Zo organiseer je een klimfeest zonder stress

Een klimfeest organiseer je in twee delen: eerst leg je de klimlocatie, begeleiding en deelnemersinformatie vast, daarna bereid je de ontvangst en het programma voor. Begin met leeftijden en klimervaring, want die bepalen de indeling en benodigde begeleiding. Verzamel dieetwensen en ouderformulieren ruim vooraf en deel vervoer- en parkeergegevens met de gasten. Op de dag zelf draait alles om een korte registratie, goed afgestelde uitrusting en kleine klimgroepen voordat het feest aan tafel verdergaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Leeftijden en ervaring inventariseren
5
Klimlocatie reserveren
6
Klimbegeleiding reserveren
7
Ouderformulieren verzamelen
8
Vervoer en parkeergegevens delen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Taart ophalen
11
Klimuitrusting controleren
2 personen
12
Klimroutes en programma kiezen
2 personen
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Naamstickers voorbereiden
15
Feesttafel voorbereiden
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

18
Locatie openen en controleren
2 personen
19
Gasten ontvangen
3 personen
20
Aanwezigheid registreren
21
Klimregels uitleggen
2 personen
22
Uitrusting uitdelen
3 personen
23
Klimmateriaal afstellen
3 personen
24
Warming-up begeleiden
2 personen
25
Klimgroepen indelen
2 personen
26
Klimactiviteit begeleiden
4 personen
27
Veiligheid tijdens het klimmen bewaken
4 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Taart aansnijden en serveren
2 personen
31
Verjaardagsmoment begeleiden
32
Klimmateriaal innemen
3 personen
33
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Afval verzamelen
2 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
37
Locatie schoonmaken
3 personen
38
Klimuitrusting reinigen
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
40
Overgebleven eten inpakken
41
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 4
Stoelenaantal 32
Tafelkledenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 36
Herbruikbare bekersaantal 48
Messenaantal 36
Vorkenaantal 36
Lepelsaantal 36
Serveerschalenaantal 8
Taartschep

Sportmateriaal

Klimharnassenaantal 20
Klimhelmenaantal 20
Klimschoenenaantal 20
Klimtouwenaantal 8
Klimkarabinersaantal 16
Beveiligingsapparatenaantal 8
Chalkbagsaantal 10
Klimkrijtaantal 4
Crashpadsaantal 4
Markeringslintaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Powerbanksaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Emmersaantal 2
Stoffer en blik
EHBO-koffer

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 4
Naamstickersaantal 40
Stiftenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de klimlocatie en begeleiding zodra je de datum hebt gekozen; plan daarnaast minimaal 2 weken voor het feest een sluitingsdatum voor aanmeldingen, dieetwensen en ouderformulieren.
Vraag bij elke aanmelding leeftijd en klimervaring op. Gebruik die gegevens om klimgroepen samen te stellen voordat de gasten binnenkomen, zodat de warming-up en materiaalverdeling niet stilvallen.
Controleer de klimuitrusting vooraf op aantallen en staat. Leg harnassen, helmen, klimschoenen en beveiligingsmateriaal per groep klaar en houd extra tijd over om alles bij elke deelnemer af te stellen.
Regel de ontvangst apart van het klimgedeelte: druk de deelnemerslijst af, maak naamstickers en deel vervoer- en parkeergegevens vooraf. Reken op 10 tot 15 minuten voor aanwezigheid registreren en uitleg van de klimregels.
Zet drankjes vooraf koud en bereid hapjes en de feesttafel voordat het klimmen begint. Haal de taart op tijd op en laat één volwassene het eetmoment bewaken, zodat begeleiding en voedsel niet tegelijk geregeld moeten worden.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een klimfeest reserveren?: Reserveer de locatie en klimbegeleiding bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, ouderformulieren, dieetwensen en de groepsindeling te regelen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding van een klimfeest?: Plan op de dag zelf minstens 30 minuten voor het openen en controleren van de locatie, ontvangst en registratie. Trek daarna ongeveer 15 minuten uit voor klimregels, uitrusting uitdelen, afstellen en de warming-up.
Wanneer moet ik ouderformulieren en dieetwensen verzamelen?: Vraag ouderformulieren en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het klimfeest op. Sluit de lijst enkele dagen vooraf, zodat je boodschappen, hapjes en de deelnemerslijst nog kunt aanpassen.
Hoe deel je kinderen in bij een klimfeest?: Maak de klimgroepen vooraf op basis van leeftijd en ervaring en houd de groepen klein genoeg voor de beschikbare begeleiding. Leg de indeling uiterlijk de dag ervoor vast en neem een afgedrukte deelnemerslijst mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.