Zo organiseer je een klaverjastoernooi

Begin bij de spelopzet en het aantal deelnemers, niet bij de hapjes. Leg eerst de toernooiregels, rondes, puntentelling en het wedstrijdschema vast; daarmee bepaal je hoeveel tafels, scoreformulieren en prijzen je nodig hebt. Reserveer daarna de locatie en stuur de uitnodigingen uit. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, dieetwensen en tafelindeling. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke tafelnummers en materiaal dat per tafel klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toernooiregels vastleggen
2 personen
3
Prijzen en wedstrijdschema bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst controleren
2 personen
8
Tafelnummers indelen
2 personen
9
Deelnemers bevestigen
10
Prijzen bestellen
11
Wedstrijdformulieren printen
12
Reglement printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Verse hapjes inkopen
2 personen
16
Locatie en toegang controleren
2 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Tafelnummers plaatsen
2 personen
20
Spelmateriaal klaarleggen
3 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Hapjes op schalen leggen
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Inschrijvingen controleren
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Opening en speluitleg verzorgen
2 personen
30
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Scores verzamelen en controleren
3 personen
34
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
35
Derde speelronde begeleiden
3 personen
36
Eindstanden berekenen
3 personen
37
Finale begeleiden
3 personen
38
Winnaars bekendmaken
2 personen
39
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

40
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 13
Stoelenaantal 52
Registratietafel
Prijzentafel
Kapstokaantal 2

Spelmateriaal

Klaverjaskaartspellenaantal 15
Scoreformulierenaantal 80
Pennenaantal 40
Tafelnummersaantal 12
Klembordenaantal 12
Rekenmachinesaantal 4
Wedstrijdbel
Stopwatchaantal 2
Prijzenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 13
Slingersaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het reglement uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer daarin ook de speelduur per ronde, de puntentelling en wat er gebeurt bij een gelijke stand; zo voorkom je discussies aan tafel.
Maak de deelnemerslijst een week voor het toernooi definitief en deel daarna de tafelnummers in. Bevestig deelnemers pas nadat je afmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt.
Print wedstrijdformulieren en het reglement niet op het laatste moment. Leg per tafel klaverjaskaartspellen, scoreformulieren, pennen en een klembord klaar, plus enkele rekenmachines voor de controle.
Richt de registratie minstens 30 minuten voor aanvang in. Zet het welkomstbord en de pijlborden zichtbaar neer, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken naar hun tafel of de ingang.
Koel de dranken vooraf en bereid koffie en thee voordat de eerste ronde begint. Leg verse hapjes op schalen en controleer muziek, microfoon en wedstrijdbel vóór de ontvangst; tijdens het spelen is daar weinig ruimte voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klaverjastoernooi organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, regels en uitnodigingen. Leg de deelnemerslijst, tafelindeling en bestellingen uiterlijk 7 dagen voor het toernooi vast.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een klaverjastoernooi?: Reken bij klaverjassen op 1 tafel per 4 spelers en plan daarnaast ruimte voor registratie en een prijzentafel. Bij 40 deelnemers heb je dus 10 speeltafels nodig; houd bij een afwijkend deelnemersaantal rekening met een onvolledige tafel.
Wat moet er op elke tafel liggen bij een klaverjastoernooi?: Leg per tafel een kaartspel, scoreformulieren, pennen, een klembord en het juiste tafeln nummer klaar. Controleer dit vóór de registratie, zodat je niet tijdens de eerste ronde materiaal hoeft na te brengen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minstens 2 uur voor tafels en stoelen opstellen, tafelnummers plaatsen, registratie inrichten, spelmateriaal klaarleggen en catering voorbereiden. Test muziek en microfoon en controleer de toegang voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.