Organiser un quart de marathon, étape par étape

Un quart de marathon se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une course. Commence par fixer la date, mesurer l’itinéraire et réserver les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, le chronométrage et les signaleurs doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ce guide t’aide à suivre le bon ordre, à anticiper le matériel et à éviter les oublis fréquents des derniers jours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Prévoir des signaleurs
2 personnes
6
Créer le site web et le formulaire d'inscription
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Concevoir les dossards
11
Faire imprimer les dossards
12
Passer la commande des médailles
13
Réserver le chronométrage
14
Commander du matériel de premiers secours
15
Vérifier l’assurance
16
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
17
Baliser l'itinéraire et les intersections
3 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Rédiger les consignes pour les bénévoles
20
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Imprimer la liste de départ
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Composer les kits de démarrage
4 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
28
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

29
Balisage de la zone de départ
4 personnes
30
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
31
Installer les tables d'inscription
3 personnes
32
Monter les tentes
4 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
35
Aménager les postes de circulation
8 personnes
36
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Préparer le matériel d'inscription
3 personnes
39
Disposer les kits de démarrage
3 personnes
40
Inscrire les participants
5 personnes
41
Gérer la remise des dossards
4 personnes
42
Désigner l’espace de change
2 personnes
43
Faire le briefing de départ
2 personnes
44
Faire démarrer les participants
6 personnes
45
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
46
Distribuer de l'eau
6 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
48
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
49
Accueillir les finisseurs
5 personnes
50
Gérer la remise des médailles
3 personnes
51
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
52
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
53
Traiter les résultats
2 personnes
54
Assurer la remise des prix
3 personnes
55
Informer les participants des résultats
2 personnes

Suivi

56
Démonter les postes de circulation
8 personnes
57
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
58
Ranger la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
59
Rassembler les déchets
5 personnes
60
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
61
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
62
Remettre le lieu propre
4 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Publier les résultats
66
Envoyer l’e-mail aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Système de pointage

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Médaillesqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Flèches de directionqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux d'avertissementqté 12
Arche de départ et d’arrivée
Cônesqté 30
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 25
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures chauffantesqté 20
Glacièresqté 6
Jerricansqté 8
Robinettes pliablesqté 6
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Cartes d'itinéraireqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièreqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Bannières de bienvenueqté 2

Conseils

Verrouille le parcours avant de créer le formulaire d’inscription. Il te faut ensuite un plan de circulation, les autorisations nécessaires et un nombre précis de signaleurs aux intersections.
Réserve le chronométrage et commande les dossards et les médailles dès que la date est confirmée. Attendre le nombre final de participants peut laisser trop peu de temps pour l’impression et la livraison.
Prépare les bénévoles avec une consigne écrite indiquant leur poste, leur horaire, leur itinéraire de repli et le numéro à appeler en cas de problème. Envoie ces informations au moins 7 jours avant la course.
Contrôle le parcours une dernière fois avant le départ, puis installe les flèches, cônes, barrières et panneaux aux intersections. Une reconnaissance à pied permet de repérer un accès bloqué ou une signalisation manquante.
La veille, rassemble le système de pointage, les dossards, les trousses de premiers secours, l’eau et les gilets réfléchissants par zone. Vérifie aussi la météo et prévois les couvertures chauffantes si les conditions l’exigent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un quart de marathon ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour gérer les autorisations, le parcours, l’assurance, les inscriptions et le chronométrage. Commence plus tôt si plusieurs routes doivent être sécurisées ou si une commande imprimée est nécessaire.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre-les lorsque la date, le parcours, les lieux de départ et d’arrivée et les principales consignes sont confirmés. En pratique, cela peut se faire environ 6 à 8 semaines avant la course, avec une date limite d’inscription fixée au moins 7 jours avant le départ.
Combien de signaleurs faut-il prévoir pour un quart de marathon ?: Prévois au moins un signaleur par intersection où les participants peuvent hésiter ou croiser la circulation, puis ajoute une réserve de 10 à 15 % pour les absences. Le nombre exact dépend du parcours et du plan de circulation validé.
Que préparer la veille d’un quart de marathon ?: Regroupe les dossards, la liste de départ, le matériel de pointage, les flèches, les cônes, les trousses de secours et les réserves d’eau par poste. Termine ce regroupement au moins 12 heures avant le départ afin de garder du temps pour la météo et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.