Organiser un tournoi de laser game sans perdre le fil

Un tournoi de laser game se prépare dans un ordre précis : réserver le terrain, choisir le format, puis verrouiller les inscriptions et les équipes. Le règlement, le programme et les consignes de sécurité doivent être prêts avant l’arrivée des joueurs. Prévoyez aussi le suivi des scores, les repas et l’accueil sur place. Ce plan vous aide à passer de la réservation à la remise des prix sans improviser les étapes qui prennent le plus de temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de laser game
2
Définir le format du tournoi
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Former les équipes
2 personnes
8
Établir le programme du tournoi
2 personnes
9
Commander les prix
10
Rédiger le règlement
2 personnes
11
Préparer les consignes de sécurité
2 personnes
12
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
13
Tester le matériel de laser game
3 personnes
14
Passer la commande de nourriture et de boissons
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer les feuilles de score
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Préparer le matériel du tournoi
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Inspecter le terrain de jeu
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Monter le buffet traiteur
3 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Répartir le matériel de compétition
3 personnes

Événement

28
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
29
Inscrire les participants
3 personnes
30
Distribuer les équipes et les numéros
2 personnes
31
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
32
Faire essayer l’équipement
4 personnes
33
Encadrer le tour d’essai
4 personnes
34
Encadrer le premier tour du tournoi
5 personnes
35
Saisir les scores du premier tour
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Encadrer le deuxième tour du tournoi
5 personnes
38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
39
Saisir les scores du deuxième tour
2 personnes
40
Encadrer le troisième tour du tournoi
5 personnes
41
Animer la finale
5 personnes
42
Vérifier le score final
2 personnes
43
Assurer la remise des prix
3 personnes
44
Faire le check-out des participants
2 personnes
45
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
46
Récupérer le matériel de laser game
4 personnes

Suivi

47
Démonter le terrain de jeu
4 personnes
48
Ranger le service traiteur
3 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Nettoyer le lieu
4 personnes
51
Remettre le mobilier en place
4 personnes
52
Inventorier le matériel
2 personnes
53
Rendre le matériel loué
2 personnes
54
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappeqté 8

Matériel de sport

Pistolets de laser gameqté 30
Gilets de laser gameqté 30
Piles de rechangeqté 40
Stations de rechargeqté 6
Bracelets d’équipeqté 60
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 4
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Feuilles de scoreqté 100
Stylosqté 30

Équipement

Talkies-walkiesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphones portablesqté 3
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Carafeqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandes lumineusesqté 4
Badges nominatifsqté 70
Prixqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Seauxqté 2
Balais à mainqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeur de serviettesqté 2
Kit de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’envoyer les invitations : le nombre de créneaux disponibles détermine le format, le nombre de manches et l’heure de fin. Gardez au moins 30 minutes avant le premier match pour l’ouverture et l’installation.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant le tournoi. Vous pourrez alors former des équipes équilibrées, relever les besoins alimentaires et imprimer les badges ainsi que les feuilles de score avec les bons noms.
Écrivez le règlement et le programme avant le jour J, avec la durée des manches, les pauses, le système de points et les critères de départage. Distribuez les consignes de sécurité lors de l’accueil, avant que les joueurs entrent sur le terrain.
Testez les pistolets, les gilets, les stations de recharge et les piles de rechange au moins la veille. Le jour du tournoi, inspectez aussi le terrain et vérifiez que les chronomètres, talkies-walkies et panneaux de score fonctionnent.
Commandez la nourriture et les boissons selon le nombre final de participants, puis refroidissez les boissons avant l’arrivée du groupe. Installez le comptoir d’inscription et le buffet avant le premier briefing pour éviter de mélanger accueil, service et arbitrage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de laser game ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez le lieu dès le départ, envoyez les invitations environ 3 semaines avant et clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant le tournoi.
Quand former les équipes pour un tournoi de laser game ?: Formez-les après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez alors la liste définitive, les éventuels besoins alimentaires et le temps de préparer les bracelets d’équipe.
Combien de temps prévoir sur place avant le début du tournoi ?: Arrivez au moins 30 minutes avant l’accueil des joueurs, et plutôt 45 minutes si vous devez installer les tables, les chaises, le buffet et le comptoir d’inscription. Gardez ce temps pour tester le matériel et inspecter le terrain.
Que faut-il préparer pour gérer les scores d’un tournoi de laser game ?: Préparez une feuille de score par manche, des stylos, un chronomètre et un panneau de score visible. Désignez une personne responsable des résultats pendant toute la compétition afin d’éviter les corrections de dernière minute.

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