté 12
- Gilets fluorescentsqté 25
- Parapluiesqté 8
- Trophéesqté 6
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 8
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimantesqté 2
- Téléphones portablesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Drapeauxqté 20
- Bannièresqté 8
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 10
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 500
- Assiettes réutilisablesqté 350
- Couverts réutilisablesqté 350
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 6
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Louchesqté 8
- Conteneurs réfrigérésqté 4
- Bac à vaisselleqté 3
Nettoyage
- Balaiqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Éponges de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Valide l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois un contrôle complet du parcours quelques jours avant la course pour repérer les travaux, obstacles, panneaux manquants et zones où des barrières ou des cônes seront nécessaires.
- Ne laisse pas les autorisations et l’assurance pour le dernier mois. Lance ces démarches dès que la date et le parcours sont suffisamment définis, car un changement administratif peut obliger à modifier la circulation ou le point de départ.
- Dimensionne l’accueil à partir du nombre d’inscrits attendu. Prépare les tables d’inscription, les dossards triés, les épingles et la liste de départ au plus tard la veille afin d’éviter une file au retrait des dossards.
- Donne à chaque bénévole une mission et un emplacement précis. Imprime les consignes, distribue les gilets fluorescents et vérifie que les équipes disposent de talkies-walkies lorsque les points du parcours ne sont pas visibles les uns des autres.
- Prépare le départ et l’arrivée comme deux zones séparées. Installe la sonorisation, les barrières, les indications directionnelles, les boissons, les trousses de premiers secours et les médailles avant l’arrivée des participants, puis teste les microphones et les chronomètres.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course de départ en masse ?
- Prévois au moins 3 à 6 mois pour une course sur voie publique. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer l’assurance, de réserver les espaces, de recruter les bénévoles et de commander les dossards et médailles.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une course ?
- Ouvre-les seulement après validation du parcours, des règles de sécurité et des informations pratiques. Ferme les inscriptions environ 7 à 10 jours avant le départ si tu dois imprimer une liste définitive et préparer les dossards à l’avance.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course avec départ en masse ?
- Pour une petite course, compte au minimum 1 bénévole par point de circulation ou zone sensible, plus une équipe pour l’accueil, l’arrivée et le ravitaillement. Ajoute une réserve d’environ 10 % pour remplacer les absents le jour J.
- Que faut-il vérifier la veille d’une course ?
- Vérifie le parcours, les barrières, les cônes, les flèches, les radios, la sonorisation, les toilettes, les trousses de secours et les boissons. Termine aussi le tri des dossards et prépare les consignes des bénévoles au plus tard la veille au soir.
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