Zo organiseer je een klassenfeest zonder last-minute stress

Begin een klassenfeest niet met versiering, maar met de datum, locatie en afspraken met de school. Leg daarna het budget vast en verstuur uitnodigingen, zodat je op tijd weet hoeveel kinderen komen en welke dieetwensen of allergieën spelen. Pas met dat definitieve aantal maak je het programma, de boodschappen en de indeling van vrijwilligers en toezicht. De laatste week draait vooral om controleren: spelmaterialen, muziek, verlichting, servies en contactgegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Feestthema kiezen
3 personen
3
Budget vastleggen
2 personen
4
Ruimtes en buitenplek reserveren
5
Muziekregels met school afstemmen
2 personen
6
Uitnodigingen maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Oudercontacten registreren
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Allergieën controleren
2 personen
12
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
13
Activiteitenprogramma maken
3 personen
14
Spelmaterialen controleren
2 personen
15
Muziek afspeellijst samenstellen
2 personen
16
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
17
Quizvragen voorbereiden
2 personen
18
Prijzen voor spellen regelen
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Toezichtrooster maken
2 personen
21
Contactlijst uitdelen
22
Leveranciers en winkels kiezen
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Verlichting testen
2 personen
25
Muziekapparatuur testen
2 personen
26
Koelruimte controleren
27
Laatste aanwezigheden bevestigen
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Allergene hapjes apart verpakken
2 personen
32
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
33
Spelkaarten en quiz klaarleggen
2 personen
34
Ruimtes controleren
2 personen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen klaarzetten
3 personen
37
Buffet en drankpunten inrichten
3 personen
38
Versiering ophangen
4 personen
39
Verlichting ophangen
2 personen
40
Muziek aansluiten
2 personen
41
Spelhoeken inrichten
3 personen
42
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
43
Hapjes op schalen leggen
3 personen
44
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
45
Toiletten controleren

Event

46
Deuren en ontvangst openen
2 personen
47
Gasten aanmelden
2 personen
48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
49
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
50
Uitleg over programma geven
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Muziek verzorgen
2 personen
54
Spelronde begeleiden
3 personen
55
Quiz begeleiden
2 personen
56
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
57
Avondeten uitserveren
4 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Servies naar afwaspunt brengen
2 personen
60
Dansvloer vrijmaken
2 personen
61
Dansactiviteit begeleiden
2 personen
62
Prijswinnaars bekendmaken
63
Taart en fruit serveren
3 personen
64
Laatste spelronde begeleiden
3 personen
65
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
66
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
67
Muziek uitschakelen

Nazorg

68
Eten en drinken veilig opbergen
2 personen
69
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Buffet schoonmaken
2 personen
73
Vloeren schoonmaken
3 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Versiering verwijderen
3 personen
76
Muziekapparatuur inpakken
2 personen
77
Spelmaterialen sorteren
2 personen
78
Ruimtes afsluiten
2 personen
79
Overgebleven eten verdelen
2 personen
80
Geleende spullen retourneren
2 personen
81
Verloren voorwerpen terugbrengen
82
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 10
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Taartmesaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3
Versieringslintaantal 6
Fotowand
Fotopropsaantal 25

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Keukenwekkeraantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Pannenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Schortenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Etiketten voor allergenenaantal 60

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lampenaantal 8
Nachtlampenaantal 4

Sportmateriaal

zachte ballenaantal 8
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Blinddoekenaantal 8
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Quizzoemersaantal 4
Prijzenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de randvoorwaarden: bevestig datum en locatie, reserveer de binnen- en buitenruimte en stem muziekregels met de school af. Zet deze afspraken uiterlijk 4 weken vooraf vast, omdat een wijziging daarna direct gevolgen heeft voor uitnodigingen en toezicht.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en eindtijd vaststaan en geef minimaal 2 weken inschrijftijd. Vraag meteen om oudercontacten, dieetwensen en allergieën; losse mondelinge antwoorden raken bij een grote klas snel kwijt.
Maak het programma op basis van blokken van 20 tot 30 minuten. Combineer een quiz, wedstrijd of andere activiteit met vrije tijd en controleer per onderdeel vooraf de spelmaterialen en eventuele prijzen.
Gebruik het definitieve gastenaantal voor de boodschappen en de zaalindeling. Zet buffettafels, tafels, stoelen, kapstokken en servies vooraf op papier, zodat je niet op de dag zelf ontdekt dat een plek voor jassen of drinken ontbreekt.
Maak voor vrijwilligers een rooster met tijdvakken van 30 tot 60 minuten en deel een contactlijst uit. Test Bluetoothspeakers en verlichting uiterlijk één dag vooraf; muziek die alleen op één telefoon werkt of een lege batterij zorgt anders voor vertraging bij de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klassenfeest organiseren?: Begin 4 tot 6 weken van tevoren met datum, locatie, budget en schoolafspraken. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest, zodat je inkopen en toezicht kunt afronden.
Hoeveel toezicht heb je nodig bij een klassenfeest?: Maak minimaal één toezichthouder per 10 tot 15 kinderen beschikbaar, afhankelijk van de afspraken met de school en de ruimte. Plan daarnaast steeds één persoon voor ontvangst en één aanspreekpunt voor muziek, activiteiten of onverwachte situaties.
Wanneer moet je dieetwensen en allergieën verzamelen?: Vraag dit tegelijk met de aanmelding en controleer de gegevens uiterlijk 7 dagen voor het feest. Bewaar de lijst bij de boodschappen en geef de informatie ook aan degene die het buffet klaarzet.
Wanneer test je de muziek en verlichting voor een klassenfeest?: Test beide uiterlijk één dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer stroom, kabels, batterijen en het geluidsniveau en zorg voor een alternatief als de muziek via één apparaat moet worden afgespeeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.