Zo organiseer je een lasergametoernooi
Begin niet met de uitnodiging, maar met het toernooiformat en het verwachte deelnemersaantal. Die twee keuzes bepalen hoeveel lasergameblasters en vesten je nodig hebt, hoeveel rondes passen en hoe groot de locatie moet zijn. Reserveer daarna de locatie en sets, werk de regels en het wedstrijdschema uit en regel catering, prijzen en EHBO. Verstuur de deelnemersinformatie pas wanneer tijden, teamindeling en praktische afspraken kloppen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Toernooiformat bepalen
2 personen
- 2
Deelnemersaantal vaststellen
- 3
Locatie reserveren
- 4
Lasergamesets reserveren
- 5
Cateringafspraken maken
- 6
Toernooiregels uitschrijven
2 personen
- 7
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
- 8
Uitnodigingen versturen
- 9
Aanmeldformulier publiceren
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Teamindeling voorbereiden
2 personen
- 13
Deelnemersinformatie versturen
- 14
Prijzen en medailles bestellen
- 15
Vergunningen controleren
- 16
EHBO-afspraken maken
- 17
Muziekselectie samenstellen
- 18
Scoreformulieren maken
- 19
Pijlen en bordjes maken
2 personen
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Deelnemerslijst afdrukken
- 22
Wedstrijdschema afdrukken
- 23
Boodschappenlijst controleren
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Prijzen ophalen
- 26
Lasergamesets ophalen
2 personen
- 27
Batterijen opladen
2 personen
- 28
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 29
Dranken koelen
2 personen
- 30
Locatie openen
2 personen
- 31
Speelveld inspecteren
3 personen
- 32
Veiligheidsrisicos controleren
2 personen
- 33
Obstakels opstellen
4 personen
- 34
Registratietafel opstellen
2 personen
- 35
Cateringtafel opstellen
2 personen
- 36
Licht en muziek testen
2 personen
- 37
Lasergameapparatuur testen
3 personen
- 38
Teams en startnummers klaarleggen
2 personen
Event
- 39
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 40
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 41
Teamindeling bekendmaken
- 42
Speluitleg geven
2 personen
- 43
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 44
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
- 45
Scores verwerken
2 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Tweede speelronde begeleiden
4 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Scores controleren
2 personen
- 50
Pauze begeleiden
2 personen
- 51
Halve finales begeleiden
4 personen
- 52
Licht en muziek aanpassen
- 53
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
- 54
Diner serveren
4 personen
- 55
Finalisten bekendmaken
- 56
Finale begeleiden
4 personen
- 57
Eindscores controleren
2 personen
- 58
Winnaars huldigen
2 personen
- 59
Groepsfoto maken
- 60
Laatste drankronde serveren
2 personen
- 61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 62
Lasergamesets verzamelen
3 personen
- 63
Afval inzamelen
3 personen
- 64
Catering opruimen
3 personen
- 65
Meubilair terugzetten
4 personen
- 66
Speelveld leegmaken
4 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Locatie schoonmaken
4 personen
- 69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 70
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
- 71
Locatie afsluiten
2 personen
- 72
Lasergamesets retourneren
2 personen
- 73
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
- 74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 75
Prijsmateriaal opbergen
- 76
Deelnemersfoto delen
- 77
Uitslagen naar deelnemers sturen
- 78
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 6
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Lasergameblastersaantal 30
- Lasergamevestenaantal 30
- Oplaadstationsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 12
- Pionnenaantal 24
- Afzetlintaantal 4
- Opblaasbare obstakelsaantal 12
- Teamlintenaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
- Scorebordenaantal 4
- Fluitjesaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslangenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Koffiekopjesaantal 30
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
Decoratie
- Teamvlaggenaantal 6
- Startfinishbord
- Toernooibanner
- Tafelkledenaantal 8
- Medaillesaantal 6
- Bekersaantal 3
- Prijslintenaantal 3
Schoonmaak
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasbakkenaantal 2
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het wedstrijdschema achteruit vanaf de eindtijd. Reserveer per wedstrijd niet alleen de speeltijd, maar ook 10 tot 15 minuten voor uitleg, wisselen en het verwerken van scores.
- Maak de teamindeling uiterlijk 2 dagen vooraf en stuur die samen met de deelnemersinformatie. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding, zodat catering niet op de speeldag hoeft te worden aangepast.
- Test de lasergameblasters, vesten, oplaadstations en reservebatterijen vóór de start. Leg voor elke wedstrijd scoreformulieren klaar en wijs één persoon aan die scores direct controleert.
- Loop de locatie vooraf met het wedstrijdschema door en markeer speelgrenzen met pionnen en afzetlint. Controleer ook verlichting, verlengkabels en stekkerdozen; donkere speelhoeken en losse kabels veroorzaken vertraging en valgevaar.
- Druk de deelnemerslijst, het wedstrijdschema en de regels op papier af en maak pijlen en bordjes voor de route. Controleer de weersverwachting en zorg dat je bij buitengebruik een alternatief of duidelijke aanpassing van het programma hebt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een lasergametoernooi te organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met het format, deelnemersaantal, de locatie en het reserveren van de lasergamesets. Werk 2 weken vooraf het schema en de regels uit en verstuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 2 dagen voor het toernooi.
- Hoeveel lasergameblasters en vesten heb je nodig?
- Reken minimaal één blaster en één vest per deelnemer die tegelijk speelt. Bij teams van 8 personen heb je dus 8 sets nodig; plan daarnaast reservebatterijen en controleer vooraf hoeveel sets de aanbieder daadwerkelijk levert.
- Hoe lang duurt een lasergametoernooi?
- Tel per wedstrijd de speeltijd op bij 10 tot 15 minuten voor uitleg, wisselen en scores verwerken. Voor 4 rondes van 15 minuten met 15 minuten tussenruimte heb je ongeveer 2 uur nodig, exclusief ontvangst, pauze en prijsuitreiking.
- Wanneer maak je het wedstrijdschema voor lasergamen?
- Maak een eerste versie ongeveer 2 weken vooraf, zodra het deelnemersaantal en de teamindeling duidelijk zijn. Controleer het schema opnieuw 2 dagen vooraf en druk op de speeldag een actuele deelnemerslijst en versie van het schema af.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!