Zo organiseer je een kustroeirace

Begin niet met boten of inschrijvingen, maar met de haalbaarheid van de wedstrijddag. Leg eerst het wedstrijdconcept, de datum, het strand en de beschikbare roeitijd vast. Daarna regel je vergunningen, waterbeheer, reddingsdienst en verzekering voordat je deelnemers uitnodigt. Pas als parcours, veiligheidsplan en wedstrijdreglement staan, publiceer je het inschrijfformulier. In de laatste weken draait de organisatie vooral om startnummers, vrijwilligers, weersinformatie en een gecontroleerde materiaal- en communicatiecheck.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Datum en tijden bevestigen
3
Vergunningen aanvragen
4
Waterbeheerder informeren
5
Strandlocatie reserveren
6
Reddingsdienst reserveren
7
Verzekering controleren
8
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
9
Parcours uitzetten
3 personen
10
Start- en finishzones bepalen
2 personen
11
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
12
Deelnemersverzekering controleren
13
Inschrijfformulier publiceren
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Sponsoren benaderen
2 personen
16
Drukwerk bestellen
17
Aanmeldingen verwerken
2 personen
18
Dieetwensen verzamelen
19
Vrijwilligers werven
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
21
Startnummers toewijzen
2 personen
22
Deelnemersinformatie versturen
23
Weersverwachting controleren
24
Materiaal ophalen
3 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Startnummers sorteren
2 personen
28
Wedstrijdmappen klaarmaken
2 personen
29
Weer- en veiligheidsbesluit nemen
3 personen
30
Terrein afzetten
4 personen
31
Tenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
34
Cateringpunt inrichten
3 personen
35
Parcoursboeien plaatsen
4 personen
36
Startlijn plaatsen
3 personen
37
Finishlijn plaatsen
3 personen
38
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
39
Communicatieradio's testen
2 personen
40
Roeiboten inspecteren
3 personen
41
Boten naar start brengen
4 personen
42
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
43
Jurybriefing geven
2 personen

Event

44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Startnummers uitgeven
3 personen
46
Deelnemers registreren
3 personen
47
Roeiers naar briefing begeleiden
2 personen
48
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
49
Roeiers naar start begeleiden
4 personen
50
Race starten
3 personen
51
Parcours bewaken
6 personen
52
Tussentijden registreren
3 personen
53
Finishers registreren
3 personen
54
Deelnemers opvangen
3 personen
55
Dranken serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Uitslagen controleren
2 personen
60
Prijzen uitreiken
3 personen
61
Publiek begeleiden
2 personen
62
Verlichting inschakelen
2 personen
63
Laatste ronde serveren
2 personen
64
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Parcoursboeien verwijderen
4 personen
66
Start- en finishlijn afbreken
3 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Koelboxen legen
2 personen
71
Terrein schoonmaken
5 personen
72
Afval afvoeren
3 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Materialen schoonmaken
3 personen
75
Materiaal retourneren
2 personen
76
Uitslagen publiceren
77
Deelnemers bedanken
78
Vergunningen afmelden
79
Facturen controleren
80
Foto's archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Printers
Powerbanksaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
AED
VHF-marifoonsaantal 4

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 12
Roeispanenaantal 24
Reservepeddelsaantal 4
Startnummersaantal 80
Startnummerbandenaantal 80
Parcoursboeienaantal 12
Ankersaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 6
Reddingsvestenaantal 20
Waterdichte tassenaantal 8
Thermische dekensaantal 20
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Startbel
Finishklok
Meetlintenaantal 2
Landvastenaantal 12
Steigersaantal 2
Loopplankenaantal 2
Rubberlaarzenaantal 8
Regencapesaantal 20
Zonweringsdoekenaantal 4
Podiumbekersaantal 3
Medaillesaantal 40
Prijzenaantal 12

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Banierenaantal 12
Beachflagsaantal 8
Pijlbordenaantal 14
Informatiebordenaantal 8
Start- en finishbannersaantal 2
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 250
Pennenaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelmattenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vergunningen en afstemming met de waterbeheerder minimaal 8 tot 12 weken voor de kustroeirace. Controleer tegelijk of de gereserveerde strandlocatie ruimte biedt voor start- en finishzones, partytenten en deelnemersstromen.
Maak het veiligheidsplan voordat je inschrijvingen opent. Leg daarin onder meer vast wie de reddingsdienst aanstuurt, hoe portofoons worden gebruikt en wat het alternatief is bij harde wind of gevaarlijke omstandigheden.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de race. Vermeld starttijd, parcours, startnummer, aanmeldpunt, verplichte verzekering, parkeer- of looproute en een telefoonnummer voor wijzigingen op de wedstrijddag.
Werk met een vrijwilligersindeling per zone en tijdsblok. Zorg dat start, finish, registratie en veiligheid elk een aanspreekpunt hebben en plan per kritieke post minstens één reservepersoon.
Doe de laatste controle 24 tot 48 uur vooraf: weersverwachting, roeiboten, roeispanen, reservepeddels, stopwatches, megafonen, verlengkabels en powerbanks. Leg materiaal per functie klaar, zodat je op locatie niet opnieuw hoeft te sorteren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kustroeirace organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, strandlocatie, vergunningen, waterbeheerder, reddingsdienst en verzekering. Houd de laatste 2 weken vrij voor deelnemersinformatie, vrijwilligersindeling en materiaalcontrole.
Wanneer kun je het inschrijfformulier voor een kustroeirace publiceren?: Publiceer het formulier zodra wedstrijdreglement, parcours, veiligheidskaders en deelnemersverzekering duidelijk zijn. Plan idealiter 4 tot 6 weken inschrijftijd, zodat je startnummers en vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf kunt indelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kustroeirace?: Maak minimaal vier afzonderlijke functies: registratie, start, finish en veiligheid. Tel per functie minstens één reservepersoon mee; bij een grotere deelnemersgroep voeg je per extra zone of tijdsblok een extra vrijwilliger toe.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een kustroeirace?: Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf en spreek in het veiligheidsplan een beslismoment af. Leg vast wie de race stillegt of afgelast, hoe deelnemers worden geïnformeerd en wanneer materiaal en reddingsdienst worden geannuleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.