Zo organiseer je een klaverjastoernooi

Een klaverjastoernooi organiseren begint niet met de kaarten, maar met het aantal deelnemers en de spelopzet. Leg eerst de regels, speelrondes, inschrijfsluiting en prijzen vast. Daarna maak je de deelnemerslijst, tafelschikking en het wedstrijdschema, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te registreren. Reken ook tijd voor scorecontrole, koffie, hapjes en een duidelijke prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toernooiregels vastleggen
2 personen
3
Prijzenschema bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst afsluiten
9
Tafelschikking maken
2 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Scoreformulieren voorbereiden
12
Prijzen bestellen
13
Prijzen controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Servies klaarzetten
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Tafels nummeren
2 personen
21
Speelkaarten klaarleggen
2 personen
22
Scoretafel inrichten
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Koffie en thee bereiden
2 personen
25
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Inschrijfgeld registreren
2 personen
28
Toernooiuitleg geven
29
Eerste speelronde begeleiden
2 personen
30
Scores van ronde één verwerken
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Tweede speelronde begeleiden
2 personen
33
Broodjes serveren
3 personen
34
Scores van ronde twee verwerken
2 personen
35
Derde speelronde begeleiden
2 personen
36
Scores van ronde drie verwerken
2 personen
37
Vierde speelronde begeleiden
2 personen
38
Eindstand controleren
2 personen
39
Winnaars bekendmaken
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Kaarten en formulieren verzamelen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Uitslagen versturen
49
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Speeltafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Tafelkledenaantal 8
Kapstok

Spelmateriaal

Speelkaartenaantal 12
Scoreformulierenaantal 100
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 8
Rekenmachinesaantal 4
Tafelnummersaantal 8
Wedstrijdklok
Bel
Prijzenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Drinkglazenaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Theelepelsaantal 45
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6
Naamkaartjesaantal 45

Apparatuur

Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor het toernooi. Met het definitieve aantal spelers kun je tafels, stoelen, tafelnummers en het wedstrijdschema maken; bij klaverjassen moet het aantal deelnemers bovendien op volledige viertallen uitkomen.
Leg vóór de uitnodigingen vast hoeveel rondes je speelt, wanneer een ronde begint en hoe je omgaat met te laat komen, afzeggingen en gelijke scores. Zet die regels op de uitnodiging én bij de registratietafel.
Maak twee aparte werkplekken: een registratietafel voor aanmelding en naamkaartjes en een scoretafel voor scoreformulieren, pennen, klemborden, rekenmachines en de wedstrijdklok. Zo blijven inschrijven en uitslagen verwerken uit elkaar.
Open de locatie minimaal 90 minuten vóór de eerste speelronde. Gebruik die tijd voor tafels en stoelen, tafelnummering, speelkaarten, de bel, koffie en thee; een ontbrekende tafel of kaartenset valt dan nog op voordat spelers binnenkomen.
Koel de dranken en zet hapjes, servies en serveerschalen klaar vóór de start. Controleer de prijzen ook vooraf en houd een bijgewerkte deelnemerslijst bij de registratie, zodat je geen prijs of dieetwens op het laatste moment hoeft uit te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb je nodig voor een klaverjastoernooi?: Je hebt één speeltafel per vier deelnemers nodig. Bij 32 deelnemers zijn dat dus 8 speeltafels; reserveer daarnaast ruimte voor een registratietafel en een aparte scoretafel.
Wanneer moet je de inschrijving voor een klaverjastoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór het toernooi. Dan heb je tijd om het aantal deelnemers te controleren, viertallen te maken, de tafelschikking in te vullen en het wedstrijdschema af te drukken.
Hoe vroeg moet je aanwezig zijn bij een klaverjastoernooi?: Open de locatie minimaal 90 minuten vóór de eerste ronde. In die tijd zet je tafels en stoelen neer, nummer je de tafels, leg je kaarten en scoreformulieren klaar en richt je de registratie in.
Wat moet je klaarleggen bij de scoretafel?: Leg per scoretafel voldoende scoreformulieren en pennen klaar en voeg klemborden en rekenmachines toe. Houd ook het wedstrijdschema en de wedstrijdklok bij de hand, zodat scores per ronde direct gecontroleerd kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.