Zo organiseer je een kwart marathon

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Regel vervolgens vergunningen, meldingen, verkeersmaatregelen en tijdregistratie voordat je inschrijvingen opent. Werk met een duidelijke planning voor startnummers, medailles, vrijwilligers, EHBO en waterpunten. In de laatste week controleer je de route opnieuw, verstuur je deelnemersinformatie en leg je alle materialen per post klaar. Zo voorkom je dat belangrijke zaken pas op de wedstrijddag boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning en meldingen regelen
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Verkeersregelaars regelen
2 personen
6
Website en inschrijfformulier maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijvingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Startnummers ontwerpen
11
Startnummers laten drukken
12
Medaillebestelling plaatsen
13
Tijdregistratie reserveren
14
EHBO-materiaal bestellen
15
Verzekering controleren
16
Routecontrole uitvoeren
2 personen
17
Route en kruispunten markeren
3 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Vrijwilligersinstructies maken
20
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Startlijst afdrukken
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Startpakketten samenstellen
4 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Routeborden klaarzetten
2 personen
28
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen

Event

29
Startgebied afzetten
4 personen
30
Finishboog opbouwen
4 personen
31
Registratietafels opstellen
3 personen
32
Tenten opzetten
4 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Routeborden plaatsen
6 personen
35
Verkeersposten inrichten
8 personen
36
Waterposten opbouwen
4 personen
37
EHBO-post inrichten
2 personen
38
Registratiemateriaal klaarleggen
3 personen
39
Startpakketten uitstallen
3 personen
40
Deelnemers aanmelden
5 personen
41
Startnummeruitgifte verzorgen
4 personen
42
Kleedruimte aanwijzen
2 personen
43
Startbriefing geven
2 personen
44
Deelnemers laten starten
6 personen
45
Routeposten bemannen
10 personen
46
Water uitdelen
6 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Tussentijden registreren
3 personen
49
Finishers ontvangen
5 personen
50
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
51
Fruit en snacks serveren
4 personen
52
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
53
Uitslagen verwerken
2 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Deelnemers informeren over uitslagen
2 personen

Nazorg

56
Verkeersposten afbouwen
8 personen
57
Routeborden verwijderen
6 personen
58
Start- en finishgebied opruimen
6 personen
59
Afval verzamelen
5 personen
60
Servies en materialen reinigen
4 personen
61
Tenten en meubilair afbouwen
5 personen
62
Locatie schoon opleveren
4 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Uitslagen publiceren
66
Deelnemersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Tijdregistratiesysteem

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Medaillesaantal 150
Startnummerbandenaantal 150
Routepijlenaantal 40
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Waarschuwingsbordenaantal 12
Start- en finishboog
Pionnenaantal 30
Stopwatchesaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 25
EHBO-koffersaantal 2
Warmtedekensaantal 20
Koelboxenaantal 6
Jerrycansaantal 8
Opvouwbare waterkranenaantal 6
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Routekaartenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 6
Serveerschalenaantal 10
IJsblokbakkenaantal 4
Boodschappen

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Welkomstbannersaantal 2

Tips

Leg de route vast voordat je de inschrijving opent. Controleer elk kruispunt ter plaatse en noteer waar routepijlen, afzethekken, verkeerskegels en waarschuwingsborden nodig zijn.
Regel vergunningen, meldingen en verkeersregelaars ruim vóór de wedstrijddag. Maak per kruispunt een bezetting en geef vrijwilligers uiterlijk een week vooraf hun instructies en routekaart.
Bestel startnummers, medailles en startnummerbanden op basis van de inschrijvingen, maar houd een kleine reserve aan. Stel de startpakketten uiterlijk de dag ervoor samen, zodat je op de ochtend zelf alleen nog uitdeelt.
Plan tijdregistratie en EHBO als aparte onderdelen. Test het tijdregistratiesysteem vooraf, leg EHBO-koffers en warmtedekens op vaste posten en wijs per post één verantwoordelijke aan.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas je voorbereiding daarop aan. Zet partytenten, koelboxen, jerrycans en opvouwbare waterkranen klaar en controleer verlengkabels, stekkerdozen en geluidsapparatuur vóór de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kwart marathon organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Reserveer tijdregistratie, verkeersregelaars en start- en finishmateriaal zodra de datum vaststaat; die onderdelen zijn vaak niet op korte termijn beschikbaar.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kwart marathon?: Dat hangt vooral af van het aantal kruispunten en verzorgingsposten. Reken per bemand kruispunt minimaal 1 verkeersregelaar en plan daarnaast mensen voor start, finish, tijdregistratie, uitgifte en EHBO; maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen voor de kwart marathon. Vermeld daarin starttijd, route, parkeren, startnummer, kledingadvies, bereikbaarheid en wat deelnemers bij de start en finish kunnen verwachten.
Wanneer controleer ik de route voor de laatste keer?: Voer een laatste routecontrole uit binnen 48 uur voor de start en nogmaals op de wedstrijddag zelf. Controleer dan wegwerkzaamheden, markeringen, kruispunten, afzettingen en de bereikbaarheid van de EHBO-posten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.