Organiser une course classique de voiliers, étape par étape

Commencez par définir le format de la compétition, puis fixez le parcours, les zones de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, le bateau de sécurité et les canaux radio doivent être confirmés assez tôt, car ils conditionnent toute l’organisation sur l’eau. À l’approche de la course, vérifiez la météo, le matériel et la liste des participants dans cet ordre. Le jour J, prévoyez un brief précis pour les skippers et une solution de repli si les conditions changent.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Demander les autorisations
4
Définir la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
5
Délimiter le parcours de compétition
3 personnes
6
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Mettre à jour la liste des participants
12
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
13
Rédiger le brief des skippers
2 personnes
14
Imprimer le règlement de la compétition
15
Confirmer les jurés
16
Prévoir un bateau de sécurité
17
Définir les canaux radio
2 personnes
18
Informer le capitaine du port
19
Vérifier les prévisions météo
20
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier le matériel
3 personnes
23
Préparer les dossards
2 personnes
24
Préparer les prix
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Inspecter le site
3 personnes
27
Installer les bouées de compétition
4 personnes
28
Installer la ligne de départ
3 personnes
29
Installer la ligne d’arrivée
3 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Monter le point de restauration
3 personnes
32
Aménager la zone du public
3 personnes
33
Installer la table du jury
2 personnes
34
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
35
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes
36
Préparer le briefing des skippers
2 personnes

Événement

37
Tenir l’accueil
2 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Guider les bateaux jusqu’au départ
3 personnes
40
Faire le briefing des skippers
2 personnes
41
Orienter le public vers les zones d’observation
2 personnes
42
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
43
Suivre la course dès le départ
4 personnes
44
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
45
Positionner le bateau de sécurité
3 personnes
46
Enregistrer les bateaux à l’arrivée
3 personnes
47
Informer les visiteurs
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Vérifier les résultats
2 personnes
52
Animer la remise des prix
3 personnes
53
Assurer le service des boissons
3 personnes
54
Allumer l’éclairage
2 personnes
55
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

56
Retirer les amarres et les lignes
4 personnes
57
Désinscrire le bateau de sécurité
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Démonter le mobilier
4 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Nettoyer le site
3 personnes
63
Archiver les résultats
64
Remercier les participants
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables d’inscriptionqté 2
Table du jury
Poubellesqté 8
Tables pour boissonsqté 3

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 2
Numéros de départqté 30
Porte-numérosqté 30
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Gilets de sauvetageqté 12
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Tapis antidérapantsqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Casques pour talkie-walkiesqté 6
Mégaphone
VHFqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tabletteqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Fanionsqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux en ardoiseqté 3
Nappesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et demandez les autorisations avant de publier le formulaire d’inscription : comptez idéalement 6 à 8 semaines pour obtenir les validations nécessaires et informer le capitaine du port.
Définissez le parcours avec les bouées, la ligne de départ et la ligne d’arrivée avant d’attribuer les numéros de départ. Indiquez aussi les zones interdites et le sens de circulation dans le règlement.
Préparez le brief des skippers au moins 48 heures avant la course. Il doit reprendre les horaires, les canaux radio, les signaux de départ, le parcours et la procédure en cas de changement météo.
Ne limitez pas la sécurité au matériel embarqué : confirmez un bateau de sécurité, les gilets de sauvetage, les bouées de sauvetage et les lignes de lancer avant le montage du parcours.
Gardez une version papier du règlement, de la liste des participants et des résultats. Testez les talkies-walkies, la VHF, les chronomètres et l’imprimante avant l’arrivée des concurrents.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de voiliers ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, demander les autorisations, ouvrir les inscriptions et confirmer la sécurité. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications météo, le matériel et la liste définitive des participants.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course de voiliers ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant la compétition. Ce délai permet d’attribuer les numéros de départ, de préparer les dossards, de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer les documents.
Que prévoir si la météo empêche la course de voiliers ?: Définissez un plan météo de secours au moins 48 heures avant le départ. Précisez à l’avance les seuils d’annulation, le report éventuel et le moyen utilisé pour prévenir les skippers.
Combien de bateaux de sécurité faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un bateau de sécurité dédié pour une course, avec un équipage identifié et joignable par radio. Pour un parcours étendu ou plusieurs zones éloignées, faites valider le dispositif par l’autorité maritime compétente.

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