Comment organiser une course masculine sans rien oublier

Une course masculine se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions, la sécurité et la logistique du jour J. Commencez par fixer la distance, les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez les mesures de circulation nécessaires. Prévoyez ensuite les secours, les bénévoles et le balisage. Les dernières semaines servent surtout à traiter les inscriptions, imprimer les dossards et composer les kits de démarrage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier le permis requis
4
Demander des mesures de circulation
5
Assurer la présence des secours
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Concevoir les dossards
11
Finaliser le design de la médaille
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Inspecter le parcours
2 personnes
15
Répartir les signaleurs
2 personnes
16
Confirmer les réservations
17
Imprimer les dossards
2 personnes
18
Imprimer la liste des participants
19
Rédiger les consignes pour les bénévoles
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Composer les kits de démarrage
4 personnes
24
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
25
Recharger les gilets et les talkies-walkies
2 personnes
26
Balisage de la zone de départ
4 personnes
27
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Aménager le point d’eau
3 personnes
31
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
33
Signaler les postes de circulation
3 personnes
34
Tester le son et le micro
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Inscrire les bénévoles
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Effectuer le dernier contrôle de l’itinéraire
3 personnes
42
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
43
Assurer le mot de bienvenue
44
Lancer la course
3 personnes
45
Tenir les postes de circulation
8 personnes
46
Accompagner les participants sur le parcours
6 personnes
47
Enregistrement des horaires
2 personnes
48
Distribuer de l'eau
4 personnes
49
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
50
Accueillir les finisseurs
4 personnes
51
Remettre la médaille
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Récompenser les gagnants
3 personnes
56
Informer les participants des résultats
2 personnes
57
Accompagner les derniers participants
3 personnes
58
Rassembler les objets trouvés

Suivi

59
Démonter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
60
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
61
Rassembler le matériel de circulation
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Remercier les participants
2 personnes
70
Archiver les dossards
71
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Flèches de directionqté 45
Panneaux de directionqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Rubansqté 6
Cônesqté 30
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Siffletsqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Rubans de médailleqté 180
Trousse de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Couvertures de survieqté 12
Gants jetablesqté 100
Trousse de premiers soinsqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Enceinte
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 3
Lampes de pocheqté 6
Téléphone mobileqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Ruban de départ et d’arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 8
Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : notez la distance, les points dangereux et le nombre de signaleurs nécessaires à chaque carrefour.
Lancez les inscriptions uniquement après avoir confirmé le lieu de départ et d’arrivée, les autorisations et les mesures de circulation. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la course.
Donnez à chaque bénévole une consigne écrite indiquant son emplacement, son horaire et le numéro à appeler en cas de problème. Distribuez les gilets et les talkies-walkies avant le briefing.
Préparez les dossards, la liste des participants et les kits de démarrage au plus tard la veille. Gardez une marge d’au moins 5 % pour les erreurs d’impression ou les inscriptions de dernière minute.
Vérifiez la météo 48 heures puis 6 heures avant le départ. Rechargez les talkies-walkies, téléphones et stations de recharge, et regroupez les panneaux, flèches, cônes et barrières par zone du parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course masculine ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course avec parcours extérieur. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, réserver les lieux, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le départ. Fixez une clôture au moins 7 jours avant l’événement afin d’imprimer les dossards et la liste des participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir sur le parcours ?: Prévoyez au minimum 1 signaleur par carrefour ou point à risque, puis ajoutez 2 à 4 personnes pour le départ, l’arrivée et l’accueil. Le nombre exact dépend de la distance et des mesures de circulation demandées.
Quand préparer le matériel de la course ?: Rassemblez le matériel 2 à 3 jours avant, puis triez les panneaux, cônes et barrières par secteur la veille. Composez les kits de démarrage et rechargez les équipements électroniques avant l’arrivée des participants.

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