Zo organiseer je een lasergametoernooi

Begin met de locatie en het toernooiformaat; die bepalen hoeveel spelers je kunt plaatsen en hoeveel rondes nodig zijn. Stuur daarna uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je teams en het speelschema maakt. In de laatste week controleer je apparatuur, spelregels, prijzen en catering. Op de dag zelf werk je van locatie-inspectie naar registratie, veiligheidsinstructie en wedstrijden, zodat je niet tegelijk spelers, materiaal en hapjes hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Lasergame-locatie reserveren
2
Toernooiformaat vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Teams samenstellen
2 personen
8
Toernooischema maken
2 personen
9
Prijzen bestellen
10
Spelregels uitschrijven
2 personen
11
Veiligheidsinstructie voorbereiden
2 personen
12
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
13
Lasergame-apparatuur testen
3 personen
14
Eet- en drinkbestelling plaatsen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Scoreformulieren printen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Toernooimateriaal klaarzetten
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Speelveld inspecteren
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Registratiebalie inrichten
2 personen
25
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Wedstrijdapparatuur verdelen
3 personen

Event

28
Registratiebalie bemannen
3 personen
29
Deelnemers aanmelden
3 personen
30
Teams en nummers uitdelen
2 personen
31
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
32
Uitrusting laten passen
4 personen
33
Proefronde begeleiden
4 personen
34
Eerste toernooironde begeleiden
5 personen
35
Scores van ronde één verwerken
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Tweede toernooironde begeleiden
5 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Scores van ronde twee verwerken
2 personen
40
Derde toernooironde begeleiden
5 personen
41
Finaleronde begeleiden
5 personen
42
Eindscore controleren
2 personen
43
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
44
Deelnemers uitchecken
2 personen
45
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
46
Lasergame-apparatuur innemen
4 personen

Nazorg

47
Speelveld afbouwen
4 personen
48
Catering opruimen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Meubilair terugplaatsen
4 personen
52
Materialen inventariseren
2 personen
53
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
54
Restanten veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8

Sportmateriaal

Lasergamegewerenaantal 30
Lasergamevestenaantal 30
Reservebatterijenaantal 40
Oplaadstationsaantal 6
Teamarmbandenaantal 60
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Scoreformulierenaantal 100
Pennenaantal 30

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 3
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Prikkabelsaantal 4
Naamkaartjesaantal 70
Prijzenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Handvegersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispenseraantal 2
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast vóór je teams samenstelt. Noteer het aantal teams, spelers per team, speelduur, pauzes en de manier waarop je scores vergelijkt; zo kun je een compleet schema maken zodra de aanmeldingen sluiten.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Werk daarna één deelnemerslijst bij, controleer dieetwensen en maak pas vervolgens de teamindeling en naamkaartjes.
Test lasergamegeweren, vesten, oplaadstations en reservebatterijen minimaal 3 dagen vooraf. Controleer op de locatie opnieuw of elk team compleet materiaal krijgt en leg defecte spullen apart.
Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor openen, veldinspectie, tafels, registratiebalie en materiaal. Houd portofoons, stopwatches en scoreformulieren bij de wedstrijdleiding, niet verspreid over de teams.
Zet catering pas op nadat registratie en veiligheidsuitleg zijn voorbereid. Koel dranken vooraf, maak het buffet op een aparte tafel en gebruik scoreborden of formulieren zodat de uitslag niet afhankelijk is van losse briefjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lasergametoernooi organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de speeldatum en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf, zodat je teams en het schema nog kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 60 minuten vóór de eerste wedstrijd voor het openen van de locatie, de veldinspectie, registratie, materiaalcontrole en veiligheidsinstructie. Reken daarnaast 10 tot 15 minuten voor een korte briefing van alle spelers.
Wanneer maak je de teams en het speelschema voor lasergame?: Maak de teams en het definitieve schema nadat de aanmeldingen zijn gesloten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Houd een bijgewerkte reservelijst bij voor afmeldingen op de laatste dag.
Wat moet je controleren voordat een lasergametoernooi begint?: Controleer elk wapen en vest, de batterijen of oplaadstations, de afbakening van het veld, de scoreformulieren en de communicatie met de wedstrijdleiding. Doe dit uiterlijk 30 minuten vóór de start nog één keer, ook als je het materiaal eerder hebt getest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.