Ein LGBTQ+-Campingwochenende Schritt für Schritt organisieren

Bei einem LGBTQ+-Campingwochenende greifen Übernachtung, Anreise, Programm und Schutzkonzept ineinander. Beginne mit Campingplatz und Gruppenunterkunft, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Barrierefreiheitsanforderungen und Transportdaten. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Technik, Einkäufe und Campingausrüstung und verschickst alle Teilnehmerinformationen gesammelt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Campingplatz reservieren
2
Gruppenunterkunft bestätigen
3
Genehmigungen prüfen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
9
Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen
2 Personen
10
Teilnehmerinformationen versenden
11
Transportmöglichkeiten erfassen
12
Fahrgemeinschaften einteilen
2 Personen
13
Programm finalisieren
2 Personen
14
Workshopleiter bestätigen
2 Personen
15
Spielaktivitäten auswählen
2 Personen
16
Musikprogramm zusammenstellen
17
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
18
Ansprechpartner vor Ort bestätigen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Einkäufe bestellen
2 Personen
21
Campingausrüstung prüfen
2 Personen
22
Technik testen
2 Personen
23
Namensschilder erstellen
2 Personen
24
Gruppen einteilen
2 Personen
25
Einkäufe abholen
3 Personen
26
Frische Produkte kühlen
2 Personen
27
Materialien einladen
3 Personen
28
Route und Adresse teilen

Event

29
Gelände inspizieren
3 Personen
30
Campingplätze markieren
3 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Empfangstresen einrichten
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Licht und Strom anschließen
2 Personen
36
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
38
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
39
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
40
Infotafeln aufstellen
2 Personen
41
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
42
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
43
Campingplätze zuweisen
2 Personen
44
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
45
Eröffnungsakt begleiten
2 Personen
46
Kennenlernspiel anleiten
2 Personen
47
Workshop begleiten
3 Personen
48
Abendessen zubereiten
5 Personen
49
Abendessen servieren
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Musikabend begleiten
3 Personen
52
Nachtbeleuchtung kontrollieren
2 Personen
53
Frühstück vorbereiten
4 Personen
54
Frühstück servieren
3 Personen
55
Morgenwanderung begleiten
2 Personen
56
Lagerfeuersession vorbereiten
3 Personen
57
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
58
Mittagsbuffet auffüllen
2 Personen
59
Kreativen Workshop begleiten
3 Personen
60
Sport- und Spielnachmittag begleiten
4 Personen
61
Lagerfeuer sicher anzünden
2 Personen
62
Grill vorbereiten
5 Personen
63
Barbecue servieren
4 Personen
64
Karaoke moderieren
3 Personen
65
Nachtruhe bewachen
2 Personen
66
Morgenkaffee bereitstellen
2 Personen
67
Frühstück aufräumen
3 Personen
68
Abschlussaktivität betreuen
3 Personen
69
Abfahrtsregistrierung durchführen
2 Personen
70
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
71
Zeltplätze überprüfen
3 Personen
72
Abfall sammeln
4 Personen

Nachbereitung

73
Partyzelte abbauen
4 Personen
74
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
75
Technik abbauen
2 Personen
76
Küche reinigen
4 Personen
77
Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
78
Gelände reinigen
5 Personen
79
Vorräte sortieren
2 Personen
80
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
81
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
82
Verlorene Gegenstände erfassen
83
Dankesnachricht versenden
84
Fotos sicher teilen
85
Kaution und Rechnungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
BiertischeAnz. 6
LoungekissenAnz. 30
TischdeckenAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
KuchengabelnAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
GasgrillsAnz. 3
GasflaschenAnz. 4
GrillzangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
Schneidebretter für BrotAnz. 4

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
Projektionsleinwand
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 6
WerkzeugkistenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
StirnlampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

Pride-FlaggenAnz. 12
Progress-FahnenAnz. 6
PapiergirlandenAnz. 10
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 20
WegweiserAnz. 12

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
Volleyballnetz
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
SpielkartenAnz. 8
BrettspieleAnz. 10
YogamattenAnz. 20
BastelsetsAnz. 6
Karaoke-Bildschirm
LagerfeuergitterAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandfegerAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Campingplätze und Gruppenunterkünfte zuerst und kläre spätestens 8 bis 10 Wochen vorher Genehmigungen, Ansprechpersonen vor Ort und die verfügbaren Bereiche. So weißt du, wie viele Zelte, Sitzplätze und Schlafplätze tatsächlich gebraucht werden.
Öffne das Anmeldeformular mit einer festen Frist, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Wochenende. Frage dort nicht nur Kontaktdaten ab, sondern auch Ernährungswünsche, Barrierefreiheit, Transportbedarf und eine Notfallkontaktmöglichkeit.
Finalisiere das Programm spätestens 10 Tage vorher: Bestätige Workshopleitungen, teile Gruppen ein und plane Spiel-, Musik- und Ruhezeiten. Informiere Teilnehmende anschließend mit Zeiten, Treffpunkten, Packhinweisen und einer erreichbaren Kontaktperson.
Lege das Sicherheits- und Awareness-Konzept vor der Anreise fest. Benenne mindestens eine zuständige Person vor Ort, vereinbare einen diskreten Rückzugsort und kläre, wie bei Konflikten, medizinischen Problemen oder diskriminierendem Verhalten gehandelt wird.
Prüfe eine Woche vorher Technik, Stromanschlüsse und Wetterlage und bestelle die Einkäufe mit Reserve. Plane für empfindliche Lebensmittel Kühlboxen ein und kontrolliere, ob Partyzelte, wiederverwendbares Geschirr, Sitzmöbel, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vollständig vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein LGBTQ+-Campingwochenende planen?: Starte mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit der Reservierung von Campingplatz und Gruppenunterkunft. Einladungen und Anmeldung können danach folgen; die Teilnehmerzahl sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Was sollte man bei der Anmeldung für ein LGBTQ+-Campingwochenende abfragen?: Erfasse Namen und Kontaktdaten, Ernährungswünsche, Barrierefreiheitsanforderungen, Transportbedarf und einen Notfallkontakt. Setze eine Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor Beginn und prüfe die Angaben danach noch einmal.
Wann muss das Programm für ein Campingwochenende feststehen?: Bestätige Workshopleitungen und Programmpunkte spätestens 10 Tage vor der Anreise. So bleiben noch einige Tage, um Gruppen einzuteilen, Teilnehmerinformationen zu verschicken und Änderungen mit den Beteiligten abzustimmen.
Wie plant man die Verpflegung für ein LGBTQ+-Campingwochenende?: Bestelle die Hauptverpflegung ungefähr eine Woche vorher und rechne bei haltbaren Lebensmitteln mit einer kleinen Reserve. Berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche und plane Kühlung, Trinkwasser, Kaffee sowie Geschirr und Kochutensilien für alle Mahlzeiten ein.

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