Zo organiseer je een lentefeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en globale tijden; pas daarna werk je het programma en de uitnodigingen uit. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vroeg, zodat je het menu en de boodschappen kunt afstemmen. Een lentefeest vraagt bovendien om een concreet plan voor regen of kou: controleer de verwachting en richt binnen een alternatief in. In de laatste dagen draait alles om verse producten, gekoelde dranken, geleende spullen en een korte controle van het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en tijden bevestigen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma aan gasten sturen
8
Weersverwachting controleren
9
Alternatief binnen voorbereiden
2 personen
10
Reserveringen bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Verse producten ophalen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Geleende spullen controleren
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
4 personen
17
Groenten en fruit wassen
2 personen
18
Dips en sauzen bereiden
2 personen
19
Vegetarische opties apart zetten
2 personen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Muziek afspeellijst maken
22
Activiteiten klaarleggen
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Telefoons en accu's opladen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Terrein controleren
3 personen
28
Toiletten controleren
2 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Buffettafels inrichten
3 personen
33
Servies klaarzetten
2 personen
34
Bestek klaarzetten
2 personen
35
Drankstation inrichten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Bloemstukken plaatsen
2 personen
39
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
40
Muziek en speakers testen
2 personen
41
Verlichting testen
2 personen
42
Hapjes uitstallen
4 personen
43
Allergenen markeren
2 personen
44
Afvalpunten plaatsen
2 personen
45
Ontvangstteam instrueren
3 personen
46
Eindcontrole locatie uitvoeren
3 personen

Event

47
Gasten ontvangen
3 personen
48
Welkomstdrank serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
51
Lentespeurtocht begeleiden
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Diner serveren
5 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Dessert serveren
3 personen
57
Muziek verzorgen
58
Verlichting inschakelen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Restanten veilig koelen
3 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Spullen sorteren
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven eten verdelen
2 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedhoudersaantal 16

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Karaffenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 8
Papieren lampionnenaantal 20
Kunstbloemenaantal 12
Bloemenvazenaantal 10
Naamkaartstandaardsaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Karaokescherm

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 5
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Schalenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 8
Hoepelsaantal 6
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Speurtochtmandenaantal 6
Picknickdekensaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en tijden eerst vast en stuur de uitnodiging daarna uit. Vraag gasten meteen om hun aanmelding en dieetwensen, zodat je niet een dag voor het feest nog aantallen moet achterhalen.
Stuur het programma uiterlijk enkele dagen vooraf naar de gasten. Vermeld daarin ook het verwachte begin- en einduur, zodat activiteiten, eten en reserveringen logisch op elkaar aansluiten.
Maak naast de buitenopstelling met partytenten, tafels en stoelen ook een binnenplan. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en beslis dan waar buffet, activiteiten en zitplaatsen komen.
Controleer de boodschappenlijst twee dagen vooraf en haal verse producten pas kort voor het feest op. Zet vegetarische opties apart en bereid dips, sauzen, gewassen groenten en fruit zo veel mogelijk vooraf.
Leg materialen de avond ervoor klaar: naamkaartjes, servies, serveerschalen, muziek en activiteiten. Vul koelboxen, koel dranken en laad telefoons en accu’s op, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lentefeest organiseren?: Leg datum, locatie en tijden bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest, zodat je eten, servies en zitplaatsen kunt tellen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een lentefeest versturen?: Stuur ze ongeveer 4 weken vooraf, of 6 weken vooraf als veel gasten hun agenda vroeg moeten plannen. Vraag direct om dieetwensen en geef een uiterste aanmelddatum van 10 tot 14 dagen voor het feest.
Hoe maak ik een slechtweerplan voor een lentefeest?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een keuze op basis van de weersverwachting. Bepaal vooraf welke onderdelen naar binnen gaan en waar je buffet, stoelen, activiteiten en apparatuur neerzet; een partytent is alleen voldoende als de ondergrond en wind het toelaten.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een lentefeest?: Houd houdbare boodschappen en dranken uiterlijk 2 dagen vooraf in huis. Haal verse producten op de dag ervoor of op de ochtend zelf en koel dranken en gekoelde hapjes meteen in koelboxen of een koelkast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.