Organiser une fête de classe, étape par étape

Une fête de classe se prépare d’abord avec une date, un lieu et un budget validés avec l’école. Ensuite, les inscriptions permettent de connaître le nombre d’enfants, les contacts des parents et les allergies à prendre en compte. Prévoyez le programme, les jeux et la musique avant de répartir les bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent la surveillance, le matériel testé trop tard et les règles liées au son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Choisir le thème de la fête
3 personnes
3
Fixer le budget
2 personnes
4
Réserver les espaces intérieurs et extérieurs
5
Coordonner les règles musicales avec l'école
2 personnes
6
Créer les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Enregistrer les contacts parents
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Vérifier les allergies
2 personnes
12
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
13
Créer le programme d'activités
3 personnes
14
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
15
Composer la playlist musicale
2 personnes
16
Élaborer le règlement de la compétition
2 personnes
17
Préparer les questions du quiz
2 personnes
18
Prévoir des prix pour les jeux
2 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Établir le planning de surveillance
2 personnes
21
Distribuer la liste de contacts
22
Choisir les fournisseurs et les magasins
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Tester l’éclairage
2 personnes
25
Tester le matériel de musique
2 personnes
26
Vérifier l’espace de réfrigération
27
Confirmer les dernières présences
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Emballer séparément les bouchées allergènes
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Préparer les cartes du jeu et le quiz
2 personnes
34
Vérifier les espaces
2 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Installer le buffet et les points de boissons
3 personnes
38
Suspendre la décoration
4 personnes
39
Installer l'éclairage
2 personnes
40
Brancher la musique
2 personnes
41
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
42
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
43
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
44
Installer la table d’inscription
2 personnes
45
Vérifier les toilettes

Événement

46
Ouvrir les portes et l’accueil
2 personnes
47
Enregistrer les invités
2 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
50
Donner des explications sur le programme
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Fournir la musique
2 personnes
54
Animer le tour de jeu
3 personnes
55
Animer le quiz
2 personnes
56
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
57
Servir le dîner
4 personnes
58
Servir les repas diététiques
2 personnes
59
Apporter la vaisselle au point de lavage
2 personnes
60
Dégager la piste de danse
2 personnes
61
Animer l’activité danse
2 personnes
62
Annoncer les gagnants
63
Servir le gâteau et les fruits
3 personnes
64
Animer le dernier tour de jeu
3 personnes
65
Accompagner les départs
3 personnes
66
Rassembler les objets perdus
2 personnes
67
Couper la musique

Suivi

68
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
69
Collecter et trier les déchets
4 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le buffet
2 personnes
73
Nettoyer les sols
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Retirer la décoration
3 personnes
76
Emballer le matériel de musique
2 personnes
77
Trier le matériel de jeu
2 personnes
78
Fermer les espaces
2 personnes
79
Distribuer les restes
2 personnes
80
Rendre les articles empruntés
2 personnes
81
Rendre les objets trouvés
82
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 10
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 10
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 6
Carafesqté 8
Thermosqté 4
Couteau à gâteauqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Arche de ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 60
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3
Ruban décoratifqté 6
Mur photo
Accessoires photoqté 25

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Minuteur de cuisineqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Casserolesqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Tabliersqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Étiquettes pour allergènesqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de nuitqté 4

Matériel de sport

balles souplesqté 8
Cerceauxqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Masquesqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4
Buzzer de quizqté 4
Prixqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre final d’invités au moins 7 jours avant la fête. Utilisez ce chiffre pour ajuster les quantités, les places assises, les gobelets et les équipes de surveillance.
Demandez les allergies et besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifiez-les une seconde fois 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez ces informations accessibles uniquement aux adultes concernés.
Répartissez les bénévoles par créneaux précis, par exemple 30 à 60 minutes, plutôt que de compter sur une présence générale. Prévoyez toujours une personne de remplacement pour les pauses et les imprévus.
Testez les haut-parleurs, l’éclairage et les branchements au moins la veille. Vérifiez aussi les règles musicales avec l’école avant de préparer la playlist, car le volume ou les horaires peuvent être limités.
Préparez les activités avec leurs règles, leurs questions et leurs petits prix avant le jour J. Installez les espaces intérieurs et extérieurs dans l’ordre du programme afin d’éviter de déplacer les tables pendant la fête.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une fête de classe ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de recueillir les allergies et de répartir les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une fête de classe ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre d’invités et les besoins alimentaires à temps.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête de classe ?: Prévoyez au minimum 1 adulte responsable par zone d’activité et ajoutez 1 personne pour l’accueil ou les urgences. Pour une fête de 30 enfants répartis sur 3 espaces, comptez généralement 4 à 5 adultes présents par créneau.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête de classe ?: Contrôlez le matériel de jeu, la musique, l’éclairage, les tables, les chaises et les espaces réservés. Préparez aussi les contacts des parents, le planning de surveillance et les éléments de décoration au plus tard la veille.

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