Zo organiseer je een kinderkankerwandeling

Begin met de route, de afstand en de start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, verkeersbegeleiding, EHBO en een realistische vrijwilligersindeling. Open vroeg het online aanmeldformulier, zodat je weet hoeveel deelnemers, kinderen en dieetwensen je kunt verwachten. Leg ook de donatieprocedure en betaalwijze vast voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week controleer je betalingen, materialen, routeborden en de deelnemersbrief; juist die praktische details worden bij een wandeling vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Wandelroute controleren
2 personen
3
Routevergunning aanvragen
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Parkeerplaatsen afstemmen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aanmeldformulier openen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Donatieprocedure vastleggen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Toestemmingen voor kinderen verzamelen
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Verkeersbegeleiders inplannen
16
EHBO-bezetting vastleggen
17
Programma en tijden vastleggen
2 personen
18
Routekaart en deelnemersbrief maken
2 personen
19
Deelnemersbrief versturen
20
Routeborden laten maken
21
Herinneringsmail versturen
22
Aanmeldingen en betalingen controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen ophalen
2 personen
25
Route vooraf bewegwijzeren
3 personen
26
Materialen sorteren
2 personen
27
Deelnemerspakketten samenstellen
4 personen

Event

28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Partytenten opzetten
4 personen
32
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
33
Cateringpunt inrichten
3 personen
34
EHBO-punt inrichten
2 personen
35
Geluidsset plaatsen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Routeborden controleren
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Startnummers klaarleggen
2 personen
40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Deelnemerspakketten uitdelen
3 personen
42
Donaties registreren
2 personen
43
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
44
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
45
Deelnemers verwelkomen
3 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Wandeling starten
2 personen
48
Kopgroep begeleiden
2 personen
49
Achtergroep begeleiden
2 personen
50
Routepost bemannen
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Water uitdelen
3 personen
53
EHBO verlenen
2 personen
54
Finishers registreren
3 personen
55
Medaille of aandenken uitdelen
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Kinderen begeleiden bij activiteiten
4 personen
58
Muziek en aankondigingen verzorgen
59
Dankwoord uitspreken
60
Restanten verpakken
2 personen
61
Terrein opruimen
6 personen
62
Routeborden verwijderen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen

Nazorg

65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
68
Donaties overmaken
69
Deelnemers bedanken
2 personen
70
Foto's en berichten delen
2 personen
71
Verloren voorwerpen afhandelen
72
Administratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Inschrijftafelsaantal 3
Klapbankenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Walkietalkiesaantal 8
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Laptopsaantal 2
Betaalterminalsaantal 2

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Routebordenaantal 30
Pijlstickersaantal 50
Startboog
Waterstandaardaantal 3
Parcourskaartenaantal 100
Stappentellersaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Fotowand
Medaillelintenaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Sponzenaantal 10
Droogdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en controleer haar vooraf te voet. Plan voldoende tijd voor routeborden, pijlstickers, pionnen en afzetlint; zonder duidelijke markering kunnen wandelaars al bij de eerste kruising verkeerd lopen.
Vraag routevergunningen en stem parkeerplaatsen vroeg af. Reserveer start- en finishlocatie pas definitief nadat je weet waar inschrijftafels, EHBO, water en eventuele partytenten veilig kunnen staan.
Maak een vrijwilligersindeling per taak en tijdsblok. Zet verkeersbegeleiders, EHBO, inschrijving, routecontrole en finishbegeleiding apart op papier en geef de mensen voor onderweg walkietalkies of een ander afgesproken communicatiemiddel.
Verzamel bij de aanmelding meteen toestemmingen voor kinderen en dieetwensen. Stuur de deelnemersbrief niet pas op de avond ervoor, maar enkele dagen vooraf met starttijd, parkeerinformatie, routekaart en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Doe de laatste controle uiterlijk één dag voor de wandeling. Test de draagbare speaker, draadloze microfoon, betaalterminals en verlengkabels, laad powerbanks op en controleer of alle materialen en boodschappen daadwerkelijk zijn opgehaald.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderkankerwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de routevergunning aanvragen, de locatie reserveren, vrijwilligers werven en sponsoren benaderen. Plan de deelnemersbrief en routecontrole in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kinderkankerwandeling?: Maak minimaal aparte bezetting voor inschrijving, EHBO, routecontrole, verkeersbegeleiding en de finish. Reken voor elke vaste post één vrijwilliger en plan daarnaast 2 tot 4 mensen als reserve, afhankelijk van het aantal deelnemers en kruisingen.
Wanneer open je de inschrijving voor een kinderkankerwandeling?: Open het online aanmeldformulier ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving enkele dagen voor het evenement als je aantallen, dieetwensen, toestemmingen en benodigdheden definitief moet doorgeven.
Wat moet je een week voor de kinderkankerwandeling controleren?: Controleer dan de aanmeldingen en betalingen, de vrijwilligersindeling, EHBO-bezetting en verkeersbegeleiders. Laat routeborden en deelnemersbrieven klaarstaan en controleer uiterlijk 1 dag vooraf de materialen, boodschappen, route en weersafhankelijke voorzieningen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.