Zo organiseer je een klimaatfietstocht

Begin met de route, niet met de aankleding. Leg eerst afstand, startlocatie en veiligheidsrisico’s vast en controleer daarna welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Pas als de route staat, kun je deelnemers werven, vrijwilligers indelen en materiaal zoals routepijlen, veiligheidshesjes en fietsenrekken plannen. Werk met een duidelijke deadline voor deelnemersinformatie en houd een alternatieve route achter de hand voor slecht weer of onverwachte wegafsluitingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Route op veiligheid controleren
2 personen
3
Startlocatie bevestigen
4
Vergunningen en meldingen regelen
5
Routebestand voor navigatie maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Fietsenstalling reserveren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Routebordjes ontwerpen
13
Programma en route delen
14
Startnummers op deelnemerslijst zetten
2 personen
15
Routebordjes laten afdrukken
16
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Verkeers- en veiligheidsinstructies maken
2 personen
21
Geleende materialen ophalen
2 personen
22
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
23
Naamstickers voorbereiden
2 personen
24
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
25
Routebordjes sorteren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Routebordjes per deelroute bundelen
2 personen
30
Materiaal naar startlocatie brengen
3 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
33
Fietsenstalling inrichten
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Infoborden en routekaart plaatsen
2 personen
36
Routebordjes langs de route plaatsen
4 personen
37
Rustpunt inrichten
3 personen
38
Reparatiepunt klaarzetten
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
42
Veiligheidsmaterialen controleren
2 personen

Event

43
Vrijwilligers kort instrueren
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Deelnemers registreren
3 personen
46
Startnummers uitdelen
2 personen
47
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
48
Welkomstdrank serveren
2 personen
49
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
50
Groepsfoto maken
51
Fietstocht begeleiden
4 personen
52
Routekruisingen bemannen
4 personen
53
Rustpunt bemannen
3 personen
54
Water en fruit uitdelen
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Fietsreparaties ondersteunen
2 personen
57
Aankomst registreren
2 personen
58
Fietsen veilig stallen
2 personen
59
Soep en brood serveren
4 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Presentatie klaarzetten
2 personen
62
Klimaatpresentatie verzorgen
2 personen
63
Hapjes serveren
3 personen
64
Afvalbakken legen
2 personen
65
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Routebordjes verwijderen
4 personen
67
Buffet afbouwen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
70
Partytenten afbreken
4 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Koelboxen en gereedschap reinigen
2 personen
75
Borgmaterialen retourneren
76
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
77
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 12
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Startnummersaantal 80
Veiligheidshesjesaantal 15
Fietspompenaantal 3
Bandenplaksetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapssetsaantal 2
Spanbandenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 12
Fietsverlichtingaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Soepkommenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Waterkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Handdoekenaantal 12

Decoratie

Routekaartenaantal 20
Infobordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 30
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Markeerstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole minstens 4 weken voor vertrek. Fiets het volledige traject en noteer kruisingen, smalle doorgangen, slechte fietspaden en plekken waar routepijlen of verkeerskegels nodig zijn.
Regel vergunningen, meldingen en de startlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer de fietsenstalling en controleer of stroom, tafels en beschutting op de startplek beschikbaar zijn.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf. Bezet minimaal de start, het achterblijven van de groep en de belangrijkste kruisingen; geef begeleiders portofoons en veiligheidshesjes.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de tocht. Zet daarin de starttijd, afstand, routebestand, veiligheidsinstructies, weersverwachting en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer de fiets- en pechmaterialen op de dag vóór vertrek. Test fietspompen, bandenplaksets en reservebinnenbanden en leg een alternatief routeplan klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klimaatfietstocht organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Daarmee houd je tijd over voor routecontrole, vergunningen of meldingen, het werven van vrijwilligers en het reserveren van een fietsenstalling.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een klimaatfietstocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor de start, 1 voor de achterblijvers en 1 per drukke of onoverzichtelijke kruising. Bij een route met 3 risicopunten kom je dus al snel op 5 vrijwilligers uit.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een fietstocht?: Stuur de complete informatie uiterlijk 3 dagen voor de start. Vermeld de route, starttijd, veiligheidsafspraken, contactgegevens en de instructie voor slecht weer of een alternatieve route.
Wat doe je als het weer omslaat tijdens een klimaatfietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor vertrek. Beslis vooraf wanneer je de alternatieve route gebruikt en hoe je deelnemers informeert; laat die keuze niet pas bij de start ontstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.