Organiser un tournoi de laser game sans perdre le fil

Un tournoi de laser game réussit quand le format, les équipes et le planning sont fixés avant d’envoyer les invitations. Commence par compter les participants attendus, réserver le lieu et confirmer le nombre de blasters, gilets et stations de recharge disponibles. Prévois ensuite les règles, les feuilles de score et les informations pratiques à transmettre. Le jour J, garde une personne au suivi des matchs pendant qu’une autre accueille les joueurs et gère les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format du tournoi
2 personnes
2
Déterminer le nombre de participants
3
Réserver le lieu
4
Réserver des sets de laser game
5
Organiser les prestations de traiteur
6
Rédiger les règles du tournoi
2 personnes
7
Établir le programme de la compétition
2 personnes
8
Envoyer les invitations
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
13
Envoyer les informations aux participants
14
Commander les prix et médailles
15
Vérifier les autorisations
16
Prendre les dispositions de premiers secours
17
Composer la sélection musicale
18
Créer les feuilles de score
19
Créer les flèches et les panneaux
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Imprimer la liste des participants
22
Imprimer le planning du match
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Récupérer les prix
26
Récupérer les kits de laser game
2 personnes
27
Recharger les batteries
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Inspecter le terrain de jeu
3 personnes
32
Vérifier les risques de sécurité
2 personnes
33
Installer les obstacles
4 personnes
34
Installer la table d’inscription
2 personnes
35
Installer la table de restauration
2 personnes
36
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
37
Tester l’équipement de laser game
3 personnes
38
Préparer les équipes et les numéros de départ
2 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
3 personnes
40
Enregistrer la présence
2 personnes
41
Annoncer la répartition de l’équipe
42
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
43
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
44
Accompagner la première session de jeu
4 personnes
45
Saisir les scores
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Encadrer le deuxième tour
4 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Vérifier les scores
2 personnes
50
Encadrer la pause
2 personnes
51
Encadrer les demi-finales
4 personnes
52
Régler la lumière et la musique
53
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
54
Servir le dîner
4 personnes
55
Annoncer les finalistes
56
Encadrer la finale
4 personnes
57
Vérifier les scores finaux
2 personnes
58
Récompenser les gagnants
2 personnes
59
Prendre une photo de groupe
60
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Rassembler les kits de laser game
3 personnes
63
Collecter les déchets
3 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Remettre le mobilier en place
4 personnes
66
Libérer le terrain de jeu
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Rassembler les objets perdus
2 personnes
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Renvoyer les kits de laser game
2 personnes
73
Ranger les courses restantes
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Ranger le matériel de prix
76
Partager la photo du participant
77
Envoyer les résultats aux participants
78
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Blasters de laser gameqté 30
Gilets de laser gameqté 30
Stations de rechargeqté 6
Piles de rechangeqté 12
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 4
Obstacles gonflablesqté 12
Rubans d’équipeqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 30
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 6
Panneau départ-arrivée
Bannière du tournoi
Nappesqté 8
Médaillesqté 6
Gobeletsqté 3
Rubans de prixqté 3

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 2
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format avant les inscriptions : précise le nombre d’équipes, la durée d’un match, le nombre de manches et la règle de départage. Laisse au moins 10 minutes entre deux manches pour changer les équipes et noter les scores.
Demande les inscriptions assez tôt pour équilibrer les équipes. Ferme le formulaire 5 à 7 jours avant le tournoi afin de répartir les joueurs, recueillir les besoins alimentaires et imprimer la liste définitive.
Vérifie le matériel 24 heures avant : compte les blasters et les gilets, teste les chronomètres, recharge les équipements et prépare les piles de rechange. Contrôle aussi les rallonges, multiprises et câbles si le matériel doit être alimenté sur place.
Envoie les informations pratiques au plus tard 3 jours avant : heure d’arrivée, durée prévue, tenue conseillée, règles principales et accès au lieu. Indique une heure d’accueil 20 à 30 minutes avant le premier match pour éviter les retards en chaîne.
Prépare un poste de tournoi visible avec les feuilles de score, le planning, les panneaux et les sifflets. Garde une trousse de premiers secours, de l’eau et un plan B en cas de météo défavorable si une partie se déroule dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour un tournoi de laser game ?: Pour 3 à 4 manches, prévois généralement 2 h 30 à 3 h 30, accueil et remise des prix compris. Ajoute 20 à 30 minutes avant le premier match pour l’équipement et le briefing.
Quand réserver le lieu et les équipements de laser game ?: Réserve le lieu et les sets de laser game au moins 4 à 6 semaines avant, surtout si le tournoi a lieu un week-end. Confirme les quantités et les horaires de livraison ou de retrait 7 jours avant.
Combien de joueurs faut-il par équipe ?: Pour garder des manches faciles à gérer, vise 4 à 8 joueurs par équipe selon la capacité du terrain. Si le nombre d’inscrits ne tombe pas juste, prévois des remplaçants ou fais tourner un joueur entre deux manches.
Quand envoyer les règles et le planning aux participants ?: Envoie les règles, l’heure d’arrivée et le planning provisoire 3 jours avant le tournoi. Transmets la composition définitive des équipes dès que les inscriptions sont closes, idéalement 5 à 7 jours avant.

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