Zo organiseer je een klaverjasavond zonder gedoe

Een klaverjasavond staat of valt met een kloppende deelnemerslijst en een duidelijke tafelindeling. Begin daarom met de locatie en uitnodigingen, en leg de inschrijfdatum ruim vóór de avond vast. Zodra het aantal spelers bekend is, maak je de tafelschikking en controleer je of je per tafel kaarten, scoreblokken, pennen en spelregels hebt. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, een korte speluitleg en hapjes en drankjes die al klaarstaan voordat de eerste ronde begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst afronden
6
Tafelschikking maken
7
Spelregels afdrukken
8
Prijzen aanschaffen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Koffievoorraad klaarzetten
12
Hapjes voorbereiden
2 personen
13
Locatiesleutel ophalen
14
Zaal ventileren
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
2 personen
17
Tafelnummers neerzetten
18
Kaarten en scorebladen klaarleggen
2 personen
19
Registratietafel inrichten
20
Buffettafel inrichten
2 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid afvinken
25
Speluitleg geven
26
Kaarttafels indelen
2 personen
27
Eerste ronde begeleiden
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes bijvullen
2 personen
30
Scorebladen controleren
31
Tweede ronde begeleiden
2 personen
32
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
33
Derde ronde begeleiden
2 personen
34
Koffie en thee bijvullen
2 personen
35
Laatste ronde begeleiden
2 personen
36
Eindstanden berekenen
2 personen
37
Prijzen uitreiken
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Zaal schoonmaken
3 personen
43
Voorraad controleren
44
Materialen opbergen
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
46
Locatie afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Bijzettafelsaantal 2
Kledingrek

Spelmateriaal

Speelkaartenaantal 8
Scoreblokkenaantal 10
Balpennenaantal 40
Klemplankenaantal 8
Tafelnummersaantal 8
Spelregelsaantal 10
Rekenmachinesaantal 2
Prijzenaantal 3

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Welkomstbord
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilmop
Emmeraantal 2
Stoffer en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en noteer dieetwensen meteen. Rond daarna de deelnemerslijst af, zodat je tafelnummers en de indeling zonder last-minute wijzigingen kunt maken.
Plan per speeltafel een complete set speelkaarten, scoreblokken, balpennen en spelregels. Leg bovendien reservekaarten en extra pennen bij de registratietafel; die worden vaker vergeten dan de hoofdsets.
Zet de zaal minstens 60 minuten voor ontvangst open. Ventileer eerst, stel daarna tafels en stoelen op en controleer met een proefopstelling of er genoeg ruimte is voor jassen, buffet en looproutes.
Koel de dranken vooraf en zet koffie en thee klaar voordat de deelnemers binnenkomen. Gebruik aparte tafels voor registratie en buffet, zodat spelers niet tussen de scorebladen en hapjes door hoeven te zoeken.
Geef bij de start maximaal 10 minuten uitleg over tafelindeling, scoreverwerking en het gebruik van de spelregels. Wijs ook aan waar de scorebladen worden ingeleverd en wanneer de prijzen worden uitgereikt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een klaverjasavond voor te bereiden?: Reken op 2 tot 3 weken voorbereiding. Reserveer de locatie en verstuur de uitnodigingen eerst; sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de avond en doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf.
Hoeveel spelers heb je nodig voor een klaverjasavond?: Klaverjassen speel je aan tafels van 4 spelers. Stem het aantal deelnemers daarom af op een veelvoud van 4; bij 24 spelers heb je bijvoorbeeld 6 speeltafels nodig.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een klaverjasavond?: Maak de tafelschikking zodra de deelnemerslijst definitief is, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Zet de tafelnummers en de indeling daarna ook op papier, zodat de ontvangst niet ophoudt bij vragen over de juiste tafel.
Wat moet je op de avond zelf als eerste doen?: Open de zaal ongeveer 60 minuten vooraf, ventileer en zet eerst de tafels en stoelen goed. Leg daarna per tafel de kaarten, scoreblokken, pennen en spelregels klaar en richt de registratietafel in voordat de eerste deelnemer arriveert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.