Zo organiseer je een klassieke schepenrace

Begin niet met de aankleding, maar met het wedstrijdconcept, de locatie en de veiligheidsafspraken. Leg daarna het parcours, de start- en finishgebieden en de deelnemersvoorwaarden vast voordat je inschrijvingen opent. Regel jury, veiligheidsboot, havenmeester en communicatiekanalen ruim vooraf. In de laatste week controleer je materiaal, weersverwachting, deelnemerslijst en catering. Zo voorkom je dat een ontbrekende vergunning, onduidelijke startinstructie of plotselinge weerswijziging de race vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Start- en finishgebied bepalen
3 personen
5
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
6
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Schippersbrief opstellen
2 personen
14
Wedstrijdreglement drukken
15
Juryleden bevestigen
16
Veiligheidsboot regelen
17
Marifoonkanalen afspreken
2 personen
18
Havenmeester informeren
19
Weersverwachting controleren
20
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen controleren
3 personen
23
Startnummers voorbereiden
2 personen
24
Prijzen klaarzetten
25
Dranken koelen
2 personen
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Wedstrijdboeien plaatsen
4 personen
28
Startlijn installeren
3 personen
29
Finishlijn installeren
3 personen
30
Inschrijftafel opstellen
2 personen
31
Cateringpunt opbouwen
3 personen
32
Publiekszone inrichten
3 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
35
Geluid en portofoons testen
2 personen
36
Schippersbriefing voorbereiden
2 personen

Event

37
Registratie bemannen
2 personen
38
Startnummers uitdelen
2 personen
39
Schepen naar start begeleiden
3 personen
40
Schippersbriefing geven
2 personen
41
Publiek naar kijkzones verwijzen
2 personen
42
Startprocedure uitvoeren
3 personen
43
Race vanaf start volgen
4 personen
44
Tussentijden registreren
2 personen
45
Veiligheidsboot positioneren
3 personen
46
Finishende schepen registreren
3 personen
47
Bezoekers informeren
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffie en thee schenken
2 personen
51
Uitslag controleren
2 personen
52
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
53
Borrel verzorgen
3 personen
54
Verlichting inschakelen
2 personen
55
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Boeien en lijnen verwijderen
4 personen
57
Veiligheidsboot afmelden
58
Catering opruimen
3 personen
59
Meubilair afbreken
4 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Terrein schoonmaken
3 personen
63
Uitslagen archiveren
64
Deelnemers bedanken
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Inschrijftafelsaantal 2
Jurytafel
Afvalbakkenaantal 8
Dranktafelsaantal 3

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Startlijn
Finishlijn
Startvlaggenaantal 3
Finishvlaggenaantal 2
Startnummersaantal 30
Nummerhoudersaantal 30
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 12
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Antislipmattenaantal 6

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Portofoonheadsetsaantal 6
Megafoon
Marifoonaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Windvaantjesaantal 12
Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Opbergboxenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vast voordat je de inschrijving publiceert. Noteer startlijn, finishlijn, boeien, keerpunten en de manier waarop deelnemers worden geïnformeerd over wijzigingen.
Vraag vergunningen en reserveer de wedstrijdlocatie zo vroeg mogelijk aan; houd minimaal 8 weken aan als praktische planningstermijn. Stem start- en finishgebied ook af met de havenmeester.
Maak voor iedere deelnemer een compleet wedstrijdpakket met startnummer, nummerhouder, schippersbrief en wedstrijdreglement. Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de race, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Plan veiligheid als eigen werkstroom: bevestig de veiligheidsboot, reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen, EHBO-koffers en marifoon uiterlijk 1 week vooraf. Spreek portofoonkanalen en een noodprocedure door met jury en bemanning.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Leg vooraf vast wanneer je het alternatieve weerplan activeert en informeer deelnemers via één afgesproken communicatiekanaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassieke schepenrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen en veiligheidsafspraken. Open de inschrijving pas wanneer parcours en deelnemersvoorwaarden definitief zijn.
Hoeveel veiligheidsboten heb je nodig bij een klassieke schepenrace?: Dat hangt af van parcours, vaargebied en lokale voorschriften; leg het aantal vast met de havenmeester en bevoegde veiligheidsorganisatie. Regel de veiligheidsboot uiterlijk 1 week voor de race en plan een vervangend contact voor uitval.
Wanneer moet je de deelnemerslijst en startnummers definitief maken?: Werk de deelnemerslijst dagelijks bij en sluit die 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Wijs daarna de startnummers toe en leg ze samen met de nummerhouders klaar voor de inschrijving.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een klassieke schepenrace?: Controleer de verwachting 48 uur en 6 uur voor de start en gebruik een vooraf vastgesteld alternatief weerplan. Communiceer een afgelasting, uitstel of aangepast parcours uiterlijk 2 uur voor de geplande start, tenzij de veiligheid direct ingrijpen vereist.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.