Organiser une balade à vélo pour le climat

Pour organiser une balade à vélo pour le climat, commencez par verrouiller le parcours, sa distance et ses conditions de sécurité. Réglez ensuite les autorisations, le lieu de départ et les inscriptions avant de mobiliser les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à préparer la signalétique, les numéros de départ, les informations de circulation et le matériel de réparation. Prévoyez aussi un itinéraire alternatif : la météo ou un problème sur la route peut modifier le départ au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
3
Confirmer le lieu de départ
4
Gérer les autorisations et les déclarations
5
Créer le fichier d'itinéraire pour la navigation
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Réserver le parking à vélos
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Concevoir les panneaux de direction
13
Partager le programme en route
14
Ajouter les numéros de dossard à la liste des participants
2 personnes
15
Faire imprimer les panneaux d'itinéraire
16
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Préparer un itinéraire alternatif
2 personnes
19
Envoyer les informations aux participants
20
Rédiger les consignes de circulation et de sécurité
2 personnes
21
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
22
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
23
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
24
Préparer les packs participants
3 personnes
25
Trier les panneaux de direction
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Grouper les panneaux d’itinéraire par sous-parcours
2 personnes
30
Acheminer le matériel vers le lieu de départ
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
3 personnes
33
Aménager le parking à vélos
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Installer les panneaux d’information et la carte du parcours
2 personnes
36
Placer les panneaux de trajet le long du parcours
4 personnes
37
Aménager un espace de repos
3 personnes
38
Préparer le point de réparation
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
42
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

43
Briefer brièvement les bénévoles
2 personnes
44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Enregistrer les participants
3 personnes
46
Distribuer les dossards
2 personnes
47
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
48
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
49
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
50
Prendre une photo de groupe
51
Encadrer la sortie à vélo
4 personnes
52
Tenir les croisements de route
4 personnes
53
Tenir le point de repos
3 personnes
54
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Soutenir les réparations de vélos
2 personnes
57
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
58
Stationner les vélos en toute sécurité
2 personnes
59
Servir la soupe et le pain
4 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Préparer la présentation
2 personnes
62
Animer une présentation sur le climat
2 personnes
63
Servir des amuse-bouches
3 personnes
64
Vider les poubelles
2 personnes
65
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

66
Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
67
Démonter le buffet
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
70
Démonter les tentes de fête
4 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Rapporter le matériel
3 personnes
74
Nettoyer les glacières et les outils
2 personnes
75
Retourner le matériel de caution
76
Rendre les objets trouvés
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Râteliers à vélosqté 12
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 35
Numéros de départqté 80
Gilets de sécuritéqté 15
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation de pneusqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits d’outils pour véloqté 2
Sangles d'arrimageqté 10
Cônes de signalisationqté 12
Éclairage de véloqté 6

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 4
Téléphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Bol à soupeqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 60
Carafes d’eauqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Bouilloiresqté 2
Serviettesqté 12

Décoration

Cartes d'itinéraireqté 20
Panneaux d’informationqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Définissez le parcours plusieurs semaines à l’avance et indiquez sa distance, les points dangereux et les endroits où le groupe pourrait se séparer. Préparez aussi le fichier d’itinéraire pour la navigation et une version alternative.
Ne laissez pas les autorisations et déclarations pour la dernière semaine. Confirmez le lieu de départ avant d’ouvrir les inscriptions, puis envoyez aux participants les horaires, le parcours et les consignes de sécurité.
Répartissez les bénévoles par zones et par missions, avec un responsable joignable par téléphone ou talkie-walkie. Prévoyez des gilets de sécurité, des cônes et des flèches déjà triées par ordre d’installation.
Contrôlez les vélos et le matériel avant le départ, pas au moment de l’accueil. Une pompe, des kits de réparation, des chambres à air de rechange et un kit d’outils permettent de traiter rapidement les crevaisons et les petits réglages.
Préparez l’accueil la veille : étiquettes nominatives, packs participants, numéros de départ, parking à vélos et panneaux imprimés. Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis partagez immédiatement toute modification du programme ou de l’itinéraire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une balade à vélo pour le climat ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de sécuriser le parcours, d’obtenir les autorisations, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales 7 à 10 jours avant la balade : heure et lieu de départ, distance, parcours, consignes de circulation et matériel conseillé. Renvoyez un rappel 24 à 48 heures avant avec la météo et les éventuels changements.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une balade à vélo ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole référent pour l’organisation, puis 1 personne par point de signalisation ou zone sensible. Pour un groupe important, ajoutez une équipe d’accueil et une personne dédiée aux incidents techniques.
Que faut-il faire en cas de mauvais temps le jour de la balade ?: Prenez une décision au plus tard 24 heures avant si les conditions rendent le parcours dangereux. Activez l’itinéraire alternatif ou reportez la balade, et informez tous les inscrits par le même canal dès que la décision est prise.

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