Zo organiseer je een LHBTQ+-kampeerweekend

Begin niet met het programma, maar met het terrein, de groepsaccommodatie en de voorwaarden van de locatie. Daarna verzamel je via het aanmeldformulier dieetwensen, toegankelijkheidswensen, contactgegevens en vervoersbehoeften. Pas wanneer het aantal deelnemers redelijk vaststaat, maak je de groepsindeling, bestel je boodschappen en bevestig je workshops, spelactiviteiten en muziek. Plan vóór vertrek een controle van kampeermateriaal, techniek en het veiligheidsplan; juist daar ontstaan vaak last-minute problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerterrein reserveren
2
Groepsaccommodatie bevestigen
3
Vergunningen controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toegankelijkheidswensen verzamelen
9
Contactgegevens deelnemers controleren
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Vervoersmogelijkheden inventariseren
12
Carpoolindeling maken
2 personen
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
15
Spelactiviteiten selecteren
2 personen
16
Muziekprogramma samenstellen
17
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
18
Contactpersoon terrein bevestigen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen bestellen
2 personen
21
Kampeermateriaal controleren
2 personen
22
Techniek testen
2 personen
23
Naamkaartjes maken
2 personen
24
Groepsindeling maken
2 personen
25
Boodschappen ophalen
3 personen
26
Verse producten koelen
2 personen
27
Materialen inladen
3 personen
28
Route en adres delen

Event

29
Terrein inspecteren
3 personen
30
Kampeerplaatsen markeren
3 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Welkomstbalie inrichten
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Licht en stroom aansluiten
2 personen
36
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Lunch voorbereiden
4 personen
39
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
40
Infoborden plaatsen
2 personen
41
Registratietafel bemannen
2 personen
42
Deelnemers verwelkomen
3 personen
43
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
45
Openingsmoment begeleiden
2 personen
46
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
47
Workshop begeleiden
3 personen
48
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
49
Avondmaaltijd serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Muziekavond begeleiden
3 personen
52
Nachtverlichting controleren
2 personen
53
Ontbijt voorbereiden
4 personen
54
Ontbijt serveren
3 personen
55
Ochtendwandeling begeleiden
2 personen
56
Kampvuursessie voorbereiden
3 personen
57
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
58
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
59
Creatieve workshop begeleiden
3 personen
60
Sport- en spelmiddag begeleiden
4 personen
61
Kampvuur veilig aansteken
2 personen
62
Barbecue voorbereiden
5 personen
63
Barbecue serveren
4 personen
64
Karaoke begeleiden
3 personen
65
Nachtelijke rust bewaken
2 personen
66
Ochtendkoffie verzorgen
2 personen
67
Ontbijt opruimen
3 personen
68
Afsluitende activiteit begeleiden
3 personen
69
Vertrekregistratie uitvoeren
2 personen
70
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
71
Tentplaatsen controleren
3 personen
72
Afval verzamelen
4 personen

Nazorg

73
Partytenten afbreken
4 personen
74
Meubilair terugplaatsen
4 personen
75
Techniek demonteren
2 personen
76
Keuken schoonmaken
4 personen
77
Sanitair schoonmaken
3 personen
78
Terrein schoonmaken
5 personen
79
Voorraad sorteren
2 personen
80
Geleende spullen retourneren
2 personen
81
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
82
Verloren voorwerpen registreren
83
Bedankbericht versturen
84
Foto's veilig delen
85
Borg en facturen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 6
Loungekussensaantal 30
Tafelkledenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Scharen voor taartaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Gasbarbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 4
Grilltangenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Snijplanken voor broodaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Projectiescherm
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Walkietalkiesaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Pridevlaggenaantal 12
Progressvlaggenaantal 6
Papieren slingersaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Stiftenaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalnet
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Spelkaartenaantal 8
Bordspellenaantal 10
Yoga mattenaantal 20
Knutselsetsaantal 6
Karaokescherm
Kampvuurroosteraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein en bevestig de groepsaccommodatie zodra je de gewenste weekenddata hebt. Controleer daarna direct vergunningen, geluidsregels, barbecuevoorwaarden en wie op het terrein het aanspreekpunt is.
Open het aanmeldformulier met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 3 weken voor vertrek. Vraag naast contactgegevens ook naar dieetwensen, toegankelijkheidswensen en vervoer, zodat je carpoolindeling en slaap- of groepsindeling niet op aannames baseert.
Maak het programma pas definitief nadat het aantal deelnemers bekend is. Bevestig workshopbegeleiders, selecteer spelactiviteiten en stem het muziekprogramma af op de beschikbare techniek; test microfoon, mengpaneel, Bluetoothspeakers en verlengkabels vooraf.
Werk een veiligheidsplan uit met een bereikbaar contactpersoon van het terrein en een duidelijke route voor incidenten. Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur voor vertrek en bepaal vooraf waar partytenten, tafels en stoelen komen bij regen.
Bestel boodschappen op basis van het definitieve deelnemersaantal en haal ze pas op nadat koelboxen, gasbarbecues, gasflessen, servies en keukenmateriaal zijn gecontroleerd. Tel herbruikbare bekers, borden en bestek vóór het weekend, want tekorten vallen meestal pas tijdens de eerste maaltijd op.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een LHBTQ+-kampeerweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met het kampeerterrein, de groepsaccommodatie en vergunningen. Open het aanmeldformulier uiterlijk 8 weken voor vertrek, zodat je daarna vervoer, programma en boodschappen kunt afronden.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een kampeerweekend?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor vertrek. Dan heb je nog tijd om dieet- en toegankelijkheidswensen te verwerken, contactgegevens te controleren en de groepsindeling en carpoolindeling te maken.
Hoeveel tijd kost het om het programma van een kampeerweekend rond te krijgen?: Reserveer minstens 2 weken voor het definitief maken van het programma. Begeleiders, spelactiviteiten en muziek moeten dan nog worden bevestigd en de techniek moet vóór het weekend getest kunnen worden.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een kampeerweekend?: Controleer de verwachting 48 uur voor vertrek en nogmaals op de ochtend van aankomst. Gebruik die informatie om partytenten, tafels, stoelen, kledingrekken en het programma aan te passen; spreek vooraf af wie dat beslist.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.