Zo organiseer je een mannenloop zonder gaten in de planning

Begin met de route, afstand en start- en finishlocatie. Controleer daarna direct welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn; die bepalen vaak je verdere planning. Regel vervolgens EHBO, vrijwilligers, inschrijvingen en eventuele sponsoren. In de laatste weken verschuift de aandacht naar deelnemerslijsten, startnummers, routeborden, startpakketten en een duidelijke briefing. Zo voorkom je dat veiligheid en logistiek pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Benodigde vergunning controleren
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
EHBO-bezetting vastleggen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier openen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Startnummers ontwerpen
11
Medailleontwerp afronden
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Route inspecteren
2 personen
15
Verkeersregelaars indelen
2 personen
16
Reserveringen bevestigen
17
Startnummers afdrukken
2 personen
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Vrijwilligersinstructies maken
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Startpakketten samenstellen
4 personen
24
Routeborden sorteren
2 personen
25
Hesjes en portofoons opladen
2 personen
26
Startgebied afzetten
4 personen
27
Finishboog opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Waterpost inrichten
3 personen
31
EHBO-tafel inrichten
2 personen
32
Routepijlen plaatsen
4 personen
33
Verkeersposten markeren
3 personen
34
Geluid en microfoon testen
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Laatste routecontrole uitvoeren
3 personen
42
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
43
Welkomstwoord verzorgen
44
Hardloopwedstrijd starten
3 personen
45
Verkeersposten bemannen
8 personen
46
Deelnemers op route begeleiden
6 personen
47
Tijden registreren
2 personen
48
Water uitdelen
4 personen
49
EHBO-post bemannen
2 personen
50
Finishers opvangen
4 personen
51
Medaille uitdelen
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Winnaars huldigen
3 personen
56
Deelnemers informeren over uitslagen
2 personen
57
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

59
Start- en finishgebied afbouwen
5 personen
60
Routeborden verwijderen
4 personen
61
Verkeersmaterialen verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Uitslagen publiceren
69
Deelnemers bedanken
2 personen
70
Startnummers archiveren
71
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Finishmedaillesaantal 180
Routepijlenaantal 45
Routebordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 12
Lintenaantal 6
Pionnenaantal 30
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 8
Fluitjesaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
Portofoonsaantal 10
Megafoon
Medaillelintenaantal 180
EHBO-kofferaantal 2
IJscompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 100
Pleisterdoosaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Geluidsbox
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 3
Handlampenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Startfinishlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 8
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en afstand eerst vast en inspecteer het parcours later opnieuw. Controleer daarbij kruisingen, smalle stukken en plekken waar routepijlen, pionnen of afzethekken nodig zijn.
Start minimaal 8 weken vooraf met vergunningen, verkeersmaatregelen en het reserveren van start- en finishlocaties. Zonder goedgekeurde verkeersafzetting kunnen verkeersregelaars en routeborden te laat worden ingepland.
Plan EHBO en vrijwilligers per taak, niet alleen per persoon. Maak bijvoorbeeld aparte indelingen voor inschrijving, routeposten, verkeersregeling, finish en het uitdelen van medailles.
Open de inschrijving zodra route, afstand en praktische informatie vaststaan. Verzamel dieetwensen meteen en druk deelnemerslijst en startnummers pas af nadat de inschrijving is gesloten of een duidelijke deadline heeft bereikt.
Controleer 24 tot 48 uur vooraf de weersverwachting en laad portofoons, telefoon, geluidsbox en andere apparatuur op. Sorteer routeborden, hesjes, medaillelinten en startpakketten per locatie, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mannenloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Plan vergunningen, verkeersmaatregelen en locaties als eerste; reserveer de laatste 2 weken voor route-inspectie, deelnemerscommunicatie en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een mannenloop?: Dat hangt af van route en deelnemersaantal, maar plan naast de organisatie minimaal één vrijwilliger per routepost of verkeerspunt en een apart team voor start en finish. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet je startnummers en medailles regelen?: Rond het ontwerp van startnummers en medaille uiterlijk 4 weken vooraf af. Bestel of verzamel daarna de materialen en stel de startpakketten in de laatste week samen, nadat de deelnemerslijst grotendeels vaststaat.
Wanneer controleer je de route van een mannenloop?: Doe een eerste controle zodra de route is vastgelegd en een tweede inspectie 3 tot 7 dagen voor de loop. Controleer dan opnieuw wegwerkzaamheden, obstakels, bewegwijzering en de plekken waar verkeersmaatregelen nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.