Organiser une course d’aviron côtière, étape par étape

Une course d’aviron côtière se prépare d’abord à terre : date, autorisations, assurance et dispositif de secours doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, vous fixez le parcours, les zones de départ et d’arrivée, puis vous formalisez le règlement et le plan de sécurité. Les inscriptions permettent enfin d’ajuster les bateaux, les rames, les numéros de départ et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, récupérer le matériel et donner à chaque bénévole une mission précise.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Confirmer la date et les heures
3
Demander les autorisations
4
Informer le gestionnaire des eaux
5
Réserver un lieu de plage
6
Réserver les secours
7
Vérifier l’assurance
8
Établir le règlement du concours
2 personnes
9
Mettre en place le parcours
3 personnes
10
Définir les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
11
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
12
Vérifier l’assurance des participants
13
Publier le formulaire d'inscription
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Contacter les sponsors
2 personnes
16
Commander les imprimés
17
Traiter les inscriptions
2 personnes
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Recruter des bénévoles
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
21
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
22
Envoyer les informations aux participants
23
Vérifier les prévisions météo
24
Récupérer le matériel
3 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Trier les dossards
2 personnes
28
Préparer les dossiers du concours
2 personnes
29
Prendre la décision météo et sécurité
3 personnes
30
Balisage du site
4 personnes
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
34
Aménager le point de restauration
3 personnes
35
Installer les bouées du parcours
4 personnes
36
Installer la ligne de départ
3 personnes
37
Installer la ligne d'arrivée
3 personnes
38
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
39
Tester les radios de communication
2 personnes
40
Inspecter les bateaux à rames
3 personnes
41
Amener les bateaux au départ
4 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes
43
Briefing du jury
2 personnes

Événement

44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Distribuer les numéros de départ
3 personnes
46
Enregistrer les participants
3 personnes
47
Accompagner les rameurs au briefing
2 personnes
48
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
49
Accompagner les rameurs au départ
4 personnes
50
Lancer la course
3 personnes
51
Surveiller le parcours
6 personnes
52
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
53
Enregistrer les arrivants
3 personnes
54
Accueillir les participants
3 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les résultats
2 personnes
60
Remettre les prix
3 personnes
61
Guider le public
2 personnes
62
Allumer l’éclairage
2 personnes
63
Servir le dernier tour
2 personnes
64
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

65
Retirer les bouées du parcours
4 personnes
66
Démonter la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Vider les glacières
2 personnes
71
Nettoyer le site
5 personnes
72
Évacuer les déchets
3 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Nettoyer le matériel
3 personnes
75
Retourner le matériel
2 personnes
76
Publier les résultats
77
Remercier les participants
78
Annuler les autorisations
79
Vérifier les factures
80
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Chronomètresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Batteries externesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
DAE
Postes VHFqté 4

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 12
Ramesqté 24
Pagaies de rechangeqté 4
Numéros de départqté 80
Bracelets de dossardqté 80
Bouées de parcoursqté 12
Ancresqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Bouées de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 6
Gilets de sauvetageqté 20
Sacs étanchesqté 8
Couvertures thermiquesqté 20
Drapeaux de matchqté 12
Cloche de départ
Horloge d’arrivée
Mètres rubansqté 2
Aussièresqté 12
Échafaudagesqté 2
Passerellesqté 2
Bottes en caoutchoucqté 8
Capes de pluieqté 20
Toiles d’ombrageqté 4
Coupes du podiumqté 3
Médaillesqté 40
Prixqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannièresqté 12
Drapeaux de plageqté 8
Panneaux indicateursqté 14
Panneaux d'informationqté 8
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 250
Stylosqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 8
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et la sécurité, pas par les invitations : prévoyez plusieurs semaines pour obtenir l’accord du gestionnaire des eaux, réserver les secours et vérifier l’assurance.
Dessinez le parcours avant de publier le formulaire d’inscription. Indiquez clairement les zones de départ et d’arrivée, les accès à la plage et les points où les bénévoles devront communiquer par talkie-walkie.
Fermez les inscriptions assez tôt pour attribuer les numéros de départ et transmettre les consignes. Gardez une liste des besoins alimentaires afin de ne pas les découvrir le jour de la compétition.
Préparez une organisation distincte pour le chronométrage et l’accueil : chronomètres, ordinateur, imprimante, mégaphone et batteries externes doivent être testés avant l’installation.
Consultez les prévisions météo plusieurs fois, notamment la veille et le matin même. Prévoyez aussi les oublis fréquents : pagaies de rechange, rallonges, multiprises, glacières et eau pour les participants et les bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron côtière ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les secours, de vérifier l’assurance, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il demander l’autorisation au gestionnaire des eaux ?: Faites la demande dès que la date, les horaires et le parcours sont définis, idéalement 8 semaines avant la course. N’ouvrez pas les inscriptions tant que les autorisations indispensables ne sont pas confirmées.
Quand vérifier la météo pour une course d’aviron côtière ?: Consultez les prévisions à 7 jours, puis de nouveau à 48 heures et le matin de l’épreuve. Définissez à l’avance qui décide d’un report ou d’une modification du parcours.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais répartissez les missions au moins 1 semaine avant l’événement. Prévoyez des personnes pour l’accueil, le départ, l’arrivée, le chronométrage, la sécurité et la logistique à terre.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.